Documenten in uitwisselformaat importeren

Hoi @kjanssen, er zijn geen verschillen.

Hallo @kjanssen,

Er zijn 2 manieren om documenten met hun velden te exporteren en in een andere omgeving te importeren.

• via een webshare, zie bovenstaande training
• door het document in uitwisselformaat (.idf)  te exporteren en daarna in de andere omgeving te importeren

zie ook het antwoord bij 

@kjanssen Alleen de webshare optie biedt de mogelijkheid om in 1x meerdere documenten inclusief velden te importeren.

Als je via de IDF import/export werkt, dan kun je telkens 1 document importeren.

@kjanssen

Ik raad je aan om ook Gedeelde documenten opnemen in je Portaal m.b.v. Webshare Pro te lezen.

De inleiding van dat artikel luidt:

Speciaal voor organisaties die gebruik maken van Documenten & Processen maakt Zenya het mogelijk om documenten van andere organisaties en/of instanties automatisch te importeren in de eigen Zenya omgeving. Vervolgens kunnen deze documenten via het portaal toegankelijk gemaakt worden aan al uw medewerkers. Deze functionaliteit voorziet tevens in het onderhoud van de geïmporteerde documenten: zodra er nieuwe of gewijzigde documenten gepubliceerd worden, dan zal deze wijziging automatisch gesynchroniseerd worden. Effectief betekent dit dat het startportaal van uw medewerker een centrale bron voor alle relevante én actuele informatie wordt, of het nu gaat om eigen documentatie of documentatie van ketenpartners, leveranciers, (landelijk) leidende instanties, etc.

Hieruit blijkt dat je documenten die je via een webshare binnenhaalt via je portaal beschikbaar kunt maken aan iedere medewerker binnen je organisatie.

Andere leestips:

• Hoe deel ik (een set) documenten met externen? | Infoland Community
• Wanneer wordt een nieuwe versie van een document zichtbaar in een Webshare met meerdere documenten? | Infoland Community
• FAQ Webshare ('Documenten') | Infoland Community

@kjanssen 
De beschikbaarheid van de webshare optie "Gebruikte webshares van anderen” is mogelijk afhankelijk van je licentie afspraken. Ik raad je aan om dat na te vragen bij jullie accountmanager.

@kjanssen 

Je kunt alleen meerdere documenten in 1x importeren als iemand een webshare met een set van meerdere documenten aanbiedt én je effectief over een Webshare Pro licentie beschikt.
Ik stel voor dat je met je accountmanager nagaat welke licentie er actief is.

Als de licentie niet de oorzaak is, dan ontbreekt de mogelijkheid wellicht omdat je geen rechten hebt, zie Hoe geef je gebruikers rechten voor de applicatiebeheer onderdelen voor Documenten? | Infoland Community voor meer informatie over het DOC applicatiebeheer onderdeel "Webshares”