Overzicht houden op gedelegeerde controletaken

  • 12 maart 2020
  • 7 reacties
  • 109 Bekeken

Badge

Het is voor documentbeheerders lastig om overzicht te houden op controletaken die gedelegeerd zijn. Het blijft vereisen dat documentbeheerders zelf gaan zoeken naar informatie.

Voor documentbeheerders van kleinere mappen is dat nog haalbaar maar niet voor de documentbeheerders die over meerdere mappen waken.

Is het mogelijk om:

  1. bij de delegatie van de controle een datum in te stellen die als deadline dient tot wanneer een gedelegeerd controleur mag controleren - dan kan de documentbeheerder die persoon nog een herinnering sturen (evt. met een leidinggevende in CC) - een beetje à la de melding dat een beoordelingsdeadline is overschreden;
  2. bij de instellingen voor de documentbeheerders vakjes te maken om aan te vinken  dat we onmiddellijk een melding willen ontvangen via e-mail dat een gedelegeerd controleur heeft aangegeven dat het document niet hoeft te worden aangepast (dus controledatum weer verlengd)? Een beetje zoals de vakjes dat men een conceptversie heeft gemaakt van een te controleren document omdat het niet meer klopt en wel dient te worden aangepast.

 


7 reacties

Reputatie 6

Het is niet mogelijk om een deadline in te stellen bij het controleren. Ook gaan we nu nog geen vinkjes maken om meldingen te versturen als de taak is afgehandeld. Dat gezegd hebbende heb ik wel een workaround die je wellicht verder kan helpen.

 

Onder ‘zoeken’ (bij de mappenstructuur) kun je een geavanceerde zoekvraag samenstellen. Wat je daar kunt doen is een zoekvraag met als parameters:

  • documentbeheerder: jezelf
  • Aandacht vereist: kiezen uit de lijst welke instellingen je mee wilt nemen.

Op deze manier kun je voor jezelf in ieder geval al best een aardige ‘vaste’ zoekvraag maken, die je wat frequenter raadpleegt. Het lost niet al je problemen op, maar ik denk wel dat je een eind komt.

Badge

Dag Koen,

Even een tijdje met andere ‘dingen’ bezig geweest dan iDoc maar nu kom ik toch terug op mijn vraag en jouw antwoord. Waarvoor bedankt overigens. Maar anderzijds ook geen soelaas biedend.

De workaround die u voorstelt is handig ja, en helpt, maar is anderzijds in principe niet nodig. We hebben meestal per map de kolom ‘aandacht vereist' open staan samen met de kolom ‘gedelegeerd controleur'. Dat geeft wel een overzicht. Maar wij weten dan niet of die persoon het uiteindelijk goed heeft bevonden.

In ons ziekenhuis werken we met een aantal documentbeheerders die over grote hoeveelheden mappen waken - naast beheerders van kleinere mappen. Vooral voor hen wordt het steeds lastiger om te onthouden en altijd zoeken is niet aangenaam… vandaar dat het zo fijn zou zijn als we - naar analogie met de meldingen dat een gecontroleerd document in concept is gezet - een e-mail zouden kunnen krijgen wanneer een document gecontroleerd en goedbevonden werd.

Hebben andere(n) (ziekenhuizen) deze 2 zaken nog niet eerder gevraagd?

 

Daarnaast gebeurt iets anders dat wij als storend ervaren: we krijgen berichten dat een document moet worden gecontroleerd terwijl er al een conceptversie van is gemaakt (en om welke reden dan ook nog niet werd gepubliceerd). Dan stel je die controletaak uit. Ik kies meestal voor de standaard 2 weken. En soms meerdere malen. Is het dan niet beter dat het systeem niet vraagt om een document te controleren waarvan al een nieuwe conceptversie bestaat?

 

 

 

Reputatie 6

Hoi @vanaxe,

 

Bedankt voor je antwoord. Ik begrijp de irritatie van een controletaak wanneer er al een conceptversie is, maar in feite is het allemaal pas in orde wanneer het document daadwerkelijk aangepast (dan wel opnieuw gekeurd) is.

Badge +1

@vanaxe Wij herkennen ons ook hierin en het lijkt ons prettig als deze 2 zaken mogelijk zouden zijn binnen iProva. Verder liepen wij er tegen aan dat als degene met de controletaak ervoor kiest dat het document moet worden aangepast en vervolgens de documentbeheerder selecteert, er een conceptversie aan wordt gemaakt, maar de schrijfrechten niet automatisch aan de documentbeheerder worden toegekend. Indien de documentbeheerder niet de notificatie aan heeft staan dat hij/zij bericht krijgt dat er een nieuwe conceptversie is aangemaakt, wordt dit document uit het oog verloren. Wij gaan deze notificatie nu zeker aan zetten, maar jammer dat dit niet vanzelf aan de documentbeheerder kan worden/wordt toegekend.

Badge

@Mila Ik heb inderdaad de notificatie aanstaan dat een document (waarvoor de controletaak werd gedelegeerd) in concept wordt gezet. Ik heb er alleen zelf niets aan want ik ben van niets inhoudsdeskundig dus dan zou ik nog iemand moeten uitnodigen om het aan te passen. De persoon die de controletaak kreeg zou, wanneer er gekozen wordt om er een nieuwe conceptversie van te maken, de optie moeten krijgen wie er uitgenodigd zou mogen worden om te schrijven. Evt. zelfs meerderen. Zodra de conceptversie wordt ingediend kan ik het wel overnemen en de beoordelingsronde starten.

 

@Koen Sterken 

  1. Zou u opnieuw willen overwegen om de notificatie voor 'gecontroleerd en goedbevonden' te creëren a.u.b.?
  2. Is het mogelijk om het systeem te leren geen controletaak te sturen als er al een nieuw concept in de maak is a.u.b.?

Alvast bedankt!

Reputatie 6

Hoi @vanaxe,

Ik ben aan het nadenken over een betere oplossing voor je ‘overzichtsprobleem’. Daarover hopelijk meer, later dit jaar.

Voor wat betreft je tweede punt; ik ben het daar wel mee eens. Ik ga daarin eens kijken wat we kunnen doen.

Reputatie 6

Ik heb met mijn collega's even de voor- en nadelen besproken van het geen controle taak versturen wanneer er al een concept is. Er kleven ook wel wat nadelen aan. In het systeem zit er geen actieve controle op bijv. conceptdocumenten die al lang zijn aangemaakt. 

Op het moment dat we de taak weghalen kan het zijn dat er documenten tussen wal en schip verdwijnen, omdat er in het verleden al eens (misschien t.b.v. een opmerking op het document) een concept is aangemaakt, en deze nog niet gepubliceerd is.

Dus ondanks dat ik de frustratie van de taak (als je er echt al mee bezig bent) begrijp, denk ik dat het weghalen meer potentieel kwaad kan doen, dan goed.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring