Antwoord op het topic J.Vantricht
Bekijk origineelManagement rapportage: actuele documenten per specialisme/ afdeling
Zijn er al organisaties die terugkoppeling geven aan de organisatie over de stand van zaken van actuele documenten? Wij doen dit door een rapport uit iProva te draaien en hebben dan een Excel document waarin dit wordt vertaald. Best lastig document dat snel vastloopt omdat het zoveel data bevat. Is er iemand die hier een makkelijkere oplossing voor heeft? Misschien gegevens verkrijgt vanuit "achterkant" van iProva? Ik ben benieuwd....
Wij rapporteren het aantal definitieve documenten ten opzichte van de actuele. Dus in je rapport van iProva geef je aan dat je alle documenten wilt die verlopen zijn tot...en actueel vanaf. Voor bijvoorbeeld kwartaal 2 heb ik ingesteld:
Verlopen tot 30 juni en geldig vanaf 1 juli.
Dan komt daar een excel tabel uit die ik om moet zetten in een rapportage voor het kwartaal. In deze excel zitten allerlei draaitabellen die ervoor zorgen dat meerdere mappen behorende bij een specialisme worden opgeteld etc... Beste een hele klus geweest dit te bouwen. Indien er dingen wijzigen in naamgeving moet er vervolgens in dit rapport ook weer heel veel worden gewijzigd.
Ik dacht eens vragen hoe anderen dit doen en of er makkelijkere oplossingen zijn.
Gr Andrea
Verlopen tot 30 juni en geldig vanaf 1 juli.
Dan komt daar een excel tabel uit die ik om moet zetten in een rapportage voor het kwartaal. In deze excel zitten allerlei draaitabellen die ervoor zorgen dat meerdere mappen behorende bij een specialisme worden opgeteld etc... Beste een hele klus geweest dit te bouwen. Indien er dingen wijzigen in naamgeving moet er vervolgens in dit rapport ook weer heel veel worden gewijzigd.
Ik dacht eens vragen hoe anderen dit doen en of er makkelijkere oplossingen zijn.
Gr Andrea
Daar is het platform ook voor 🙂 Ik ben benieuwd of andere leden met een zelfde soort rapportage-behoefte een mooie oplossing voor je hebben. Ik zit zelf te denken of je zoiets niet met een draaitabelrapport voor elkaar kan krijgen, maar daar moet ik nog even over nadenken. To be continued.
Hoi Andrea,
Wij rapporteren elke maand naar leidinggevenden en managers het percentage verlopen documenten. Dat doen we a.d.h.v. een rapport van het type tabel.
Je krijgt dan een rapport met percentages verlopen documenten per map of afdeling.
Een manager of leidinggevende hoeft meestal niet te weten om welke documenten het precies gaat, maar wil graag aantallen of percentages weten.
Daarnaast hebben we een rapport "Lijst van documenten waarvan de controledatum verstreken is of binnen 90 dagen verstrijkt". Dit is een rapport dat elke documentbeheerder gemakkelijk kan uitdraaien. In deze lijst kun je naar keuze kolommen/velden opnemen.
In de bijlage vind je een aantal schermafbeeldingen.
Hopelijk heb je iets aan deze informatie!
Wij rapporteren elke maand naar leidinggevenden en managers het percentage verlopen documenten. Dat doen we a.d.h.v. een rapport van het type tabel.
Je krijgt dan een rapport met percentages verlopen documenten per map of afdeling.
Een manager of leidinggevende hoeft meestal niet te weten om welke documenten het precies gaat, maar wil graag aantallen of percentages weten.
Daarnaast hebben we een rapport "Lijst van documenten waarvan de controledatum verstreken is of binnen 90 dagen verstrijkt". Dit is een rapport dat elke documentbeheerder gemakkelijk kan uitdraaien. In deze lijst kun je naar keuze kolommen/velden opnemen.
In de bijlage vind je een aantal schermafbeeldingen.
Hopelijk heb je iets aan deze informatie!
Beste Janny,
Hartelijk dank,
Ik ga hem op deze manier eens draaien. Zeker in de toekomst als we de document boom beter gaan inrichten zou dit wel iets moeten opleveren. We hebben nu teveel submappen en daardoor moeten we nog een draaitabel in excel gebruiken om de juiste mappen onder 1 noemer te krijgen die in de rapportage naar de manager gaat.
Hoe hebben jullie de beheerstructuur in iProva neergezet en op welke wijze in de organisatie?
Zou ik je eens direct mogen mailen?
Gr Andrea
Hartelijk dank,
Ik ga hem op deze manier eens draaien. Zeker in de toekomst als we de document boom beter gaan inrichten zou dit wel iets moeten opleveren. We hebben nu teveel submappen en daardoor moeten we nog een draaitabel in excel gebruiken om de juiste mappen onder 1 noemer te krijgen die in de rapportage naar de manager gaat.
Hoe hebben jullie de beheerstructuur in iProva neergezet en op welke wijze in de organisatie?
Zou ik je eens direct mogen mailen?
Gr Andrea
Reageer
Word lid van de Infoland Community
Heb je al een account? Log in
Welkom!
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Inloggen met sociaal netwerk
Inloggen met Facebook Inloggen met LinkedInof
Enter your username or e-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.