Vraag

Leesbevestiging documenten: mogelijkheid 'document niet van toepassing voor me' toevoegen


Reputatie 2
Momenteel krijgen we regelmatig de opmerking dat mensen documenten moeten lezen terwijl deze documenten niet van toepassing zouden zijn voor hen.
Handig zou zijn dat naast de mogelijkheid 'Ik heb dit document gelezen' er ook een mogelijkheid komt 'document niet van toepassing voor mij'.
In dat geval wordt de documentbeheerder best geïnformeerd, zodat hij / zij de nodige leesbevestigingen kan herbekijken.

14 reacties

Reputatie 6
Badge +8
Interessant idee @Joanna . Ik heb dit niet eerder gehoord, dus ben benieuwd of het herkenbaar is voor andere organisaties!
Reputatie 3
Inderdaad interessant.

NB: je kunt dit ook oplossen door een opmerking bij het document te plaatsen...
Reputatie 5
Badge +9
Wij hebben een uitgebreid groepensysteem via onze AD om dergelijke situaties te voorkomen. Hoe goed je dit ook echter wilt inrichten, het is nooit waterdicht en dergelijk opmerkingen komen dan al vlug binnen.

Een dergelijke optie zou alvast een uitlaatklep zijn voor gebruikers 🙂
Reputatie 4
Badge +8
Ik vindt dit ook wel een interessante "verbetering".
Ik werk ook vaker met groepen waarvan ik de wijziging niet altijd doorkrijg.
Reputatie 5
Badge +7
Wat een mooi idee. Ik kan me hier heel goed in vinden. Wij merken dat medewerkers, indien het document niet voor hun van toepassing is qua leesbevestiging, dan maar 'gewoon' het vinkje aanvinken dat ze hem gelezen hebben. Dat is namelijk minder werk dan een opmerking plaatsen dat het document niet voor hun is. Medewerkers op de werkvloer, die tussen de bedrijven door een document lezen, bedenken niet dat ze een opmerking kunnen plaatsen als het document niet voor hun is bedoeld. Dan zou een tweede optie bij het vinkje zetten heel mooi zijn. De medewerker (lezer) is zo beter bediend én de documentbeheerder kan op deze manier zijn groepen optimaliseren.
Reputatie 1
Badge
Goed idee! Zou hier toch ook wel relevant zijn...
Reputatie 7
We hebben dit besproken in het community overleg. We zien zeker de meerwaarde voor de eindgebruikers.
Echter zitten er wel wat haken en ogen aan. Als mensen zelf mogen beslissen dat ze een document niet hoeven te lezen, hoe kun je dan aantonen dat alle relevante personen bepaalde documenten hebben gelezen? Wat doe je als documentbeheerder als iemand onterecht aangeeft dat hij het document niet wil lezen? Bij wie ligt dan de beslissing? We zijn benieuwd hoe jullie dit zien.
Reputatie 3
Badge +1
Ook wij maken veel gebruik van lezersgroepen waar een uitgebreide verzameling ad-groepen aan ten grondslag ligt.

Of iemand wel/niet geacht wordt bepaalde documenten te lezen wordt doorgaans bepaalt door de kwaliteitsmedewerkers van een afdeling. Die zitten dicht op het bedrijfsproces, en kennen de medewerkers. Op die manier voorkom je het probleem van niet relevante documenten voor de medewerkers.

Bovendien is de kracht van lezersgroepen nu juist dat het iets 'dwingends' heeft. Je moet er echter wel verstandig (selectief) mee om gaan. Maar geld dat niet voor elke vorm van communicatie met enig belang?
Reputatie 2
Badge

Ook vanuit het Radboudumc wordt de wens ondersteund om bij een leesbevestiging naast 'Document gelezen' de optie ‘Niet van toepassing’ te kunnen kiezen.

Motivatie:
Op veel documenten wordt nu een maatwerk leesbevestiging geplaatst, maar het zou veel makkelijker zijn op de map een vaste groep in stellen. Echter, nu krijgen alle medewerkers voor documenten in deze map een bevestiging, terwijl ze niet alle documenten hoeven te lezen.

1. Wat gaat er fout als een collega waarvoor het document niet van toepassing is kiest voor: “Document gelezen”?

ANTW:
In de huidige situatie kan een lezer het document als ‘gelezen’ aangeven maar indien dit voor
hem/haar niet hoeft, geef je liever ‘Niet van toepassing' aan. Op deze wijze hou je zuiver wie de lezers zijn, zonder meteen per document alles in te stellen wat betreft dit punt.

2. Het karakter van de leesbevestiging is nu dat er aan de beheerkant wordt bepaald of het document voor de medewerker van toepassing is. Zodra er de mogelijkheid is om aan te geven dat het lezen hiervan niet van toepassing is, laat je deze keuze aan de lezer. Medewerkers waarvoor het document juist wel is bedoeld, kunnen dus ook kiezen voor “Niet van toepassing”.

ANTW:
Indien lezers voor wie het document wel bedoeld is de optie 'n.v.t.' kiezen, hebben ze iets uit te leggen, de bevestiging zit er niet voor niets op.
De discipline m.b.t dit punt is een kwestie van goed instrueren. Dit is een eenmalige actie terwijl je heel veel tijdwinst behaald door de leesbevestigingen per map in te stellen dan maatwerk per document.

Reputatie 6

Ik herken dit probleem zelf ook wel: soms krijg je een leesbevestiging die - vind ik(!) - niet van toepassing is voor mij. Ik vind het wel een interessant idee, maar ik blijf het wel spannend vinden hoe het spanningsveld eruit gaat zien tussen de persoon die heeft bedacht dat een gebruiker(sgroep) moet bevestigen dat het document gelezen is, en de gebruiker die die noodzaak helemaal niet zo ervaart. Ik weet nog niet zeker hoe we hier mee om moeten gaan.

Reputatie 2
Badge

Dank voor je reactie, Koen! Fijn dat dit wordt opgepakt.
De kern van het verhaal is m.i. verduidelijkt in het antwoord bij de motivatie (punt 2), namelijk:

Indien lezers voor wie het document wel bedoeld is de optie 'n.v.t.' kiezen, hebben ze iets uit te leggen, de bevestiging zit er niet voor niets op.
De discipline m.b.t dit punt is een kwestie van goed instrueren.

Wellicht nog een idee om hier flexibel mee om te gaan en de opties bij de leesbevestiging via een applicatie instelling aan de organisatie over te laten? Zo kan ieder voor zich hierbij een afweging maken.

Reputatie 5
Badge +7

Ik ben het helemaal eens met @Ivo van Kampen. Het is in dit geval de ‘professional in the lead’: medewerkers op de werkvloer weten heel goed waar hun eigen verantwoordelijkheid ligt. Door ze in eerste instantie wel uit te nodigen voor de leesbevestiging, geef je ze de mogelijkheid om hier wat mee te doen. Als ze dan zelf bepalen om 'n.v.t.' in te vullen, is dat hun eigen verantwoordelijkheid. En zoals Ivo ook aangeeft: je kunt met elkaar in gesprek gaan waarom je welke keuze hebt gemaakt. 

Maar dat de keuze van ‘n.v.t.' nu geen optie is bij een leesbevestiging ervaren wij als groot gemis. Ik ben benieuwd naar de oplossing @Koen Sterken :wink:    

Reputatie 2
Badge +3

ik zou dat ook heel fijn vinden. Ik probeer mensen te vertellen dat als het niet van toepassing is ze in elk geval kennis hebben genomen van het bestaan en dus kunnen zeggen ‘ik heb gelezen’ maar ‘nvt’ zou veel beter zijn.

Ik weet niet of het mogelijk is maar ik zou het wel fijn vinden als je later de nvt weer zou kunnen wijzigen in ‘heb gelezen’ bv doordat je taken pakket is uitgebreid.

sommige mensen maken een opmerking bij het document maar daar kunnen we niet zo veel mee. ze zitten in een leesgroep en soms is er 1 persoon die iets niet doet daarvoor ga je geen nieuwe leesgroep voor aanmaken. het heeft ook niets te maken met het document, daar is niets mis mee, het past alleen niet bij iemands werkzaamheden.

Hallo,

ik ben he helemaal eens met bovenstaande reacties. De software zou tenminste de mogelijkheid moeten geven om als beheerder het gebruik van nvt toe te mogen staan. Tenslotte kent de beheerder de groep medewerkers het beste en kan zelf goed inschatten of het verantwoord is om de mogelijkheid “nvt” te bieden.

Daarnaast leidt een leesbevestiging op het moment dat deze afgedwongen wordt terwijl die niet van toepassing is, tot schijnveiligheid en verhoogd mogelijk zelfs het risico, dat een document waar het wel noodzakelijk was, niet voldoende gelezen wordt.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring