Extra info toevoegen aan een afgesloten melding

  • 25 maart 2020
  • 9 reacties
  • 61 Bekeken

Soms is er behoefte om, nadat een melding is afgesloten, nog wat toe te kunnen voegen. Technisch gesproken zou dat natuurlijk niet hoeven want het dient geborgd te zijn in het gedefinieerde proces. Echter in de praktijk krijg ik wel vaker de vraag of er nog iets toegevoegd kan worden nadat een melding is afgesloten. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat na controle is gebleken dat het dossier toch niet compleet was en er nog een document bij moet.

Is het misschien een idee om nog een extra tab met dezelfde functionaliteit als de “extra info” tab toe te voegen die alleen door een coördinator gevuld kan worden met informatie en alleen als een melding in een eindstatus is. Die tab zou dan bijvoorbeeld kunnen heten “nagekomen info" of iets dergelijks.  


9 reacties

Reputatie 5
Badge +7

Ik heb ook behoefte aan een mogelijkheid om, nadat een melding gesloten is, info toe te kunnen toevoegen.

Om de melding te moeten heropenen is niet altijd wenselijk, omdat er dan soms actiepunten worden uitgezet en coördinatoren krijgen weer mail/notificaties.

Ook bij ons een vergelijkbare behoefte.  Soms is een veldje niet ingevuld waarop we statistieken baseren en moet dat nog aangevuld worden.  Heropenen en opnieuw afsluiten is vooral een probleem voor de rapportering op doorlooptijden.  ‘k Had in het begin een eigen ‘einddatum’ in voorzien in de workflows, maar dan kan je de standaardrapportering niet gebruiken. 

Reputatie 5
Badge +7

Wij zouden ook graag informatie willen toevoegen aan een afgesloten melding. Bijv. bij klachten gebeurd het nog wel eens dat er, na afsluiten van de melding, toch nog informatie binnenkomt die je wilt registreren bij de melding. Dat is nu niet mogelijk. Heropenen is niet handig, omdat dan bij opnieuw afsluiten wederom alle mailtjes enz. worden verzonden, zoals @Jeske van Gassel ook aangeeft. 

Reputatie 1

Wij zouden ook graag extra info willen toevoegen aan een afgesloten melding.  Bv. bij klachten wil je graag de feedback van een klant willen toevoegen of is er nog extra informatie binnen gekomen die je graag in het dossier wil toevoegen. Dat is nu niet mogelijk. Ook het heropenen is niet handig omdat, zoals hierboven ook wordt aangegeven, bij het opnieuw afsluiten allerlei mailtjes opnieuw worden verstuurd.

 

Mvg, Mathilda Rijpma, Vitens Laboratorium

Reputatie 1
Badge +1

Ook wij hebben de wens om extra info toe te kunnen voegen aan een afgesloten melding.

Badge +1

Heel herkenbaar en vaak voorkomend in de praktijk, dus als dat zou mogelijk worden…

Reputatie 6
Badge +6

Wij hebben dit opgelost door een extra status toe te voegen, die heet ‘stil heropenen’. Deze status wordt alleen gebruikt om nog even een bijlage toe te voegen of kleine tekstuele dingen aan te passen, die de inhoud van de afhandeling van de meldingen niet daadwerkelijk wijzigt.

Vanuit de status ‘stil heropenen’ kun je nooit terug naar andere statussen, alleen weer naar Afgesloten. Op de statusovergangen vinden verder geen acties plaats, dus je voorkomt hiermee extra mails etc. die normaal in de afsluitproces plaats vinden.

Wij hebben deze status bij bijna alle meldtypes ingericht.

 

Reputatie 6

Zitten er hier ook restricties aan? Mag dit altijd, of zijn er gevallen waarbij dit helemaal niet wenselijk is?

Reputatie 6
Badge +6

@Koen Wij hebben het ingericht voor de meldtypes waar het mag.

Het is natuurlijk een feit dat je niet exact kan controleren of er ook echt daadwerkelijk alleen maar wijzigingen worden aangebracht zoals je ze bedoeld met deze status.

Dit risico proberen we te verminderen door goede instructie aan de voorkant en door het feit dat je niet terug kunt naar andere statussen. Daarvoor moet je de melding dan echt heropenen.

Ook hebben we instructieteksten in de ‘wat ga ik doen’ tabel en op het coördinatorformulier staan die het gebruik ondersteunen.

Verder kun je niet heel veel beperkingen opleggen.

Je zou wellicht kunnen monitoren hoe vaak statussen wijzigen en welke velden dan worden aangepast. Wij zetten hier nu echter geen capaciteit op in.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring