Vraag

E-mail sturen vanuit een melding (iTask) - geen meldingsinfo als je geen sjabloon gebruikt

  • 13 juni 2019
  • 6 reacties
  • 141 Bekeken

Beste Leden,

Wat binnen ons ziekenhuis veel gebeurt is dat medewerkers vanuit een melding (bv bij verwervings aanvragen) een mail versturen naar een collega met een vraag. Indien er niet actief een mail sjabloon wordt geselecteerd dan is de mail voor de ontvanger geheel niet te plaatsen. En die extra handeling wordt natuurlijk heel veel vergeten!!!
Onze wens zou dan ook zijn dat op z'n minst standaard een meldingsnummer wordt meegestuurd aan de uitgaande mail of dat je een default sjabloon kan instellen die Standaard altijd mee gaat.
Ik ben benieuwd of andere ziekenhuizen met hetzelfde probleem zitten? En hoe zorg ik ervoor dat deze wens bij Infoland onder de aandacht komt?

Nicole van der Meulen
Ziekenhuis Gelderse Vallei

6 reacties

Reputatie 5
Badge +7

Ik vind dit een heel goed topic. In onze organisatie wordt een e-mail sjabloon ook vaak vergeten. Het zou inderdaad helpen als er een standaard sjabloon al automatisch aan een mail is toegevoegd.

Daarbij zou ik dit nog wel breder willen trekken, want de ontvanger van de mail heeft niet altijd rechten om een melding in te kunnen zien. Ik leer medewerkers altijd wel om de ontvangers van een mail als ‘betrokken persoon’ toe te voegen, maar ook dit wordt vergeten. Het zou helpen als de ontvanger(s) van de mail automatisch betrokken worden gemaakt. Scheelt een hoop frustratie als men op een link klikt en de boodschap ‘toegang geweigerd’ te zien krijgt.

Badge

 

@meulenn  Ik sluit me hier helemaal bij aan. Bij ons ook een gemis dat het meldingsnummer er niet standaard bij vermeld wordt en je idd de keuze moet maken om een extra handeling te doen. Ik heb best veel meldingen dat personen idd niet weten van welke melding de email is en dan is puzzelen en extra tijd om dit uit te zoeken. De aanvulling van meldingsnummer automatisch in onderwerp is hier ZEER wenselijk.

 

Met de aanvulling van @Jeske van Gassel ben ik het ook eens maar dan wel met de optie toegang geven of niet. Het is niet altijd wenselijk om iemand rechten t geven op de melding.

 

Groetjes Ghislaine Oerlemans ETZ Tilburg

Reputatie 5
Badge +7

Vanuit het Ommelander Ziekenhuis sluiten wij ons helemaal aan bij bovenstaande wens van @meulenn. Wij proberen iedereen aan te leren om in het onderwerp het nummer van de melding neer te zetten en de soort melding (bijv. VIM of verbetervoorstel). Echter in de praktijk wordt dit vaak vergeten en krijg je een zeer summier mailtje waarin niet duidelijk wordt om welke melding het gaat.

 

Wat voor ons verder prettig zou zijn, is dat er in dit mailtje een automatische link staat naar de melding. Heb je rechten op de melding, dan kun je via de link direct de melding openen voor meer informatie. Heb je geen rechten op de melding, dat je dan in beeld krijgt dat je hier geen rechten op hebt.  Op deze manier hoeven ontvangers van de mail niet zelf eerst naar het portaal, dan via 'ga naar' naar meldingen en dan nog op zoek in het juiste filter om de melding erbij te zoeken. Dat scheelt veel extra geklik en gezoek.

En als het dan helemaal mooi kan worden gemaakt: medewerkers zijn in outlook gewend aan hun automatische handtekening onder de mail. Dit is niet zo als de mail wordt verstuurd vanuit een melding. Hierdoor heeft een melding geen nette afsluiting of je moet al zelf je naam enz. hier typen (wat lastig in opvoeden is omdat medewerkers dit niet gewend zijn).

Reputatie 5

Hoi allemaal, ik denk dat de vraag hier tweeledig is, waarbij we een quickfix kunnen maken en een ‘goede’ fix.

 

Zouden jullie allemaal geholpen zijn als we zorgen dat er altijd wanneer er geen sjabloon wordt gekozen het meldingsnummer in de onderwerpregel wordt ingevuld door iProva? Dit is iets wat we relatief snel kunnen implementeren, waarmee jullie mogelijk al op weg zijn geholpen.

 

Een ‘goede’ fix zou dan zijn dat er bij een meldingstype in te stellen is welk sjabloon standaard is waarbij het maken van een nieuwe mail uiteraard dat sjabloon gekozen is. Dit is dan wel (zoals nu ook al het geval is) aan te passen door een gebruiker.

 

Waar we geen voorstander zijn is dat een ontvanger van een mail automatisch rechten krijgt op een melding. Je zou dan als je niet oppast zomaar gebruikers inzicht kunnen geven in meldingen waar dat niet de bedoeling is. We kiezen dan liever voor ‘security by default'.

Badge

@Gijs Prins 

Jazeker hier zouden wij al zeer mee geholpen zijn.

Nu is het een zoektocht welke melding bij het bericht hoort dan niet meer.

Verder zou de aanvulling van @Berber Werkman : Wat voor ons verder prettig zou zijn, is dat er in dit mailtje een automatische link staat naar de melding. Heb je rechten op de melding, dan kun je via de link direct de melding openen voor meer informatie. Heb je geen rechten op de melding, dat je dan in beeld krijgt dat je hier geen rechten op hebt.  Op deze manier hoeven ontvangers van de mail niet zelf eerst naar het portaal, dan via 'ga naar' naar meldingen en dan nog op zoek in het juiste filter om de melding erbij te zoeken. Dat scheelt veel extra geklik en gezoek. zeer efficiënt zijn en zoals omschreven zonder dat er automatisch rechten worden toegekend.

 

Hoor graag wanneer het mogelijk is. Fijn dat er zo wordt meegedacht en meegewerkt.

 

Reputatie 5

Bedankt voor je reactie. We zullen kijken of we in ieder geval de aanpassing naar standaard een meldingsnummer benoemen in de onderwerpregel op korte termijn mee kunnen nemen in onze doorontwikkelingen.

 

Houdt hiervoor de ‘Waar zijn we nu mee bezig?’ topics in de gaten.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring