Informatie verandert snel en van professionals wordt verwacht dat ze efficiënt en zo foutloos mogelijk werken. Met Zenya DOC, ons documentmanagementsysteem, is het gemakkelijk om informatie overal en in diverse vormen te beheren. Bovendien stelt het je in staat om jouw professionals altijd te voorzien van de juiste en relevante informatie die zij nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen.
In dit stappenplan lees je welke stappen je kunt doorlopen om tot de meest optimale en logische inrichting voor het beheren en raadplegen van documenten en processen te komen, zodat je maximaal gebruikmaakt van de mogelijkheden van Zenya DOC.
Algemeen
Applicatiebeheer
In het applicatiebeheer vind je diverse onderdelen waarmee je Zenya DOC kunt inrichten.
1.Gebruikers
- Centrale rechten - Rechten toekennen voor applicatiebeheer onderdelen
- Gebruikersrollen – Uitleg per rol
- Gebruikersrollen - Rechten toekennen voor documentbeheer
- Verantwoordelijkheden overnemen - Van een andere gebruiker
- Licenties - Welke medewerker heeft waarvoor een licentie?
2.Systeeminstellingen
- Synoniemen – Zoekresultaten verbeteren
- Begrippenlijst - Begrippen toelichten voor lezers
3.Documenten
3.1 Documenttypen
- Voor- en nadelen van verschillende typen
- Gestructureerde documenten
- Vrij web documenten
- Interactieve documenten
- Office documenten
3.2 Processen
Een speciaal documenttype is ‘’Proces’’. Je kunt dit gebruiken voor het tekenen van processen.
- Proces
- Velden per shape
- Sjablonen
- Rollen en functies – Voor taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) matrix
3.3 Velden
- Velden – Metadata toevoegen aan documenten en processen
- Veldtype Kaartenbak
- Veldtype Kaders
3.4 Beoordelingsjablonen - Bepaal de workflow voor de beoordeling
3.5 Afdruksjablonen - Bepaal hoe je een document wilt afdrukken
3.6 Stijlen – Opmaak voor documenten standaardiseren
3.7 Snelcodes - Snel documenten vinden en delen
4. Bulkexport
5. Webshare
6. Koppeling met het portaal
Documentbeheer
Hieronder vind je meer informatie over het beheer van documenten en processen.
1.Mappen
- Mappenstructuur
- Algemene instellingen van een map
- Mediaknooppunt - Slim beheren van afbeeldingen, video's etc.
- Documenttypen per map
- Beoordeling per map
- Velden per map
- Rechten per map
- Instellingen vastzetten – Voor submappen
2.Documenten en processen beheren
2.1 Lijst van documenten
2.3 Documenten importeren
2.4 Documenten schrijven en bewerken
- Gestructureerd document
- Vrij web document
- Interactief document
- Proces
- TVB Matrix
- Shapes
- Word en Excel
- Overige typen
2.5 Document wijzigen naar een ander type
2.7 Documenteigenschappen
- Algemene documenteigenschappen
- Betrokken personen
- Compliance
- Gekoppelde documenten
- Velden instellen
- Risico’s bij Processen
2.8 Documenten beoordelen en publiceren
2.9 Opmerkingen bij een document behandelen
2.10 Document controleren
2.11 Concept versie – nieuwe versie aanmaken
3.Rapportages over Documenten
3.1 Hoe maak je een rapport?
3.2 Typen rapporten
3.3. Inzicht in wie documentbeheerder is
4.Zenya Search app
4.1 Laat medewerkers documenten lezen op een tablet of mobiel apparaat