Vraag

Deadline voor leesbevestiging

  • 7 december 2018
  • 12 reacties
  • 249 Bekeken

Reputatie 1
Voor bepaalde documenten in IDocument zou een deadline moeten kunnen worden ingesteld binnen de hoeveel dagen een document moet gelezen worden door een medewerker.
Indien deze deadline nadert of niet gehaald wordt, moeten dan opnieuw taken/mails worden gestuurd, identiek aan de beoordelingsrondes.
Momenteel is dit niet mogelijk maar is hieromtrent reeds vraag naar binnen andere organisaties?

12 reacties

Reputatie 2
Badge +1
Beste @els.van.den.bussche ,

Wij zijn benieuwd of andere organisaties ook deze vraag hebben.
Reputatie 3
Als ik het goed begrijp gaat het dus om de mogelijkheid om na X dagen automatisch een herinnering te versturen?
Reputatie 1
Niet alleen dat.
Zoals je bij een beoordelingsronde deadlines (met de eventueel bijhorende mails) dit ook voorzien voor de leesbevestiging.
Voor sommige documenten vb 1 maand instellen zodat dit document door iedereen moet worden gelezen binnen de maand.
Reputatie 4
Badge
Dit zou voor AZ West ook een zeer nuttige tool zijn. Wij hebben nogal wat documenten waarbij we leesbevestiging vragen aan bepaalde medewerkers. Het plaatsen van een deadline zou hierbij een grote meerwaarde zijn!
Reputatie 3
De wens voor deadlines en herinneringen is begrijpelijk, maar zal in mijn ogen een vals gevoel van 'in controle zijn' geven.

  1. Bij elk volgend document waarop leesbevestiging is ingesteld wordt je weer geleid naar de lijst van documenten waarvoor leesbevesting is vereist, dus ook eventuele documenten die je 'vergeten' bent te lezen.
  2. Is het geen illusie te denken dat met deadlines en herinneringen een medewerker die het te druk heeft om een document te lezen dit nu plotseling wel doet? Is het niet veel waarschijnlijker dat zo'n medewerker gewoon het document afvinkt, zonder het te lezen, om van 'het gezeur' af te zijn?
  3. Hebben medewerkers niet soms goede redenen om een document waarvoor leesbevestiging staat ingesteld nog niet te lezen, bijvoorbeeld omdat ze er nu niet voldoende aandacht aan kunnen besteden? Er tijdsdruk op zetten zal dan alleen slordigheid in de hand werken.
Reputatie 4
Badge
De wens voor deadlines en herinneringen is begrijpelijk, maar zal in mijn ogen een vals gevoel van 'in controle zijn' geven.

  1. Bij elk volgend document waarop leesbevestiging is ingesteld wordt je weer geleid naar de lijst van documenten waarvoor leesbevesting is vereist, dus ook eventuele documenten die je 'vergeten' bent te lezen.
  2. Is het geen illusie te denken dat met deadlines en herinneringen een medewerker die het te druk heeft om een document te lezen dit nu plotseling wel doet? Is het niet veel waarschijnlijker dat zo'n medewerker gewoon het document afvinkt, zonder het te lezen, om van 'het gezeur' af te zijn?
  3. Hebben medewerkers niet soms goede redenen om een document waarvoor leesbevestiging staat ingesteld nog niet te lezen, bijvoorbeeld omdat ze er nu niet voldoende aandacht aan kunnen besteden? Er tijdsdruk op zetten zal dan alleen slordigheid in de hand werken.


In alle eerlijkheid, het gewoon 'afvinken' maakt niet zo veel uit. Het is toch niet de bedoeling dat de medewerker tientallen procedures uit het hoofd kan reproduceren. Enkel het feit dat de medewerker weet heeft van de procedure en deze kan terugvinden wanneer dit nodig is, is belangrijk. Het kunnen aantonen dat de medewerker hiervan op de hoogte is (door leesbevestiging), is heel belangrijk voor kwaliteitsrapporten en dergelijke! Ik geloof oprecht dat als iemand de attitude heeft om het gewoon 'af te vinken' dit eveneens op deze manier zal doen wanneer ze er persoonlijk worden op aangesproken of als ze hier een herinneringsmail/notificatie van krijgen.

Waarom er vaak geen aandacht besteed wordt aan leesbevestiging, is vaak omdat ze hiervoor niet genoeg gestimuleerd worden. Het kunnen instellen van deadlines en herinneringen kan hier mee enorm helpen. Het verlicht eveneens het intensieve opvolgwerk. Dit opvolgwerk kan dan veelal niet consequent uitgevoerd worden, dit keer wel door tijdsdruk/te veel werk.
Reputatie 3
Badge
Ik sluit me aan bij de reactie van @Andrei Hollevoet.

Toevallig heb ik net bij dit bericht de vraag gesteld of er een reminder is; als een leesbevestiging niet opgevolgd wordt.
https://community.infoland.nl/stel-je-vraag-6/rapport-leesbevestiging-in-excel-leesbaarder-maken-353
Graag zou ik dit topic terug willen oppikken.

In onze organisatie is er nood aan het zetten van deadlines op de leesbevestiging met de nodige automatische berichten/herinneringen en escalatie/rapportering bij overschrijding.
Wij zouden de leesbevestiging immers willen gebruiken als effectief instrument om alle betrokken gebruikers tijdig te informeren omtrent nieuwe/gewijzigde werkwijzen zodat de toepassing ervan op de werkvloer gezamenlijk en binnen een afgebakende tijdsperiode kan gebeuren.

Ik was als nieuwe gebruiker van het iProva systeem redelijk verbaasd dat zo een basis functionaliteit niet in een documentbeheersysteem vervat zit. Het moet toch te realiseren zijn om dit op te zetten zoals de deadlines van de beoordelingsronden?
Ik zou het ook fijn vinden. Nu maak ik regelmatig overzichten en stuur deze naar de teammanagers maar als mensen zelf een herinnering krijgen scheelt mij dat werk. Hopelijk dan ook een goed/snel overzicht met wat de status is van de leesbevestigingen.
ook in een GMP omgeving zijn leesbevestigingen zeer belangrijk. We gebruiken deze als kennisname van oa procedures. Het is momenteel heel omslachtig om globaal te kunnen opvolgen wie welke procedure al dan niet ter kennisname heeft afgevinkt.

Een reminder is niet zaligmakend, maar het is een extra schakel in de keten... niks is zo vervelend als tijdens een audit te moeten vaststellen dat niet iedereen van een bepaalde procedure kennis heeft genomen.
...

Een reminder is niet zaligmakend, maar het is een extra schakel in de keten... niks is zo vervelend als tijdens een audit te moeten vaststellen dat niet iedereen van een bepaalde procedure kennis heeft genomen.


inderdaad. ik denk dat naast de reminder, een goed overzicht per persoon en per document ook belangrijk is. Ik vind het huidige overzicht niet heel prettig.
Reputatie 6
Dank voor al jullie reacties. Het idee staat bij ons zeker op het netvlies. We zullen de komende tijd opnieuw bekijken wanneer we hier prioriteit aan kunnen gaan geven. Wanneer dit meer concreet is, zullen we dat uiteraard met jullie delen.

Reageer