Vraag

Bijlagen van een melding kunnen toevoegen wanneer je een email verstuurt vanuit die melding

  • 13 december 2018
  • 13 reacties
  • 334 Bekeken

Reputatie 4
Badge +3
Binnen het Albert Schweitzer ziekenhuis gebruiken wij een meldtype voor het registreren van klachten.
De klachtenbemiddelaars maken veelvuldig gebruik van de handige functionaliteit om via het tabblad "Extra info" email te verzenden. Daarnaast wordt extra informatie, in de vorm van bijlagen, opgeslagen meldingen.

Bij het versturen van een email (via het tabblad Extra info) kan een bijlage worden toegevoegd. Hierbij kan helaas geen keuze worden gemaakt voor bijlagen die in de melding is opgeslagen.
Het is uiteraard wel mogelijk om de bijlage te bekijken, te downloaden en op deze wijze in te voegen in het te verzenden mailtje. Dit is toch een beetje omslachtig en voelt als een onnodige "omweg".

Veel makkelijker zou het zijn als er bij het versturen van een email vanuit een melding direct een keuze kan worden gemaakt uit de bijlagen die in de melding zijn opgeslagen.

Zijn er meer organisaties die tegen deze beperking aanlopen? En is er misschien een oplossing die ik over het hoofd zie?

13 reacties

Reputatie 7
Hoi @Arjo Kuiper ,

Bedankt voor je topic. We hebben dit ook besproken in het community overleg en je case is helder.
We zijn benieuwd of anderen hier ook tegen aan lopen.
Je ziet overigens niks over het hoofd 🙂
Reputatie 4
Badge +3
Bedankt voor je reactie @Hiewwaiy.
Prettig om te weten dat mijn blik scherp genoeg is 😉
Reputatie 6
Badge +6
@Arjo Kuiper Dit lijkt mij ook wenselijk. Het idee van bijlages in het systeem is ook dat je dossier in iTask compleet hebt en geen onderdelen elders op hoeft te slaan. Ook vanwege veiligheid van bijvoorbeeld patiëntengegevens wil je niet dat mensen dingen alsnog op eigen bureaublad gaan opslaan etc. En dan is er nog iets met efficiëntie 😉 Dus ik steun jouw wens.
Badge
@Hiewwaiy @Arjo Kuiper
Binnen het ETZ en idd vooral bij de klachtenbemiddelaars lopen wij hier ook tegenaan. Dit is een item wat de Klachtenonderzoekscommissie tegenhoud om ook te gaan werken in iTask.
We hebben WORD sjablonen waarin we ook veel brieven verwerken met Logo deze wordt opgeslagen als bijlage en kun je deze idd niet direct in een email mee versturen.

Nu wordt de WORD bijlage opgesteld en verzonden via email en daarna wordt de email toegevoegd in de melding via de addin Outlook. Een extra handeling.

Wij zouden ook graag willen zien dat je bij het versturen van een email vanuit extra info een bijlage die hierin staat ook meteen kan worden toegevoegd.
@Silvia van Gils geeft ook een hele goede aanvulling ivm veiligheid patientgegevens.
Reputatie 5
Hoi allemaal,

Vraagje voordat we kijken of we dit mee kunnen nemen in onze doorontwikkeling; Zou het voldoende zijn om enkel op het moment zelf een mail te kunnen sturen en daarbij dus een bijlage te kiezen. Je hebt dan niet de mogelijkheid om dit (bijvoorbeeld) op een statusovergang automatisch te laten verlopen. Dit heeft namelijk nogal impact op de (technische) moeilijkheid van het realiseren van deze functionaliteit.

Ik hoor graag van jullie!
Badge
@Gijs Prins
Voor onze organisatie is het (nog) niet van belang om dit te gebruiken voor een (automatische) status overgang.
Wat voor ons handig is een bijlage (evt word sjabloon) die is opgeslagen in extra info meteen toe te voegen als mail vanuit extra info.

Mocht je meer info willen hebben mail me gerust.
Reputatie 6
Badge +6
@Gijs Prins Nadeel is dat de functionaliteit van het versturen van een e-mail via 'extra info' in plaats van versturen op een statusovergang. Bij 'extra info' wordt er een e-mail verstuurd met als afzender mijn eigen emailadres en niet, zoals bij alle automatische berichten vanuit het systeem, het gekoppelde adres in het systeem.
Gevolg in de praktijk is dat er vervolgens reacties op berichten naar deze persoonlijke mailboxen wordt verzonden. Dit is niet handig omdat de informatie dan buiten het systeem staat en alleen de enkele individu de informatie kan lezen. Dit is een van de redenen waarom wij, voor alle meldtypes in huis, in plaats van versturen van een e-mail adviseren te kiezen voor het uitzetten van actiepunten.
In het voorbeeld zoals hierboven beschreven wil je echter gewoon echt een e-mail hebben en geen actiepunt.

Dus ja, het zou voor onze organisatie een optie zijn, mits het versturen van de e-mail anders wordt ingericht.

Ook voor ons zou het zeer wenselijk zijn als je bij het sturen van een emailbericht een bijlage kan toevoegen. Zowel voor de gebruiksvriendelijkheid van het systeem, maar ook voor de vertrouwelijkheid van gegevens zoals Silvia van Gils aangeeft.

Overigens is het toevoegen van een bijlage bij het versturen van een actiepunt ook een wens die voor ons erg zou helpen. @Infoland; is dit een bekende wens?

Overigens is het toevoegen van een bijlage bij het versturen van een actiepunt ook een wens die voor ons erg zou helpen. @Infoland; is dit een bekende wens?

Deze wens is nog niet bekend, je zou deze in een nieuw topic kunnen plaatsen.

Wat wel al kan, is een verwijzing opnemen in een actiepunt. Dit kan een verwijzing zijn naar bijvoorbeeld een document uit ‘Documenten’ of naar een netwerklocatie.

Reputatie 4
Badge +3

Hoi allemaal,

Vraagje voordat we kijken of we dit mee kunnen nemen in onze doorontwikkeling; Zou het voldoende zijn om enkel op het moment zelf een mail te kunnen sturen en daarbij dus een bijlage te kiezen. Je hebt dan niet de mogelijkheid om dit (bijvoorbeeld) op een statusovergang automatisch te laten verlopen. Dit heeft namelijk nogal impact op de (technische) moeilijkheid van het realiseren van deze functionaliteit.

Ik hoor graag van jullie!

Sorry voor de late reactie @Gijs Prins maar voor ons is het zeker voldoende om op het moment zelf een mail te sturen. Automatisch e-mail met bij een bijlage bij een statusovergang zou overigens ook handig zijn, maar dit is nog niet door onze gebruikers gevraagd.

Reputatie 1

Het toevoegen van een mail of document vanuit iProva zou echt een meerwaarde zijn, nu moet het op een omslachtige manier gebeuren.  Lijkt me heel handig.

Reputatie 1
Badge +1

Ook bij ons bestaat bovengenoemde wens. Daarnaast zouden wij graag het meldformulier (in pdf-versie) vanuit een melding via Extra Info willen toesturen aan betrokken buiten onze organisatie (TIM-meldingen). In plaats van eerst opslaan op de schijf en daarna als bijlage toevoegen aan het mailbericht.

Reputatie 6

Ik vind het wel interessant, en ga er over nadenken. Wel moeten we goed nadenken over welke informatie je allemaal mee kan en mag sturen vanwege AVG. Privacy by design staat bij ons hoog in het vaandel, en het ‘data uit systeem versturen naar een extern systeem’ stukje is daarin best spannend.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring