🎁 Actiepunt be-/afhandelen starten met één knop

  • 4 oktober 2018
  • 11 reacties
  • 398 Bekeken

Reputatie 3
Badge +1
Wanneer je als actienemer een actiepunt (bijv. vanuit een VIM) toegewezen krijgt en je opent dit, dan krijg je de keuze uit twee knoppen:


Wat wij in de praktijk zien gebeuren, is dat actienemers de linker knop kiezen, hun 'ding' doen en vervolgens menen dat ze klaar zijn. In werkelijkheid blijft het actiepunt daarmee openstaan met alle consequenties van dien. Niet voor iedere coördinator is meteen duidelijk dat de actienemer wel degelijk iets heeft gedaan.

Ondanks een geschreven instructie, die actienemers het verschil tussen beide knoppen duidelijk maakt, gaat het nog (te) vaak mis. Het liefst heb je zo'n geschreven instructie helemaal niet nodig.

Daarom zou ik willen pleiten voor één knop om het actiepunt te openen/in behandeling te nemen. Ik vergelijk het met het doen van een melding.
Dat begint met het klikken op een (1) knop waarachter het bewuste meldformulier zit. In het formulier kun je vervolgens beslissen om de melding op te slaan (om op een later tijdstip bij te werken en af te ronden) of om meteen alles in te vullen en te voltooien. Volgens mij is hier de kans op verwarring verwaarloosbaar. Als je als actienemer immers nog niet klaar bent, wordt weggeroepen of wat dan ook, dan kies je niet voor voltooien, maar voor opslaan.
Andersom, als je klaar bent, kies je ook de juiste optie, namelijk voltooien.

Dus, voorgestelde werkwijze verkleint m.i. de kans dat actiepunten open blijven staan. Bovendien sluit je aan bij hoe andere formulieren worden ingevuld. Consistentie dus.

Ik ben erg benieuwd of anderen het probleem herkennen en of de voorgestelde oplossing op steun kan rekenen.

11 reacties

@Michel Pot mee eens met de voorgestelde werkwijze! Gaat bij ons ook vaak mis waardoor Actiepunten (onnodig) open blijven staan.
Reputatie 3
Badge +1
Ik wil dit heel graag aangepast zien, omdat het gewoon geen intuïtieve werkwijze is en voor heel veel frustratie zorgt.
Dus roep ik iedereen op om mij voorstel te steunen!
Zegt het voort!
Reputatie 6
Badge +1
Bij ons gaat het ook regelmatig mis. Ondanks dat ik de logica snap hoe infoland de software heeft gebouwd. Het is eigenlijk heel fijn dat je kan zien of een punt in behandeling is of is afgesloten. Maar de praktijk wijst uit dat mensen vaak vergeten het punt ook echt daadwerkelijk af te handelen. Ondanks instructie en extra uitleg in de e-mail / taak bij het actiepunt.

Mogelijk is jouw suggestie een beter werkwijze. Eigenlijk zou je dit in een pilot willen testen om te zien of het dan echt het bedoelde resultaat geeft of dat na het opslaan je tegen hetzelfde probleem aanloopt en mensen niet definitief verzenden.

De vraag is ook wat je wilt bij het opslaan. Zie ik als coördinator gegevens wel of niet? In de huidige werkwijze kan iemand aangeven dat hij met een punt bezig is en eventueel zelfs zijn uitgezette acties benoemen. Het zou jammer zijn als je in de nieuwe werkwijze als coördinator niet kan zien dat iemand met een actiepunt bezig is. Dat is met de meldformulier nu natuurlijk wel zo, je kan ze pas zien als iemand iets daadwerkelijk verzonden heeft.
Reputatie 3
Badge +1
Een pilot lijkt me een hele goede optie. Kan Infoland dat faciliteren?
Ik ben met je eens dat het voor de coördinator fijn is als deze kan zien of een actiepunt in behandeling is. Of je dan ook al de inhoud moet willen (kunnen) zien, vraag ik me af.
Ik kan me voorstellen dat, vergelijkbaar met het meldformulier, je als actienemer een notificatie krijgt om je opgeslagen actiepunt af te ronden.
Reputatie 6
Hoi allemaal, ik denk dat een pilot niet nodig is. Het probleem is volgens mij duidelijk: wanneer je een actiepunt gaat behandelen hebben diverse gebruikers het idee dat ze klaar zijn. En dat ze eigenlijk op afhandelen hadden moeten klikken. Dat verschil is voor actienemers onduidelijk, en dat kan ik me voorstellen. Dat gaan we oplossen, en ik denk dat de suggestie van @Michel Pot om er maar één knop van te maken de juiste is.

We kunnen er met duidelijke knoppen voor zorgen dat de eindgebruiker weet wat hij gaat doen; opslaan om later verder te gaan of afsluiten.
Reputatie 3
Badge +1
Dat is heel goed nieuws waar, in ieder geval bij ons in de organisatie, aardig wat mensen blij van worden!
Reputatie 3
Badge +1
Helemaal eens, is zo verwarrend dit!
Hier ook mee eens dat zou idd er helpen.
Reputatie 4
@ghisco, we hebben hier in iProva 5.10 al verbeteringen voor doorgevoerd. Voor meer info over wat we precies hebben aangepast verwijs ik je door naar het topic Waar zijn we mee bezig - Week 50. Het is het laatste onderwerp wat daarin behandeld wordt.

De uiteindelijke oplossing ziet er iets anders uit, namelijk als volgt:



Wanneer een actiepunt op een mobiele telefoon wordt afgehandeld zal de 'Ik ben klaar' knop duidelijk in beeld zijn.
Wij zijn ook heel blij met deze optie, maar hierbij had in nog een andere vraag, nl:
Als ik een actie toewijs aan een andere persoon en deze heeft de actie afgehandeld, zou ik hiervan graag op de hoogte worden gebracht zonder dat ik alle meldingen moet openen om te zien of mijn uitgezette acties afgehandeld zijn of niet.
Is daar een mogelijkheid toe? We hebben met verschillende mensen binnen de organisatie bekeken of er een automatische mail kan verstuurd worden bij de statusovergang van een actiepunt naar 'afgehandeld' naar de persoon die de actie heeft toegewezen.
Reputatie 4
Badge
Beste Joris,

kun je in je overzicht niet gewoon volgende kolom toevoegen : 'Aantal open actiepunten(totaal)'.

Uiteindelijk wil je weten waar nog wat dient te gebeuren en niet wat er al gebeurd is toch?

Reageer