Vraag

Leesbevestiging bewaren als gebruiker is verwijderd

  • 6 september 2019
  • 4 reacties
  • 163 Bekeken

Reputatie 1
Badge +1
Graag hoor ik of de huidige archivering van de leesbevestiging van documenten in meer ziekenhuizen problemen geeft.

In het UMCG willen wij graag de leesbevestigingen van documenten blijvend archiveren bij het document.
Tot nu toe is het zo dat als gebruikers uit iProva worden verwijderd, ook de leesbevestiging verwijderd wordt.
Voor een deel hebben we dat ondervangen door bij de synchronisatie van onze ADS, gebruikers die daar uit verwijderd worden, niet te verwijderen uit iProva.
Op zich werkt dat, maar het geeft wel een groeiend vervuild bestand van inactieve gebruikers.
Daarnaast komt het ook geregeld voor dat gebruikers hernieuwd in dienst treden. Deze inactieve gebruikers moeten dan wel worden verwijderd, waarbij dus ook de leesbevestiging wordt verwijderd.

In het UMCG wordt de leesbevestiging toegepast bij documenten die getoetst worden binnen Good Clinical/Medical Practice.
Daarbij wordt door middel van de leesbevestiging aangetoond dat de medewerkers goed getraind zijn. De betreffende afdelingen worden elke 2-3 jaar geïnspecteerd, waarbij het binnen Good Clinical/Medical Practice regelgeving gebruikelijk is dat alle documentatie 15 jaar bewaard wordt.
Dus moet je van 15 jaar terug alles wat er gebeurd is kunnen reconstrueren.

Wij pleiten dus voor een bijstelling van iProva zodat de leesbevestiging gekoppeld worden aan het document en niet aan de gebruikers.

4 reacties

Beste Jop / Infoland,
Ook binnen het UMC Utrecht lopen we tegen dit probleem aan en zouden graag een oplossing hiervoor willen zien. Het niet verwijderen van medewerkers uit de ADS is inderdaad geen sluitende en wenselijke oplossing. Afdrukken van rapportages per medewerker die uit dienst gaat, is ook geen optie.
Groet Laura Schmahl
Reputatie 5
Badge +7
Ik zou me zo kunnen voorstellen dat het praktisch is dat in de lijst met leesbevestiging de gebruikers die nog steeds in dienst zijn, normaal zijn weergegeven (zwart gedrukt), en dat medewerkers die uit dienst zijn maar wel leesbevestiging hebben gegeven, licht grijs gedrukt zijn in lijsten met leesbevestiging. Op deze manier heb je altijd een overzicht van wie de leesbevestiging bevestigd hebben. Eigenlijk net als bij documenten: iemand die uit dienst gaat en wel een document beoordeeld heeft, is licht grijs in de lijst met beoordelaars. Je kunt dus nog wel zien wie in het verleden een document beoordeeld heeft, ook al is diegene nu uit dienst. Zo'n soort optie zou voor de leesbevestiging ook handig zijn.
Reputatie 1

Een medewerker is op een andere afdeling gaan werken binnen Vitens en staat als blauw poppetje in de gebruikers lijst op de AD. Nu is er een docuemnt gepubliceerd en krijgt zij de mail binnen voor een leesbevestiging, deze is in de leeslijst inderdaad te zien als licht grijs. Blauwe poppetjes zijn toch automatische inactief, waarom krijgen ze dan nog wel mail dat ze documenten moeten lezen. Kan iemand mij dat uitleggen? Of moet ik handmatig ook iets uitvoeren?

Reputatie 1
Badge +1

Beste Infoland,

Is er vanuit jullie kant aandacht voor dit probleem?

Ik hoor graag van jullie.

Jop

Reageer