Training

Hoe stel je in wie een document mag lezen?

  • 19 March 2019
  • 15 reacties
  • 1419 Bekeken

  • Moderator: Infoland Customer Support Engineer
  • 2158 reacties

Sommige documenten wil je niet voor iedereen beschikbaar maken, je wilt deze alleen laten lezen door een beperkte groep gebruikers. Je kunt bij elk document via leesrollen bepalen wie het document mag lezen. In deze training leggen we je uit hoe je kunt instellen wie een document mag lezen.


15 reacties

Reputatie 1
Badge +1
Goedemorgen,

Bedankt voor de heldere uitleg, ik pas dit ook al geruime tijd toe en dit is mij bekend, maar voor een collega documentbeheerder is dit goed te volgen en daarmee weet hij snel hoe hij dit moet doen.

Wat ik niet weet, en dat irriteert mij steeds een beetje, is dat ik niet weet of het mogelijk is om, als je voor een map een aantal mogelijke gebruikersgroepen hebt ingesteld, je een van die groepen als default kunt aanwijzen, in de meeste gevallen is het namelijk 1 groep die ik steeds toewijs maar dat betekent elke keer de eigenschappen openen of van een groep documenten de eigenschappen wijzigen. Dit kost extra kliks en tijd.

Bestaat deze functionaliteit in 'Documenten'?

Met vriendelijke groet,
Hertwig Halmans

Wat ik niet weet, en dat irriteert mij steeds een beetje, is dat ik niet weet of het mogelijk is om, als je voor een map een aantal mogelijke gebruikersgroepen hebt ingesteld, je een van die groepen als default kunt aanwijzen, in de meeste gevallen is het namelijk 1 groep die ik steeds toewijs maar dat betekent elke keer de eigenschappen openen of van een groep documenten de eigenschappen wijzigen. Dit kost extra kliks en tijd.

Bestaat deze functionaliteit in 'Documenten'?


Deze functionaliteit bestaat niet, standaard staan de leesrechten altijd op 'Publieke lezer'.
Reputatie 1
Badge +1
Hallo,

Bedankt voor uw reactie, dan weet ik tenminste zeker dat ik die mogelijkheid niet over het hoofd gezien heb. Mochten er anderen zijn die tegen hetzelfde aanlopen dan roep ik hen bij deze op dit te laten weten, wellicht dat Infoland dan in de toekomst hiervoor een optie mogelijk maakt: default lezersgroep voor een folder.

Mvrgr,
Hertwig Halmans
Reputatie 5
Badge +5
Onderstaande optie is door Hertwig getest en volledig akkoord bevonden! 😀

Wanneer je meer dan 1 leesrol aangemaakt hebt in het applicatiebeheer, dan wordt de volgende optie beschikbaar gemaakt in het tabblad "Algemeen" van de mapeigenschappen:



Wanneer je die optie instelt op een andere leesrol dan "publieke lezer", dan worden alle nieuwe documenten automatisch toegewezen aan die ingestelde leesrol.

In het tabblad "Rechten" van een map bepaal je welke gebruikers(groep) is verbonden met iedere leesrol.
Reputatie 4
Badge +7

Ik heb bij de inrichting van iDocument destijds het volgende advies gekregen:

  • een gebruikersgroep aanmaken,
  • hierin de bewuste medewerkers plaatsen die specifieke documenten moeten kunnen lezen
  • op de map waarin deze documenten zitten, de groep ‘Alle aangemelde gebruikers’ weghalen
  • de nieuw aangemaakte gebruikersgroep toevoegen en een vinkje zetten bij ‘Publieke lezer’.

Hoe verschilt deze methode met de in de training beschreven methode? Met andere woorden: wat zijn voor- en nadelen van beide methodes in welke situaties?

Hoi @Michel Pot,

De methode die je gebruikt is eigenlijk niet anders dan die in de training. Je gebruikt een gebruikersgroep en die geef je rechten voor de leesrol ‘publieke lezer'.

Het voordeel van deze methode t.o.v. het toekennen van rechten voor individuele gebruikers is dat je eenvoudig de groepsleden van de groep kunt aanpassen en daarmee ook dus direct de leesrechten.

Het toekennen van rechten aan een gebruikersgroep is daarmee ook bij andere rechten die je kunt instellen in iProva vaak heel handig.

Badge +1

Beste @Inge Kuijpers ,

 

Al onze documenten zitten momenteel centraal in 1 map. We zouden graag een afzonderlijk portaal willen inrichten voor een specifieke afdeling. De bedoeling is dat bepaalde documenten enkel zichtbaar zullen zijn voor deze afdeling en niet langer ziekenhuisbreed via het algemene portaal. We hebben momenteel reeds leesrollen aangemaakt en ingesteld per document en gebruikersgroepen aangemaakt. De vraag is echter hoe ik nu de gebruikersgroep kan koppelen aan deze leesrollen. De rechtenstructuur per map aanpassen, kan ik niet omdat we slechts met 1 map werken.  

Hoi @Marjolein Ingels, dat gaat dan zoals in de training hierboven wordt uitgelegd:

  • Je maakt leesrollen (heb je al gedaan)
  • Bij de rechten op de map geef je aan welke gebruikers(groepen) welke leesrol hebben
  • Bij de documenten stel je in welke leesrollen het document mogen lezen
Badge

Beste Inge,

In de training leg je heel duidelijk uit hoe je een leesrol voor een groep kunt aanmaken. Ik heb dat al een keer met succes toegepast. Maar hoe geef je 1 specifieke persoon leesrechten op 1 document?

Een voorbeeld bij ons is de registratie van medewerkers die in contact kunnen komen met gevaarlijke stoffen, een verplichting vanuit de arbowet. We willen alle afdelingsregistraties in 1 map zetten die wordt beheerd door de milieucoördinator. Per document willen we instellen dat elke leidinggevende alleen ‘zijn’ afdelingsdocument kan zien. Kan dat?

Er staan persoonsgegevens in de registratie en de leidinggevende moet de registratie jaarlijks bijwerken via de beheerscyclus in Zenya. Ik vermoed dat dat werkt dat met ‘PrivĂ© lezer’, maar hoe kan ik dat voor de juiste leidinggevende instellen op documentniveau?

Hallo @Hanneke Friebel 

Je dient dan inderdaad te werken met PrivĂ© lezer rollen. Als ieder document slechts door 1 leidinggevende gelezen mag worden en verder door niemand dan dien je per leidinggevende een aparte privĂ© lezer rol aan te maken en die toe te kennen aan de juiste leidinggevende bij de eigenschappen van de map. Bij het document ken je “document kan worden gelezen door” dan toe aan die specifieke lezer rol.

Badge

Dank je wel @Cindy Segers, dat is al wat ik vermoedde.

Hoi,

Voor 3-tal mappen heb ik geprobeerd om de documenten die hierin staan alleen te laten zien aan een bepaalde groep. Ik heb hiervoor:

  • Een leesrol aangemaakt in de gebruikersrollen
  • Een gebruikersgroep aangemaakt met de gebruikers die de documenten mogen zien
  • Op de documentenmap heb ik de rechten ingesteld met de gebruikersgroep en de gebruikersrol
  • Op de documenten heb ik de leesrol bij betrokken personen toegepast
  • De verzamelingen zijn gemaakt en ook toegevoegd aan het portaal

Als ik alle berichten hierboven lees moet dit voldoende zijn om de documenten op het portaal te laten zien aan een bepaalde groep gebruikers. Helaas is dit niet het geval. Er zijn maar een paar documenten te zien, maar het overgrote deel wordt niet zichtbaar.

Heeft iemand enig idee wat ik nog vergeet?

Groeten, 

Lisette

Hoi Lisette,

Ik zet je vraag door naar onze servicedesk, zij pakken het verder met je op.

Reputatie 1
Badge +6

Hoi @Inge Kuijpers ,

 

ik heb een vraagje over de leesrollen. Ik heb bij de rechten op de map ingesteld dat de gebruikersgroep “alle gebruikers” publieke leesrechten heeft.

 

Nu wil ik bij een document de leesbevestiging verplicht maken voor een aantal gebruiksersgroepen. Bijvoorbeeld de groep “Directeur”. Alle leden van deze groep zitten ook in de groep “alle gebruikers”. Als ik nu de gebruikersgroep bij document instel worden deze grijs, met als melding “Geen leesrollen”

 

Is dit een probleem? Krijgen de leden van deze groep nu wel gewoon een taak voor de leesbevestiging?

Of moet ik verplicht alle gebruiksgroepen toevoegen aan de rechten op de map, om te zorgen dat iedereen zijn bevestigingen krijgt?

Reputatie 3
Badge +4

Hi @AnnetteG,

Dit is geen probleem, de gebruikers van deze groep zullen een taak krijgen voor de leesbevestiging.
De reden hiervan is, dat het systeem niet de groepen herkent, ondanks dat de "alle aangemelde gebruikers” is ingesteld als lezer.

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring