Naast management info diagrammen voor Meldingen ook de mogelijkheid om diagrammen voor Documenten te delen

  • 4 januari 2019
  • 19 reacties
  • 424 Bekeken

Reputatie 5
Badge +9
In AZ West beschikken we over onder andere iCheck & iTask waar we mooie statistieken via management informatie kunnen op maken.

Ik zou het echter even interessant vinden om op dergelijke manier statistieken op iDocument te kunnen maken. Bv. Aantal gepubliceerde documenten vergelijken over de jaren, aantal te controleren documenten (voorbij de deadline), aantal revisies gebeurd per jaar, ...

Wordt deze interesse gedeeld door andere communityleden/instanties?

19 reacties

Reputatie 2
Badge +5
Beste @Andrei Hollevoet ,

Ook wij zijn benieuwd naar de interesse van andere organisaties en ook naar wat voor diagrammen je dan zou willen zien.
Reputatie 6
Badge +6
Wij zouden graag de actualiteit van documenten terug zien met een diagram onder de tegel MI. Wij denken dit iets is waar leidinggevende meteen op willen acteren.

Idealiter zou doorklikken op niet actuele documenten de documentbeheerders moeten tonen, zodat de leidinggevende direct weet wie ze aan de jas moeten trekken.
Reputatie 6
Hoi @Andrei Hollevoet en @Silvia van Gils,

Silvia zegt het precies goed: we willen alleen management info maken als de getoonde informatie aanleiding geeft (of kan geven) om actie te ondernemen.

Voorbeelden als 'Aantal revisies' of 'aantal gepubliceerde documenten' zijn leuke getallen, absoluut! Maar gaat je werkdag er potentieel anders uit zien als je deze informatie te zien krijgt? Persoonlijk denk ik van niet.

Dat gezegd hebbende ben ik wel benieuwd naar vooral wat Silvia zegt: actualiteit van documenten. Wat is de definitie van een niet actueel document? x maanden oud?
Reputatie 6
Badge +6
@Koen Sterken Bij ons is een niet actueel document een document waarbij de controledatum verlopen is.
Reputatie 5
Badge +7
Hier precies hetzelfde als bij @Silvia van Gils . Documenten zijn verlopen wanneer de controledatum in het verleden ligt. Dit is info waar een leidinggevende op stuurt.

Daarnaast wellicht ook een diagram met het aantal documenten dat nog in beoordeling staat.
Reputatie 6
Bedankt voor jullie zinvolle suggesties! Het vormt voor ons een mooi beeld over wat er allemaal zinvol kan zijn voor management info over documenten. Op dit moment staat dit onderwerp niet op de agenda, maar we zullen jullie voorbeelden intern eens aankaarten.
Reputatie 4
Badge +6
Voor ons zou het ook wenselijk zijn om tabellen te laten zien voor de volgende onderdelen:
  • controle documenten
  • openstaande beoordelingen met een verstreken deadline
Mooi zou zijn dat je dit wel bv kunt afzetten tegen totaal aantal documenten.
Reputatie 4
Badge +8
Ik zou het wel interessant vinden om een diagram met aantal hits te tonen berekend over een periode met wellicht een vooraf bepaalde (KPI)onderverdeling.
Reputatie 3
Badge
Wat ik heel graag zou willen weten is wanneer welke versie van een document gepubliceerd is / was en of dit document op tijd gereviseerd is of dat dit document te laat gereviseerd is (nadat de controledatum van de betreffende versie vestreken was).
Dit dan uitgewerkt naar 2 opties:
  1. Een overzicht over een bepaalde (zelf te kiezen) periode / dag met daarin de op dat moment gepubliceerde versienummers en de controledatum van die versie.
  2. Een rapport waarin de historie van een document zichtbaar is. Dus per document alle versies met daarbij de publicatiedatum en de controledatum en de datum waarop de publicatie van de betreffende versie gestopt / onderbroken is (bij publicatie van de nieuwe versie / tussentijds).
Dit is wel per document terug te vinden in de historie maar niet eenvoudig in een overzichtelijke lijst / rapport te krijgen. Ik zou dit overzicht graag over een hele map / verzameling tegelijk willen maken.
Reputatie 6
Ik zie inderdaad een aantal voorstellen die ècht wat zeggen over de kwaliteit van de documenten. In welke vorm we dit in iProva moeten stoppen, en of we die investering (op korte/middellange termijn) willen doen, daar zullen we het intern eens over hebben, Wordt vervolgd!
Ook bij ons staat dit op ons wensenlijstje :-)
Het zou mooi zijn als er via managementinformatie te zien is per afdeling hoeveel procent van de documenten verlopen is (d.w.z. controledatum in het verleden). Hier wordt op gestuurd door de leidinggevende en op centraal niveau op gemonitord.
Badge +1
Graag zou ik een managementrapportage willen maken waarin in 1 grafiek is te zien ( dmv kolommen) hoeveel documenten er zijn, en hoeveel verlopen. De laatste zowel in aantallen als % als dat kan. Dit met een overzicht van bijv 3 maanden zodat je een goed verloop kan zien. hier een voorbeeld wat ik via excel heb gemaakt echter dit is een omslachtige manier en ik vroeg me af ik ik zoiets degelijks ook uit iprova kan halen.

Ook wij willen via managementinformatie, diagrammen mbt idocument kunnen zien.
Dezelfde vragen als wat hier reeds is voorgesteld.
Globaal overzicht van wat is gepubliceerd, in concept en in beoordeling.
Maar dit ook per afdeling, aantal verlopen documenten etc...
Badge +1
In een Portaal kan ik op basis van diverse modules, rapportages in de vorm van taartdiagrammen tonen.
Ik zou hier ook graag als managementinformatie een taartdiagram willen laten zien van de te controleren documenten,
Is dat mogelijk?

groet, Marja
Reputatie 6
Op dit moment zijn er geen concrete plannen om management-informatie voor iDocument te maken. Blijf dit topic wel aanvullen met ideeën voor grafieken, want er komt een moment dat we er wel mee aan de slag gaan, en dan hebben we een hoop inspiratie.
Managementinformatie voor iDocument zou zeker een toevoeging zijn.
Ook wij zijn geïnteresseerd in de al voorgestelde verdeling van de gepubliceerde documenten en verlopen documenten (controledatum al gepasseerd) Als mogelijk zowel het aantal als percentage.
Reputatie 1
Wij zouden graag de actualiteit van documenten terug zien met een diagram onder de tegel MI. Wij denken dit iets is waar leidinggevende meteen op willen acteren.

Idealiter zou doorklikken op niet actuele documenten de documentbeheerders moeten tonen, zodat de leidinggevende direct weet wie ze aan de jas moeten trekken.

Helemaal mee eens!

Een weergave van de documenten met een verlopen controledatum per afdeling evenals een weergave van beoordelingen die niet op tijd zijn afgehandeld zou bij ons ook zeer welkom zijn.

Verder helemaal eens met de pmerking van Silvia van Gils:

Wij zouden graag de actualiteit van documenten terug zien met een diagram onder de tegel MI. Wij denken dit iets is waar leidinggevende meteen op willen acteren.

Idealiter zou doorklikken op niet actuele documenten de documentbeheerders moeten tonen, zodat de leidinggevende direct weet wie ze aan de jas moeten trekken.
Reputatie 3
Badge +3

Wij gebruiken 3 rapporten voor stuurinformatie:

  • Autoriatiedeadline verlopen
  • Controledatum verlopen
  • Concepten >4 mnd in de workflow

Deze zou ik graag in een interactief diagram terug zien

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring