Document eigenschappen aanpassen

  • 16 oktober 2018
  • 6 reacties
  • 297 Bekeken

Reputatie 5
Badge +9
Als documentbeheerder gebeurd het vaak dat je bij meerdere documenten dezelfde eigenschappen dient in te stellen. Nu kunnen we reeds een heel aantal documenten selecteren, en daarna één eigenschap wijzigen.

Je dient dan echter terug al deze documenten te selecteren. (de mogelijkheid bestaat er niet steeds in om de filters zodanig in te stellen dat je alle documenten van toepassing in één klik kan selecteren). Ik ben er van overtuigd dat dit beter kan!

Stoten de andere community-leden ook op dergelijke situaties, en zou het mogelijk kunnen gemaakt worden om op meerdere documenten, meerdere eigenschappen in één keer te wijzigen?

6 reacties

Reputatie 2
Hallo Andrei,

Heel herkenbaar. Lopen wij ook met regelmaat tegenaan bij het uploaden van bijv. een formulierenset van één onderwerp. Ze krijgen dan dezelfde classificatie op proces, deelproces etc. Kost onnodig veel tijd, vooral ook omdat het in drie stappen is opgedeeld (had in mijn optiek ook in 1 stap gemogen).
In feite wil je hier hetzelfde als het rechten systeem in een meldingstype van iTask. Je past daarin je rechten aan, en kunt in één scherm de coördinator, voorkeurscoördinator, analist etc. toewijzen/wijzigen/verwijderen. Als dat ook kan voor de beschikbare velden dan ben je in feite geholpen.

Dus samenvattend: ik steun graag jouw reactie/idee.

Gr. Thomas
Reputatie 7
Hoi @Andrei Hollevoet en @Thomas de Roos , bedankt voor jullie topic. We begrijpen jullie case en zijn benieuwd hoe anderen hier tegenaan kijken.
Reputatie 3
Badge +3
@Andrei Hollevoet en @Thomas de Roos zie Training "overzicht houden op documenten in het beheer", video 3 hoe je mapoverstijgend alle documenten met dezelfde set van eigenschappen keer op keer opnieuw kunt opvragen en in 1x kunt aanvinken.

Graag jullie reactie!
Reputatie 2
@Andrei Hollevoet en @Thomas de Roos zie Training "overzicht houden op documenten in het beheer", video 3 hoe je mapoverstijgend alle documenten met dezelfde set van eigenschappen keer op keer opnieuw kunt opvragen en in 1x kunt aanvinken.

Graag jullie reactie!


Het gaat er in dit topic vooral om hoe je van de documenten in 1x de eigenschappen kunt wijzigen. De overzichten werken over het algemeen prima denk ik.

Voorbeeld: Ik heb een formulierenset, dit bestaat uit 30 documenten. Ik moet de documenten classificeren d.m.v. velden (en in sommige gevallen markeren als 'invulbaar formulier').

Bij mijn weten zijn er dan twee smaken:
A.) Ik open ieder document apart, en vul de eigenschappen in (dus 30x hetzelfde doen).
B.) Ik selecteer alle documenten en kan de inhoud van velden voor de selectie aanpassen (dus 1 veld per keer, want we kunnen niet meerdere velden tegelijk aanpassen). Dus in mijn geval moet ik het eerst een keer selecteren en dan hoofdproces selecteren, vervolgens open ik het opnieuw en vul ik deelproces in, vervolgens opnieuw en selecteer ik het documenttype etc. etc.

Beide opties kosten logischerwijs veel tijd.
De vraag van topicstarter was daarom (in mijn optiek) om te vragen of er een oplossing is voor deze repeterende actie. Waarom kan je niet meerdere (classificatie)velden tegelijk aanpassen, waardoor je wellicht maar een aantal keren hoeft te klikken.
Badge +1

Hallo allen,

 

Ik loop hier ook tegen aan en wou dit ook voorstellen als verbetering. Zou veel tijd besparen. 

Ik steun dus ook deze verbetering.

 

Vr Gr Regina

Reputatie 3

Ik kan me voorstellen dat het frusterend is als je meerdere eigenschappen op dezelfde set document wilt aanpassen. Ik ben wel benieuwd naar de achterliggende praktijk case. Wat is het scenario waarin dit voorkomt? Hoe komt het dat je dezelfde aanpassingen voor meerdere velden op dezelfde set documenten moet doen?

Als je echt veel van dergelijke aanpassingen moet doen is er een truuk mogelijk, namelijk door tijdelijk een veld te introduceren ‘tewijzigen’ ja/nee (of een andere veldnaam), de selectie uit te voeren en eerst dit ‘tewijzigen’ veld op ‘ja’ zetten. Vervolgens kun je een zoekvraag maken die op dit veld selecteert en al je volgende wijzigingen op de resultaten van die zoekvraag uitvoeren.

Dat gezegd hebbende blijft het omslachtig en kan ik me voorstellen dat een structurele oplossing de voorkeur verdient.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring