Training

Documenten controleren

  • 19 November 2020
  • 21 reacties
  • 1302 Bekeken

  • Moderator: Infoland Customer Support Engineer
  • 2437 reacties

Wanneer je periodiek wilt controleren of gepubliceerde documenten nog actueel en correct zijn, kun je dit doen door gebruik te maken van ‘documenten controleren'.

In deze training leggen we uit hoe je dit kunt inrichten en hoe je vervolgens de controle kunt uitvoeren.


21 reacties

Reputatie 1
Badge +1

Hallo,

Bedankt, ik heb de instellingen op mapniveau ingesteld, dus voor nieuwe publicaties zal dit worden toegepast.

 

Echter, ik  wil voor de reeds gepubliceerde documenten ook instellen dat een jaar na publicatiedatum ik een bericht krijg dat die documenten gecontroleerd moeten worden. Als ik alle documenten in de map selecteer en via Eigenschappen wijzigen Te controleren voor kies dan kan ik alleen een fixed datum kiezen, maar dat wil ik niet, ik wil een jaar na publicatiedatum een bericht krijgen. Hoe kan ik dit voor elkaar krijgen?

Mvrgr,

Hertwig Halmans

 

 

Badge +1

Vraag: hoe kan ik deze training verwerken in een interactief document binnen onze organisatie?

Hoi @Hilma Verschoor,

Als je de training opent in een nieuw venster, dan kun je de URL kopiëren en deze in het interactieve document opnemen als hyperlink.

 

 

Reputatie 1
Badge +1

Goedemorgen Inge,

Zou je ook op mijn vraag willen reageren?

 

Met vriendelijke groet,

Hertwig

Hallo,

Bedankt, ik heb de instellingen op mapniveau ingesteld, dus voor nieuwe publicaties zal dit worden toegepast.

 

Echter, ik  wil voor de reeds gepubliceerde documenten ook instellen dat een jaar na publicatiedatum ik een bericht krijg dat die documenten gecontroleerd moeten worden. Als ik alle documenten in de map selecteer en via Eigenschappen wijzigen Te controleren voor kies dan kan ik alleen een fixed datum kiezen, maar dat wil ik niet, ik wil een jaar na publicatiedatum een bericht krijgen. Hoe kan ik dit voor elkaar krijgen?

Mvrgr,

Hertwig Halmans

 

 

Hoi @H. Halmans,

Dit kun je helaas alleen doen door bij de elk document de controledatum aan te passen. Bij het instellen van de datum voor meerdere documenten tegelijk kun je inderdaad alleen een vaste datum kiezen.

Ik ben wel benieuwd of er meer organisaties zijn die naast een vaste datum ook een variabele datum zouden willen toepassen, x tijd na de publicatiedatum.

Reputatie 1
Badge +4

De uitleg over Documenten controleren is duidelijk.

In onze organisatie is afgesproken dat documenten vóór het naderen van de controledatum altijd in concept gezet moeten worden en ter beoordeling moeten worden aangeboden. Om dit af te kunnen dwingen, zou ik graag de opties bij het controleren inperken; is dat mogelijk?

 

Als dat niet mogelijk is, zou ik dan de bevoegdheid om te mogen controleren uit de systeemrol van documentbeheerder kunnen halen of heeft dit andere consequenties? Krijgt de documentbeheerder dan nog wel steeds bericht van het naderen van de controledatum?

 

Bij voorbaat dank voor de reactie!

 

Hallo @Karen van Vliet,

De mogelijke opties bij “document controleren” inperken is niet mogelijk. Je hebt bij het document controleren de mogelijkheid om een nieuwe conceptversie aan te laten maken door het systeem.

Het “Document controleren” recht is een specifiek recht voor de documentbeheerder. Dit recht kun je deze rol niet ontnemen.

 

 

 

Badge +1

Hallo,

 

In de training zie ik staan dat een controle taak alleen gedelegeerd kan worden aan een autorisator of auteur. Echter was het bij ons mogelijk om ook de beoordelaar te selecteren.

Na de update naar Zenya lopen wij er tegenaan dat het niet meer mogelijk is om de beoordelaar te selecteren als de controle taak wordt uitgevoerd via de takenlijst. 

Als de controle taak wordt uitgevoerd via “documenten” is dat wel mogelijk.

 

Graag hoor ik hoe wij dit het beste  (en de meeste efficiënte wijze) kunnen oppakken.

 

Met vriendelijke groet,

Lena

Hoi @LenaGrevinga,

We gaan dit op de servicedesk uitzoeken.

Badge +1

Wij willen deze functie uitschakelen bij onze documentbeheerders aangezien die bevoegdheid enkel bij de inhoudelijk verantwoordelijke ligt en niet bij de beheerder. Hoe krijgen we dat voor elkaar?

Reputatie 5
Badge +6

@Marion van Baal 

Dit kan je doen bij de gebruikersrollen, vinkje aan of uit bij desbetreffende rol (die toegekend is aan een gebruiker).

 


 

Wij willen deze functie uitschakelen bij onze documentbeheerders aangezien die bevoegdheid enkel bij de inhoudelijk verantwoordelijke ligt en niet bij de beheerder. Hoe krijgen we dat voor elkaar?

De systeemrol Documentbeheerder heeft altijd het recht om documenten te controleren en documenten te bewerken, je kunt deze twee rechten bij die rol niet uitzetten.

Badge +1

@ Khar-Cheong Lai: dank voor deze tip. Wij hebben echter onze lokale documentbeheerders van de afdelingen de rol toebedeeld zoals in jouw screenshot. Blijkbaar is de systeemrol overrulend want dat vinkje is desondanks zichtbaar en ook actief bij de documentbeheerders.

Nogmaals dank voor het meedenken.

Reputatie 5
Badge +6

je zou dan de rol “documentbeheerder: toe kunnen kennen aan 1 of 2 personen, deze gebruikers krijgen dan de controle taken.

Vervolgens de rol “Documentbeheerder zonder controleren (functioneel zonder document controleren)” toekennen aan de documentbeheerders die niet hoeven te controleren.

Dus ik heb de systeemrol “documentbeheerder” en mijn collega “documentbeheerder” heeft de rol “functioneel zonder document controleren”. Hij krijgt de controle taken niet.

Een gebruiker zou in principe 1 rol moeten hebben

 

Reputatie 1
Badge +6

Bij ons zetten documentbeheerders soms de controledatum vooruit in de Eigenschappen, in plaats van via Document controleren. Dit is onwenselijk, we zien in het activiteitenlog namelijk niet terug dat een beheerder dit heeft gedaan (er staan dan alleen “eigenschappen zijn aangepast”). Kan de optie om de datum aan te passen via Eigenschappen, worden uitgezet. Zijn er andere tips om te voorkomen dat er zonder dat we het merken, documenten “vooruit” gezet worden?

Reputatie 5
Badge +5

Hoi @lsnoei 

Dit is een optie die in instelt op het tabblad "Algemeen” van de eigenschappen van een map:

 

Als je die uitzet, dan kun je de controledatum niet meer wijzigen.

Reputatie 1
Badge +6

Superfijn! Dank @Chaim Leunissen 

 

Reputatie 3
Badge +6

Wij willen graag de controledatum op een document op 3 jaar zetten en daarna het document in concept zodat het door de beoordelingsflow gaat.

We hebben (in de testomgeving) al de controledatum uitgezet maar dan komen toch de opties die ik niet wil.

Is er een mogelijkheid om nu in te richten dat indien de controledatum verschuiven uitstaat er bij het verstrijken van de controledatum automatisch het document in concept gezet wordt?

Indien die er niet is wat zou dan de meest passende werkwijze zijn zodat we zo min mogelijk handwerk hebben met het bijhouden van lijsten?

Met groet,

Anja

Reputatie 5
Badge +5

@Anja Versteegden 

Uit je reactie meen ik op te maken dat je handmatige lijsten aanmaakt en opvolgt. Als dat het geval is, dan raad ik je aan om een mapoverstijgend overzicht op de kolom "Aandacht vereist” in te richten. Op die manier kun je heel snel zien voor welke documenten de controledatum nadert of verstreken is, zie Overzicht houden op documenten in het beheer en Vind de documenten die je zoekt met de 'geavanceerde zoekvraag'

Daarnaast kun je vanuit dat overzicht direct het document dat gecontroleerd dient te worden openen door erop te klikken.


Wat betreft het automatisch aanmaken van concepten a.g.v. het verstrijken van de controledatum voorzie ik andere issues. Automatiseren betekent namelijk in alle situaties dezelfde handeling uitvoeren.
Daarom een vraag: wie krijgt er dan een taak om dat concept verder op te pakken?
En ook een inschatting: ik vermoed dat er weinig organisaties zijn die willen dat er a.g.v. het verstrijken van een controletermijn automatisch concepten worden toegevoegd. 

 

Om daar de regie over te houden is er een controletaak die de keuze biedt tussen:

  • Huidige versie handhaven (met een nieuwe toekomstige controledatum tot gevolg)
  • Nieuwe versie schrijven en publiceren (met een nieuwe controledatum op de nieuwe versie)
  • Archiveren

Op het moment dat het document herschreven dient te worden, vult de documentbeheerder (of de gedelegeerde documentcontroleur) in wie die taak op zich neemt.
Daarnaast kunnen ook de inzichten en werkwijzen in 3 jaar tijd enorm wijzigen: het is denkbaar dat een document tegen die tijd niet meer nodig is - vandaar de optie om een document te archiveren.

Het is tot slot denkbaar dat ik het scenario waar je tegen aan loopt onvoldoende begrijp. In dat geval verneem ik graag meer details.

 

Reputatie 3
Badge +6

@Chaim Leunissen 

Mijn bovenstaande vraag is gerelateerd aan de andere topic vraag; Documenten controleren - wat is jullie beleid?

We willen nu instellen dat de controledatum niet meer aan te passen is maar zouden dan juist willen dat het document in concept komt als de controledatum verstreken is.

Reden zo gaan de documenten de gehele beoordelingsflow door wat ons inziens wenselijker is. (zie andere topic). Ik lees daar ook dat andere zkh zelfde behoefte hebben.

 Hoor graag hoe dan de optimale werkwijze zou kunnen zijn.

 

Reputatie 4
Badge +4

Hi @Anja Versteegden,

Je kunt op de map aangeven dat de controle datum niet gewijzigd mag worden, echter dat er automatisch een concept aangemaakt wordt als de controledatum is verstreken is niet mogelijk, je zou daar een idee voor kunnen aanmaken.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring