🎁 Schrijvers vergeten "Wijzigingen t.o.v. de vorige versie" in te vullen

  • 29 november 2018
  • 14 reacties
  • 495 Bekeken

Reputatie 1
Badge +2
Het invullen van de wijzigingen tov de vorige versie hebben wij sinds kort verplicht gesteld. Nu is het mogelijk om als schrijver een document als concept bij de documentbeheerder in te leveren zonder de wijzigingen in te vullen. Zou het een idee zijn om dit veld ook verplicht invulbaar te maken, zodat het niet mogelijk is om de concept in te leveren zonder dit veld in te vullen? Net zoals het niet mogelijk is om een document in de beoordeling te zetten voordat de openstaande gebruikersopmerkingen zijn afgerond. Nu heeft de documentbeheerder een extra taak om de wijzigingen op te vragen bij de schrijver.

Ik heb geen idee of deze mogelijkheid er (in de toekomst) is en of deze behoefte bij andere gebruikers leeft?

14 reacties

Reputatie 6
Hoi @Sigrid Diemeer,

Je kunt ook meerdere schrijvers uitnodigen, en het is een beetje de vraag wat er dan moet gebeuren. Want het is natuurlijk maar één veld, die dan door meerdere gebruikers gevuld dient te worden.

Dat kan best wel problematisch worden.

Maar inderdaad, een goede vraag voor de community: herkennen jullie dit?
Reputatie 5
Badge +7
Wij hebben geen behoefte aan het verplicht stellen van de wijzigingen t.o.v. de vorige versie voor schrijvers, ivm datgene wat @Koen Sterken hierboven beschrijft.

Echter hebben wij wel het volgende...........
Wij zouden bij 'wijzigingen t.o.v. de vorige versie' graag een soort log willen zien, met een datum van de dag waarop iemand de 'wijzigingen t.o.v. de vorige versie' invult.
Als je namelijk deze wijzigingen hier neerzet, blijven deze daar altijd staan mits er geen nieuwe versie van het document wordt aangemaakt. Zo kan het voorkomen dat een document daar een opmerking heeft staan die al 4 jaar oud is en eigenlijk niet meer relevant. Als een document bij controle wordt goedgekeurd en de versie blijft gelijk, blijft de wijziging t.o.v. de vorige versie gewoon staan omdat geen nieuwe versie van het document wordt aangemaakt. Zo kunnen wijzigingen jaren blijven staan en niet meer van toepassing zijn. Door bijv. een datum hieraan toe te voegen weet je hoe oud de opmerking al is en kun je af en toe opschonen.
Reputatie 5
Hoi Berber,

Even kort over jouw opmerking; Vanaf versie iProva 5.10 gaat beter inzichtelijk worden hoe de geschiedenis van een document er uit ziet. Bij het tabblad publicatiehistorie (wat hernoemd is naar historie) is nu ook per versie te zien wat de wijzigingen t.o.v. de vorige versie zijn. Ben je hier mee geholpen?

Mocht je verder willen discussiëren over dit onderwerp dan kan ik deze reacties even los halen van dit topic in een nieuw topic, zodat uit de titel duidelijk blijft waar de discussie over gaat.
Reputatie 5
Badge +7
@Gijs Prins

Gijs, een historie is natuurlijk heel mooi, maar dag neemt het probleem nog niet weg dat als een 'wijziging tov de vorige versie' is ingevuld, deze altijd bij een document te zien blijft zolang een document bij controle niet vernieuwd hoeft te worden. Dus wat ons betreft mag je hier wel een nieuw topic van maken, want wij zijn vast niet de enige organisatie die hier tegenaan lopen.
Reputatie 4
Badge +8
Wij vinden het ook jammer dat de auteur dit vaker vergeet. Wij hebben de auteur standaard in de leesbevestiging staan, indien hij/zij dit vergeet, dan zet ik er standaard bij : "Reguliere evaluatie, geen wijzigingen noodzakelijk". Als derden dan reageren verwijs ik naar de auteur.
Het verplicht stellen hoeft wat ons betreft ook niet, vermelding in de handleiding, email notificatie en auteursverantwoording vinden wij meer dan voldoende en voorkomt paternalisatie😙.
Hier hetzelfde probleem. De auteur vergeet vaak de wijzigingen t.o.v. vorige versie in te vullen, waardoor de documentbeheerder het steeds moet terugsturen.

Het zou al helpen als het veld 'wijzigingen t.o.v. vorige versie' een wit tekstveld is net zoals bij het veld 'opmerking voor de documentbeheerder'. Nu is de auteur snel geneigd om in dat veld de wijzigingen toe te voegen. Daarnaast zou het heel fijn zijn als het veld verplicht gemaakt wordt.

Reputatie 6
We gaan er voor zorgen dat dit scherm wat gebruiksvriendelijker wordt waardoor de kans minder groot is dat men het gaat vergeten. Vanwege mijn eerdere opmerking gaan we nog steeds geen verplichting inbouwen, want dat is niet de oplossing die alle situaties oplost.
ik zou er ook heel blij me zijn als het minder verborgen is dat de schrijver de wijzigingen tov van vorige keer kan aangeven - zoals ook voorgesteld door Joyce Bakker
In de Engels versie is het nog makkelijker over het hoofd te zien erger; dan past de tekst op 1 regel

ik krijg nu heel vaak de wijzigingen door in de opmerkingen voor de document beheerder - en dat dan maar plakken naar het juiste veld bij het starten van de goedkeuringsronde

deze exacte wens heb ik in aug 2017 al geuit - direct na de invoering van dit scherm (W4708)
Reputatie 1
Badge +1
Ook wij lopen heel vaak tegen het probleem aan dat auteurs het vergeten in te vullen. Het kost een documentbeheerder dan extra tijd. Is het niet mogelijk om per organisatie te bepalen of het veld wel of niet verplicht gesteld is voor de auteur. Het zou hier in ieder geval heel veel frustratie schelen.
Reputatie 2
Badge +5
Wij zouden het veld wijzigingen tov vorige versie wel graag verplicht zien. Ik sluit mij aan bij het idee van Janneke. Organisaties hebben dan zelf de keuze of ze het veld verplicht willen maken of niet.
Wij zouden deze wijziging graag ook doorgevoerd willen hebben, de auteur is immers degene die de wijzigingen er in zet.
Reputatie 2
Ook in onze organisatie stoten we vaak op het probleem dat dit veld niet is ingevuld door de schrijver. Hierdoor moet de documentbeheerder over en weer mailen om dit in orde te brengen. Ik snap waarom het niet verplicht gemaakt kan worden, maar het zou beter zijn als het iets meer opvalt.
Ook wij lopen zeer regelmatig tegen het probleem aan dat de wijzigingen niet worden ingevuld door de auteur en het is bij ons en verplichting om deze in te vullen. Het zou dan ook erg fijn zijn als dit veld wel verplicht gemaakt kan worden.
Mocht dat om wat voor reden ook niet tot de mogelijkheden behoren, dan zou het al helpen als er een prominent hokje gemaakt kan worden, zodat een schrijver/auteur geattendeerd wordt dat dit informatie is die genoteerd moet worden. Dat is nu onderbelicht door 'slechts' en potloodje te tonen.
Reputatie 6
Badge +8

We gaan er voor zorgen dat dit scherm wat gebruiksvriendelijker wordt waardoor de kans minder groot is dat men het gaat vergeten. Vanwege mijn eerdere opmerking gaan we nog steeds geen verplichting inbouwen, want dat is niet de oplossing die alle situaties oplost.



🎁Deze wijziging vind je terug in iProva versie 5.13
 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring