Geen publicatiedatum en versienummer bij invulbare formulieren

  • 1 november 2018
  • 3 reacties
  • 185 Bekeken

Reputatie 4
Badge +4
In de ziekenhuisapotheek van het Albert Schweitzerziekenhuis wordt gebruik gemaakt van invulbare formulieren. Deze formulieren worden beheerd in de iProva module Documenten.

Het viel op dat na het maken van een invulbaar formulier in Word en het op ‘ja’ zetten van invulbaar formulier in iProva er na het downloaden van het formulier geen kop op staat (publicatiedatum versienr enz.)

Bij het afdrukken van hetzelfde formulier uit staat er wel een koptekst op (zoals ingesteld onder 'Afdrukinstellingen' op de map).

Het resultaat van dit alles is dat bij een invulbaar formulier er geen enkele indicatie is welk versienummer enz. van het beheerde document ten grondslag ligt aan de in te vullen gedownloade versie. Er is dus geen enkel zichtbaar verschil met een onbeheerde versie.
Dat vinden we niet zo fraai.

Zijn er meer organisaties die tegen dit probleem aanlopen? En is er een oplossing voor dit probleem?

3 reacties

Reputatie 5
Badge +7
Jazeker. Ondanks dat ik het recent niet geprobeerd heb, staat in onze beheerdershandleiding:

PDF gebruiken bij documenten die invulbaar moeten worden gepubliceerd op portalen onder Invullen.

Documenten in iDocument die gebruikt worden als checklist / invullijst etc, plaatsen in de map Formulieren & Bijlagen onderliggend aan hoofddocument (veelal werkwijze / instructie) en deze onderling koppelen. We taggen ze vervolgens met lokale groepen op een portaal voor de vindbaarheid. Maar we zetten deze dus ook niet onder invullen. Ik ken de historie van deze afspraken niet helemaal, maar een soortgelijke reden staat mij wel bij.

Daarbij, als we dit voor de apotheek zouden aanzetten, zou er een lange lijst van documenten komen te staan. Dan is zoeken op het portaal van de Apotheek waarschijnlijk sneller...

Beste,

Wij hebben in onze iProva toepassing eveneens heel wat formulieren die elektronisch ingevuld moeten worden (in Excel of Word )en waarvoor we een aanduiding van versienummer nodig hebben bij gebruik van het formulier. Zijn er nog meer organisaties die hier tegenaan lopen? Welke oplossing zou hiervoor gebruikt kunnen worden?

Badge

Hallo,

 

ook wij willen graag dat op invulbare formulieren bepaalde metavelden uit iProva automatisch (en niet te wijzen) mee genomen worden. Met het digitaliseren van formulieren worden deze ook digitaal ingevuld. Gezien we aan accreditatie en certificatie moeten voldoen, zijn we verplicht om aantoonbaar te maken, dat op het moment van gebruik de geldige documenten uit iProva gebruikt zijn. Dat kan mbv publicatiedatum / versie, maar ook status document of andere metavelden, die in iProva bij de koptekst van niet invulbare formulieren wel kan gebruiken.

Nu gebruiken we een tussenweg met een handmatige aanpassing, wat weer fouten kan opleveren.

 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring