Documenten die bij elkaar horen aan elkaar koppelen

Hoi Inge, 

Ik weet niet of andere organisaties hier ook tegenaan lopen, maar wij merken dat documentbeheerders/schrijvers nu in plaats van het aanbrengen van verwijzingen in het document, het document koppelen in de hoop dat dit in het document te zien is.  Is er een mogelijkheid dat de verwijzingen naar interne (iprova) documenten, standaard worden opgenomen bij de gekoppelde documenten. Dan kunnen wij de gebruikers aanleren alleen via verwijzingen te linken naar een document

@Koen Sterken , daar heb je ook zeker gelijk in. Is er een mogelijkheid om het koppelen van documenten uit te schakelen/ weg te autoriseren? Zo ja, waar vind ik die 

Hallo,

Is het mogelijk om bij gekoppelde documenten ook Document ID te tonen?
Groet,

Mila

Het klopt dat niet elke verwijzing in een document een gekoppeld document is. Voor verwijzingen die een relatie hebben met het document hebben wij in onze formats 2 kopjes:

1. bijbehorende documenten (documenten die een relatie hebben, bijvoorbeeld beleid waaruit een werkinstructie volgt)
2. bijlagen (bijvoorbeeld een aanvraagformulier bij een werkinstructie)

Nu zouden wij voor deze gerelateerde documenten graag de mogelijkheid van ‘gekoppelde' documenten gebruiken omdat bij een nieuwe versie dan een signaal komt dat het mogelijk van invloed is op het bijbehorende document dan wel een bijlage. Het document koppelen leidt echter tot dubbel werk omdat je het op meerdere plaatsen toe moet voegen.

Het zou mooi zijn als je de inhoud van ‘gekoppelde documenten onder ‘eigenschappen’, in je format op kunt nemen, zodat gebruikers deze ook direct zien. Nu moet een gebruiker naar ‘meer’→ ‘details’→ om onder gekoppelde documenten de hyperlinks te vinden. Dat zullen niet veel gebruikers doen.

Bijkomende voordelen zijn:

1.  je niet via de hyperlink wizard de link aan hoeft te maken in het document zelf.
2. bij een nieuwe koppeling van een document, de link ook gelijk zichtbaar is in het document dat gekoppeld wordt.
3. last but not least: je kunt op deze manier snel hyperlinks naar meerdere 'bijbehorende documenten’ toevoegen.

Zou m.i. het documentbeheer enorm ten goede komen, ook omdat bij verwijdering van één van de gekoppelde documenten de hyperlink in bijbehorende documenten gelijk verwijderd zijn.

Zijn er meer die de ‘wens’ hebben om gekoppelde documenten in het format op te kunne nemen zodat deze ‘aan de voorkant’ worden getoond in het document?

Het verbaast me overigens wel dat als je een gekoppeld document verwijdert, er GEEN melding gegenereerd wordt dat er gekoppelde documenten zijn (waar de verwijdering toch mogelijk van invloed op kan zijn?); is dit een bug of onbedoeld niet ingebouwd door Infoland?

@mvalken4

Er zitten meerdere aspecten aan je bijdrage en ik stel voor dat we die nader verduidelijken uitsplitsen.

Als eerste een reactie over de toegankelijkheid van documentgegevens:
Met ingang van Zenya versie 6.3.0 krijgt de "Detail”-knop een prominente plek bij een document waardoor de link met gekoppelde documenten makkelijker bereikbaar wordt, zie:
 

 

Daarnaast geef je het volgende aan: "Het document koppelen leidt echter tot dubbel werk omdat je het op meerdere plaatsen toe moet voegen.” en ook "Zijn er meer die de ‘wens’ hebben om gekoppelde documenten in het format op te kunne nemen zodat deze ‘aan de voorkant’ worden getoond in het document?”
Als bovenstaand antwoord niet aansluit op de werkvloer dan nodig ik je hierbij uit dit aspect als een idee in te dienen via het ideeënforum? Dan komt het namelijk niet alleen ter beoordeling van de andere Community leden, maar ook bij mijn collega's van de ontwikkelafdeling.

Tot slot: ik heb een melding bij de Infoland Servicedesk geregistreerd waarin de focus expliciet op het laatste aspect ligt: "Het verbaast me overigens wel dat als je een gekoppeld document verwijdert, er GEEN melding gegenereerd wordt dat er gekoppelde documenten zijn (waar de verwijdering toch mogelijk van invloed op kan zijn?); is dit een bug of onbedoeld niet ingebouwd door Infoland?”

Dank je Chaim. Ik heb het idee op de juiste plaats in de Community geplaatst. Fijn wel dat details n 6.3. een directe toegang krijgt maar toch denk ik dat de gekoppelde documenten in de formats zélf tonen een hele mooie verbetering zal zijn. En fijn ook dat je een melding aangemaakt hebt m.b.t. het niet geven van een melding wanneer een document dat gekoppeld is verwijderd.