Vraag

Word sjablonen met metavelden als documenttype

  • 21 augustus 2019
  • 6 reacties
  • 85 Bekeken

Bij het afdrukken van word documenten kan je een voorblad gebruiken met een aantal metavelden. Deze metavelden komen evenwel niet terug op pagina's van het werkelijke document, denk maar aan ID nummer en versienummer. Bestaat er een mogelijkheid om onder documenttypes "word sjablonen" met metavelden te maken, vb in header of footer van het document?

6 reacties

De afdruksjablonen in iProva werken niet voor elk type document hetzelfde.

Voor het afdrukken met afdruksjablonen maken we onderscheid tussen twee soorten documenten, HTML documenten en niet-HTML documenten.

HTML documenten zijn alle gestructureerde- en vrije webdocumenten. HTML documenten worden in het afdruksjabloon opgenomen. Bij deze documenten worden de koptekst en voettekst afgedrukt die in het afdruksjabloon zijn opgenomen,.

Niet-HTML documenten zijn alle documenten van de overig aanwezige documenttypen (met uitzondering van documenttypen 'Proces' en 'Resultaatgebieden matrix' wanneer je organisatie ook processen gebruikt). Bij deze documenten wordt het document na het afdruksjabloon afgedrukt. Het afdruksjabloon is hier enkel een voorblad. Bij het afdrukken wordt hier ook gevraagd om een 'Voorblad' te selecteren en wordt de term 'Afdruksjabloon' niet genoemd.
Word- en PDF-document behoren tot de niet-HTML documenten.

Op mapniveau kun je een 'vaste koptekst' bepalen die bij alle documenten uit de map wordt afgedrukt, hierin kun je ook velden opnemen. Misschien kun je deze gebruiken?
Dag Inge,

Ik ben van deze mogelijkheden op de hoogte. De vaste koptekst is inderdaad een mogelijkheid maar de layout hiervan is ronduit verschrikkelijk. Het afdrukken van het document na het afdruksjabloon wordt door vele auditors niet aanvaard omdat belangrijke informatie ontbreek zoals ID nummer en versienummer dat op iedere bladzijde moet worden afgedrukt.

Voor de aanmaak van de html afdruksjablonen gebruiken jullie een worddocument waarin je metavelden kan plaatsen. Waarom bieden jullie dezelfde mogelijkheden niet aan in de wordsjabonen.
Reputatie 6
Hoi @jguns. zoals @Inge Kuijpers al uitlegde wordt voor HTML documenten een Word document als sjabloon gebruikt, waarna de inhoud van het html document in dit Word document gevoegd wordt. Kop en voetteksten in het Word sjabloon worden dan ook toegepast op de toegevoegde html inhoud, omdat dit echt onderdeel is van hetzelfde document.

Voor Word documenten is dit echter lastiger. Want feitelijk hebben we dan 2 word documenten: het print “sjabloon” en het Word document zelf. Deze kunnen beiden op hun beurt kop en voetteksten hebben. Als je dit gaat samenvoegen is het lastig te bepalen welke kop of voettekst dan moet ''winnen''. Je krijgt dan potentieel ook issues met bijvoorbeeld bladzijde nummering. Om dit soort problemen te voorkomen is ervoor gekozen het sjabloon en het document apart naar PDF om te zetten en dan samen te voegen.
Beste,

Wanneer jullie in word de metavelden aanbieden moet je helemaal geen print sjabloon meer gebruiken. In dat geval kan je rechtstreeks afdrukken. Dit lost onmiddellijk enkele andere problemen op: (1) Je moet geen print sjablonen meer beheren voor word-documenten, (2) elke bladzijde van een document is correct geïdentificeerd en (3) mensen kunnen ook de printfunctie van pdf gebruiken die jullie vandaag niet kunnen afzetten waardoor er zeer veel verkeerde prints worden gemaakt zonder enige identificatie;
Reputatie 6
Beste Jguns

Wij begrijpen je verhaal, maar we zijn momenteel niet voornemens de werkwijze aan te gaan passen.
Zeer spijtig dat jullie blijven vasthouden aan een verkeerde werkwijze die aan geen enkele kwaliteitsnorm voldoet.

Reageer