Vraag

Hoe omgaan met conceptmeldingen?


Vanuit support standpunt is het vaak handig om mee te kijken in melding die nog niet verstuurd is. Je kan immers niet altijd het scherm over nemen of de persoon is bij het stellen van de vraag niet actief aanwezig achter de pc.

Het is ook niet altijd correct om de melding nadien nog aan te passen of de melding opnieuw te laten aanmaken.

  1. Hoe lossen jullie dergelijk probleem op?
  2. Is er van Infoland uit een oplossing op komst uit technische hoek? Bijvoorbeeld om de 'Administrator' account inzicht te geven in de openstaande conceptmelding (incl. wijzigen of opslaan)

17 reacties

Reputatie 5
Badge +8
Inzicht krijgen in conceptmeldingen zouden wij ook wel graag willen (al is het maar via het Aministrator-account).
Er komen nu wel eens meldingen binnen die al heel lang (soms 2 jaar) in concept hebben gestaan.
Om inzicht te krijgen in de conceptmeldingen wordt je niet verrast wanneer de medewerker de melding 'ineens' verstuurd. Je zou er beter pro-actief op kunnen acteren.
Reputatie 5
Badge +9
Idem, voor ons een specifiek voorbeeld:

Arbeidsongevallen dienen op één centrale plaats te gebeuren (een specifieke desktop op Spoedgevallen). Personen dienen hierop niet in te loggen en sommige vergissen zich en duwen bv. op de knop 'opslaan'.

De personeelsdienst merkt later dan op dat ze hier geen melding van binnen gekregen hebben. Datums kloppen dan niet voor de verzekering enz..

Inzicht via de administrator-account lijk mij dan ook zeer zinvol!
Beste collega's

Wij zijn ook vragende partij om inzage te krijgen in conceptmeldingen.

Vriendelijke groet,
Noortje De Baets
Reputatie 3
Badge +2

Wij (Gelre ziekenhuizen) zouden ook graag via het Admin account toegang willen hebben tot concept meldingen. Op dit moment hebben we de situatie dat er een omvangrijke melding in concept is opgeslagen en de medewerker plotseling vertrokken is. Om nu bij de concept melding te kunnen moet eerst het wachtwoord van de betreffende medewerker worden aangepast via de active directory. Hierbij spelen dan ook gelijk weer AVG issues. Kortom een heel gedoe!  

Reputatie 6

Is het AVG-technisch (en andere privacyachtige bezwaren) wel ècht wenselijk dat er dus iemand alle conceptmeldingen moet kunnen zien? Ik snap de behoefte vanuit supportredenen wel, maar ik vind 'm stiekem toch ook wel erg eng. 

 

Een account dat dus bijv. kan zien dat ik een hele persoonlijke klacht in ga dienen, en wat de inhoud daarvan is.

 

Voor wat betreft de meldingen die ‘blijven’ hangen lijken andere oplossingen me beter. Sowieso willen we net zoals bij vragenlijsten graag toe naar auto save, waardoor je op het einde alleen nog maar op verzenden hoeft te drukken. Dat zal al wel een hoop uitmaken.

 

Daarnaast zouden voor stilhangende conceptmeldingen bijv. een notificatie met ‘je hebt nog een conceptmelding open staan’ kunnen helpen.

Reputatie 5
Badge +8

Het is goed dat de discussie over conceptmeldingen in combinatie met de AVG hier gevoerd wordt.

Echter ben ik nog niet overtuigd dat je als Administrator niet bij de conceptmeldingen kan/mag. Als we het over de AVG hebben overtreedt het Administrator account deze wet regelmatig cq continue. Het Administrator account kan nl sowieso alle meldingen zien die verstuurd zijn (klachten, calamiteiten, arbeidsongevallen, prikaccidenten, etc, etc). En dat zijn veelal persoonlijke/privacy-gevoelige meldingen. Hier is vanuit de rol als applicatiebeheerder een beroepsmatige geheimhouding en gedragscode aanwezig.

Dus wat mij betreft is gerechtvaardigd dat het Administrator account bij de conceptmeldingen kan.

Reputatie 6

Het gaat mij niet zozeer om de wet: het gaat mij om het veilige gevoel dat je wil kunnen hebben als je een privacygevoelige melding indiend. 

Daarnaast vind ik de door mij aangedragen oplossingen om te voorkomen dat conceptmeldingen te lang blijven staan een betere oplossing dan dat iemand met het administratoraccount zelf af en toe moet gaan kijken hoe het er voor staat.

Ik wil ook nog prima zover gaan dat je als coordinator kan zien we er allemaal nog conceptmeldingen heeft open staan, en dat je ze kan notificeren om ze te vragen om deze òf weg te gooien, òf (compleet te maken en) op te sturen.

Reputatie 6

Ik maak natuurlijk een denkfout, omdat de administrator altijd in alle - al ingelegde - meldingen kan. Maar dat gezegd hebbende denk ik dat er betere oplossingen zijn voor dit probleem, waarvan ik er al een paar benoemd heb.

Badge

Beste,

Ik zou ook wel gebaat zijn bij het zichtbaar kunnen maken van concepten.

In AZ Herentals vullen medewerkers die het huis verlaten, een exit-enquête in in iTask. Daarna bestaan deze medewerkers en hun account niet meer. Verder zijn er frequent meldingen die gemist worden, niet omdat medewerkers ze niet willen delen/voltooien/versturen, maar wel omdat ze ‘iets’ fout gedaan hebben, ‘iets’ vergeten zijn.

We komen dit probleem dus zeker vaker tegen. Ook vullen medewerkers een melding in op een PC, versturen of voltooien niet en weten nadien niet meer op welke PC, onder welk account. Het is dus vaak een heel zoekplaatje om terug te vinden waar die melding die klaar is om en bedoeld is om verstuurd te worden, gebleven is.

 

Groetjes,

Linda Schueremans

AZ Herentals

Reputatie 4
Badge +8

Aanvullend op deze discussie zou ik content zijn met een de mogelijkheid van een "Notificatie op administrator niveau” ,...van meldingen die nog in concept staan per gebruiker + nr., zonder inhoud.

Deze medewerkers kun je dan vragen de melding alsnog in te dienen of weg te gooien. Zo voldoe je aan zowel AVG als aan het feit dat je als administrator alles kan lezen maar dat niet hoeft te doen.

Volgens mij hebben we het meer over uitzondering dan continue !

Reputatie 6

Ik snap dat er best wel wat redenen zijn om toch conceptmeldingen inzichtelijk te maken, maar we zijn toch niet concreet iets mee van plan. Als het probleem is dat mensen vergeten de melding te verzenden moeten we dat probleem oplossen, waar we naar zullen kijken wanneer we de user interface van het invullen van formulieren onder handen gaan nemen eind dit jaar. Verder wat Emile inderdaad aangeeft: ik denk dat het hier ook om uitzonderingen gaat.

Badge +1

In het ziekenhuis Gelders Vallei is bij gebruikers veel verwarring over de knop OPSLAAN.

Een grote wens is dat de naam van deze knop wordt gewijzigd in : ALS CONCEPT OPSLAAN

Het vinden van een concept is voor gebruikers lasting en zou eenvoudiger kunnen,

Ook ben ik eens met bovenstaande meningen over het snel en eenvoudig kunnen vinden als central beheerder van alle concept meldingen die aanwezig zijn

Reputatie 6

Er zijn plannen om de user interface van het invullen van formulieren te verbeteren. We zullen dan ook het ‘automatisch opslaan’ gaan maken, waardoor de gebruiker helemaal geen acties meer hoeft te ondernemen om tussentijds op te slaan.

In onze organisatie voor de Ouderenzorg hebben wij dit jaar de Meldmodule in gebruik voor de Melding-Incident-Cliënt (MIC) geïntroduceerd. Werkt prima maar ook wij lopen we er tegenaan dat er meldingen met [Opslaan] tijdelijk worden geparkeerd en daarna nooit meer naar boven komen.

Vervelend is daarbij dat er in het ECD (wat niet aan iTask gekoppeld kon worden) wel de aantekening is gemaakt dat er een incident is geweest en dat daarvan een MIC is gemaakt.

Maar die staat dus in Concept en wordt ‘vergeten’. Men realiseert zich niet eens dat er een concept gemaakt is toen ze op Opslaan klikten. Ondanks dat we dat in het Meldformulier duidelijk de knoppen [Opslaan], [Verzenden] en [Annuleren] hebben toegelicht en ondanks dat ze de mogelijkheid is geboden om zichzelf een e-mail te sturen. Laten we de oorzaak daarvan maar in het midden laten…

iProva los starten om te zien dat er een Taak klaarstaat (de concept melding) wordt niet gedaan.

Het zou ook ons enorm helpen als er door de administrator periodiek een overzicht kan worden gemaakt van de meldingen die het Concept-niveau niet ontgroeid zijn.
Niet om de melding in te zien maar om de medewerker eraan te herinneren om de melding af te maken en ze eventueel op weg te helpen. 
Zoals Emile opmerkte, de naam van de medewerker en het nummer zijn in principe voldoende, eventueel aangevuld met de naam van de betrokken cliënt, voor zover die al gekozen was.

@Koen Sterken
Gaat de aanpassing van User interface ons probleem oplossen denk je?

 

Reputatie 5
Badge +9

Er zijn plannen om de user interface van het invullen van formulieren te verbeteren. We zullen dan ook het ‘automatisch opslaan’ gaan maken, waardoor de gebruiker helemaal geen acties meer hoeft te ondernemen om tussentijds op te slaan.


Dat zal al een hoop oplossen!

De knop ‘opslaan’ kan dan ineens verdwijnen zodat er niet meer kan gemist worden.

Bedankt!

Reputatie 6

@Jan Janson: het feit dat ‘concepten’ vergeten worden kan opgelost worden, maar dat hangt af van de oorzaak. Als men denkt ‘ik klik op opslaan, en dan ben ik klaar' (ondanks jullie extra uitleg), dan lost het het probleem op. Er zijn geen verschillende knoppen meer, dus de gebruiker kan hierdoor niet meer verward raken en de verkeerde knop kiezen. Als men willens en wetens een concept maakt, en halverwege afhaakt om iets anders te gaan doen, dàn lost de nieuwe user interface het probleem niet op. We zullen dan eerder iets moeten ontwikkelen om mensen te herinneren aan openstaande concepten (via een notificatie). Daarover zijn we nog niet aan het praten hier, al denk ik dat een wekelijkse samenvattingsmail bijv. (dit en dit staat er nog open, en je hebt tig taken afgerond, goed bezig!) wel een goed idee zou kunnen zijn.

@Andrei Hollevoet: klopt! Fijn dat je enthousiast bent!

Badge

Bij ons zou het probleem opgelost worden met het verdwijnen van de knop opslaan. Ik heb al een aantal keren belletjes gehad over taken die maar niet verdwijnen (ze staan nog in concept) en in trainingen ‘aha’ momenten (dus je moet hem ook versturen?)

Het gaat dan ook niet zozeer om controle, als wel om het voor de medewerkers zo makkelijk mogelijk maken om een melding te doen. En mensen in de zorg hebben nou eenmaal niet allemaal even goede digitale vaardigheden. Hoe logisch de knop ‘opslaan’ voor ons ook klinkt.

Ik ben erg benieuwd naar de oplossingen hiervoor. Als ik het zo lees allemaal, is hier echt behoefte aan en lopen we allemaal tegen hetzelfde probleem aan. Alle goede intenties en bedoelingen ten spijt.

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring