Vraag

Toegang vragenlijst bij meerdere invullers: iCheck

  • 20 augustus 2019
  • 9 reacties
  • 111 Bekeken

Badge
Beste community-lezers,

Wij lopen tegen het volgende aan bij de iCheck vragenlijsten: indien er meerdere invullers zijn bij een, nog in te vullen, vragenlijst in iCheck heeft een 2e of 3e invuller geen toegang.

T.b.v. van de tracers zet ik voor de tracerdag het concept rapport klaar voor de auditoren (= invullers). Zo kunnen zij zich tijdig voorbereiden en inlezen. Echter wanneer 1 van de invullers de vragenlijst heeft bekeken (NIET ingevuld, maar alleen bekeken) hebben de andere invullers geen toegang meer. De andere invullers krijgen een melding dat zij geen rechten hebben of de melding dat de lijst reeds ingevuld is (terwijl dit dus niet zo is).

Wie heeft hiervoor een oplossing?

Mijn werkwijze is nu heel omslachtig:
de auditoren moeten zich kunnen inlezen, dus ik maak een vragenlijst in iCheck- via vele kliks kom ik bij de printknop - daar sla ik het bestand op in PDF - en mail ik het naar de betreffende auditoren (invullers). Hierbij opgemerkt dat de printversie erg lelijk is met een onoverzichtelijke layout.

Hier is vast een andere oplossing voor :-)

Hartelijke groet,
Petra de Lobel

9 reacties

Reputatie 3
Badge
@Petra de Lobel, hier hebben we een soort gelijk probleem. De meeste auditoren willen een papieren versie van de vragenlijst. Vervolgens kunnen ze nadat ze een print hebben gemaakt niet meer de vragenlijst invullen omdat deze vervolgens als concept in het systeem is opgenomen.

Hierbij vraag ik mij wel af of het probleem van het niet meer in de lijst komen in het systeem zit of dat de auditoren niet de juiste handelingen uitvoeren.

Maar goed komt erop neer, het moet makkelijker zijn voor de auditoren om zich voor te bereiden zonder dat er meteen gestart wordt met het invullen van de vragenlijst. Hierbij zou een optie om een voorbeeld versie te bekijken inclusief de optie om de lijst te printen voor de auditoren een uitkomst kunnen bieden.
Reputatie 6
We zijn op dit moment bezig om iCheck te verbeteren voor auditoren. Ik ga eens kijken of we deze problematiek ook mee kunnen nemen. Wordt vervolgd!
Reputatie 6
Badge +1
@Petra de Lobel Vullen de auditoren één lijst gezamenlijk in of vullen zijn elk een eigen lijst in?
Wij herkennen dit probleem namelijk niet. Wel de wens om je voor een tracer voor te bereiden. Maar niet het blokkerende gedeelte.
Wij hebben de vragenlijsten voor alle auditoren open staan en iedereen vult een eigen lijst in. Via de rapportage worden alle resultaten bij elkaar gezet.

@Andre Een vragenlijst die als concept in het systeem staat kun je openen via je takenlijst. Bij de meest recente versie van iProva krijg je bij het starten van de vragenlijst ook de vraag of je een nieuwe lijst wilt opstarten of diegene waar je mee bezig was af wilt maken.

Printen is overigens inderdaad een ramp. Wij hebben hier ook nog geen goede oplossing voor. We hebben een ontmoedigingsbeleid voor maar hebben het probleem, mede vanwege beschikbaarheid van devices, nog niet de wereld uit kunnen helpen.
Reputatie 4
Badge +1
@Silvia van Gils , ben niet @Petra de Lobel , maar wel van dezelfde organisatie. 😄

Wij hebben de Tracer op een OE staan als onderwerp, waardoor de invullers elkaar dus kunnen blokkeren indien de lijst de eerste keer geopend wordt.

Dit is vooral omdat we echt maar één lijst terug willen krijgen. De auditoren gaan nu achteraf in een bespreking samen de vragenlijst invullen. Zo krijgen we meer overeenstemming en vullen ze elkaar aan met wat ze gehoord / genoteerd hebben en of ze het daadwerkelijk gezien hebben.

Door de vragenlijst in te richten alsof deze over medewerkers gaat, kan je inderdaad meerdere mensen tegelijk toegang geven. Maar dan is er ook de kans dat ze eigen versies insturen, wat dus niet de bedoeling is.

We zouden graag zien dat ze juist gezamenlijk aan één lijst kunnen werken, dat tussen de uitgenodigde invullers één concept uit te wisselen is.

Het kan namelijk zomaar gebeuren dat één van de auditoren midden in de nabespreking wordt weggeroepen (b.v. SEH / OK ander specialistisch personeel). Nu moet men dan hun account afstaan of kan er simpelweg niet verder gewerkt worden.

We zouden nu bijna de vragenlijst tweemaal moeten uitzetten, één op medewerker om ze zicht te kunnen laten voorbereiden, en éénmaal op OE voor de definitieve audit. Of dus zoals nu printjes / PDFjes uitdelen op voorhand.
Reputatie 3
Badge +1
Hierbij aansluitend: er worden wel erg snel conceptversies opgeslagen.
Als je een vragenlijst opent en er nog niets in invult, wordt het al opgeslagen als concept en komt het in je taken te staan.
(Bijvoorbeeld omdat je de vragenlijst wil afprinten.)
Misschien is het een optie om een vragenlijst pas als concept op te slaan van zodra er ook echt iets is ingevuld?
Reputatie 6
Hoi allemaal! Een update! We zijn hard aan het werk om er voor te zorgen dat je met meerdere mensen één vragenlijst in kan vullen. De eerste resultaten zie je in dit topic.
Reputatie 2
Met meer mensen één vragenlijst kunnen invullen is een hele mooie ontwikkeling!

Wat betreft de tracers, kan een apart label voor de organisatie eenheid een misschien alternatief zijn. Daarmee voorkom je niet dat er maar één vragenlijst per organisatie ingevuld kan worden.
Wij hebben ervoor gekozen om ziekenhuisbrede tracers met objecttype 'Overig' klaar te zetten. Alle traceraars zijn 'invuller' en kunnen op elk moment een tracer vragenlijst invullen. Bij het invullen kiezen ze de organisatie eenheid (of eenheden als een tracer meerdere afdelingen betreft).
Reputatie 6
Badge +1
Mooie doorontwikkeling @Koen Sterken

Tot de tijd dat die beschikbaar is zou je @Petra de Lobel @Andre misschien een aparte gebruiker aan kunnen maken voor de auditoren. Dan kunnen de auditoren tijdens de audit gebruik maken van dat ene account. Hier zitten ook weer nadelen aan, maar het kan een oplossing zijn om mensen voorlopig in één vragenlijst te laten werken zonder dat ze hun eigen accountgegevens afgeven aan collega's.
Reputatie 4
Badge +1

Top, heel blij dat dit gerealiseerd wordt.

Zeker ook voor Risicomanagement bij de controle vragenlijsten zeer belangrijk. Wij zijn van plan in versie 5.12 namelijk een aantal onderhoudsstatussen te gaan opnemen bij de beheersmaatregelen. Voor een afdeling als Radiologie, worden deelgebieden door de afdeling zelf met de leverancier afgestemd, maar heeft ook onze eigen medische instrumentatie afdeling een taak en zal ICT zich bezighouden met de noodplannen bij b.v. uitval van elektra / netwerkvoorzieningen.

Dit nog weer bovenop wat we hierboven al besproken hebben. De preview ziet er alvast goed uit.

Begreep dat dit waarschijnlijk in 5.13 terecht gaan komen?

Reageer