Vraag

Hoe omgaan met conceptmeldingen?

  • 18 juni 2019
  • 11 reacties
  • 164 Bekeken

Vanuit support standpunt is het vaak handig om mee te kijken in melding die nog niet verstuurd is. Je kan immers niet altijd het scherm over nemen of de persoon is bij het stellen van de vraag niet actief aanwezig achter de pc.

Het is ook niet altijd correct om de melding nadien nog aan te passen of de melding opnieuw te laten aanmaken.

  1. Hoe lossen jullie dergelijk probleem op?
  2. Is er van Infoland uit een oplossing op komst uit technische hoek? Bijvoorbeeld om de 'Administrator' account inzicht te geven in de openstaande conceptmelding (incl. wijzigen of opslaan)

11 reacties

Reputatie 5
Badge +5
Inzicht krijgen in conceptmeldingen zouden wij ook wel graag willen (al is het maar via het Aministrator-account).
Er komen nu wel eens meldingen binnen die al heel lang (soms 2 jaar) in concept hebben gestaan.
Om inzicht te krijgen in de conceptmeldingen wordt je niet verrast wanneer de medewerker de melding 'ineens' verstuurd. Je zou er beter pro-actief op kunnen acteren.
Reputatie 5
Badge +8
Idem, voor ons een specifiek voorbeeld:

Arbeidsongevallen dienen op één centrale plaats te gebeuren (een specifieke desktop op Spoedgevallen). Personen dienen hierop niet in te loggen en sommige vergissen zich en duwen bv. op de knop 'opslaan'.

De personeelsdienst merkt later dan op dat ze hier geen melding van binnen gekregen hebben. Datums kloppen dan niet voor de verzekering enz..

Inzicht via de administrator-account lijk mij dan ook zeer zinvol!
Beste collega's

Wij zijn ook vragende partij om inzage te krijgen in conceptmeldingen.

Vriendelijke groet,
Noortje De Baets
Reputatie 3
Badge

Wij (Gelre ziekenhuizen) zouden ook graag via het Admin account toegang willen hebben tot concept meldingen. Op dit moment hebben we de situatie dat er een omvangrijke melding in concept is opgeslagen en de medewerker plotseling vertrokken is. Om nu bij de concept melding te kunnen moet eerst het wachtwoord van de betreffende medewerker worden aangepast via de active directory. Hierbij spelen dan ook gelijk weer AVG issues. Kortom een heel gedoe!  

Reputatie 6

Is het AVG-technisch (en andere privacyachtige bezwaren) wel ècht wenselijk dat er dus iemand alle conceptmeldingen moet kunnen zien? Ik snap de behoefte vanuit supportredenen wel, maar ik vind 'm stiekem toch ook wel erg eng. 

 

Een account dat dus bijv. kan zien dat ik een hele persoonlijke klacht in ga dienen, en wat de inhoud daarvan is.

 

Voor wat betreft de meldingen die ‘blijven’ hangen lijken andere oplossingen me beter. Sowieso willen we net zoals bij vragenlijsten graag toe naar auto save, waardoor je op het einde alleen nog maar op verzenden hoeft te drukken. Dat zal al wel een hoop uitmaken.

 

Daarnaast zouden voor stilhangende conceptmeldingen bijv. een notificatie met ‘je hebt nog een conceptmelding open staan’ kunnen helpen.

Reputatie 5
Badge +5

Het is goed dat de discussie over conceptmeldingen in combinatie met de AVG hier gevoerd wordt.

Echter ben ik nog niet overtuigd dat je als Administrator niet bij de conceptmeldingen kan/mag. Als we het over de AVG hebben overtreedt het Administrator account deze wet regelmatig cq continue. Het Administrator account kan nl sowieso alle meldingen zien die verstuurd zijn (klachten, calamiteiten, arbeidsongevallen, prikaccidenten, etc, etc). En dat zijn veelal persoonlijke/privacy-gevoelige meldingen. Hier is vanuit de rol als applicatiebeheerder een beroepsmatige geheimhouding en gedragscode aanwezig.

Dus wat mij betreft is gerechtvaardigd dat het Administrator account bij de conceptmeldingen kan.

Reputatie 6

Het gaat mij niet zozeer om de wet: het gaat mij om het veilige gevoel dat je wil kunnen hebben als je een privacygevoelige melding indiend. 

Daarnaast vind ik de door mij aangedragen oplossingen om te voorkomen dat conceptmeldingen te lang blijven staan een betere oplossing dan dat iemand met het administratoraccount zelf af en toe moet gaan kijken hoe het er voor staat.

Ik wil ook nog prima zover gaan dat je als coordinator kan zien we er allemaal nog conceptmeldingen heeft open staan, en dat je ze kan notificeren om ze te vragen om deze òf weg te gooien, òf (compleet te maken en) op te sturen.

Reputatie 6

Ik maak natuurlijk een denkfout, omdat de administrator altijd in alle - al ingelegde - meldingen kan. Maar dat gezegd hebbende denk ik dat er betere oplossingen zijn voor dit probleem, waarvan ik er al een paar benoemd heb.

Beste,

Ik zou ook wel gebaat zijn bij het zichtbaar kunnen maken van concepten.

In AZ Herentals vullen medewerkers die het huis verlaten, een exit-enquête in in iTask. Daarna bestaan deze medewerkers en hun account niet meer. Verder zijn er frequent meldingen die gemist worden, niet omdat medewerkers ze niet willen delen/voltooien/versturen, maar wel omdat ze ‘iets’ fout gedaan hebben, ‘iets’ vergeten zijn.

We komen dit probleem dus zeker vaker tegen. Ook vullen medewerkers een melding in op een PC, versturen of voltooien niet en weten nadien niet meer op welke PC, onder welk account. Het is dus vaak een heel zoekplaatje om terug te vinden waar die melding die klaar is om en bedoeld is om verstuurd te worden, gebleven is.

 

Groetjes,

Linda Schueremans

AZ Herentals

Reputatie 4
Badge +5

Aanvullend op deze discussie zou ik content zijn met een de mogelijkheid van een "Notificatie op administrator niveau” ,...van meldingen die nog in concept staan per gebruiker + nr., zonder inhoud.

Deze medewerkers kun je dan vragen de melding alsnog in te dienen of weg te gooien. Zo voldoe je aan zowel AVG als aan het feit dat je als administrator alles kan lezen maar dat niet hoeft te doen.

Volgens mij hebben we het meer over uitzondering dan continue !

Reputatie 6

Ik snap dat er best wel wat redenen zijn om toch conceptmeldingen inzichtelijk te maken, maar we zijn toch niet concreet iets mee van plan. Als het probleem is dat mensen vergeten de melding te verzenden moeten we dat probleem oplossen, waar we naar zullen kijken wanneer we de user interface van het invullen van formulieren onder handen gaan nemen eind dit jaar. Verder wat Emile inderdaad aangeeft: ik denk dat het hier ook om uitzonderingen gaat.

Reageer