Documenten permanent verwijderen uit het archief

  • 25 January 2019
  • 0 reacties
  • 501 Bekeken

Reputatie 6
Badge +7
Iedere documentversie die ooit gepubliceerd is geweest, blijft permanent bewaard in het archief. Logisch, voor documenten die onderdeel uitmaken van je kwaliteitsmanagementsysteem.
Toch zijn er in iedere organisatie wel eens situaties waarin je een document toch permanent wilt verwijderen uit het archief. Denk aan documenten die zijn aangemaakt en gearchiveerd in de opleidings- en test-fase die voorafgaat aan de ingebruikname van het documentbeheersysteem.

Met ingang van iProva versie 5.10 is het mogelijk om documenten te verwijderen uit het archief, mits je daartoe gemachtigd bent.


Instructie


Welke rechten heb je nodig?
Om een document te kunnen verwijderen uit het archief, heb je de juiste rechten nodig.
De volgende rechten moeten aan jouw gebruikersaccount worden toegekend via Applicatiebeheer > Gebruikers en gebruikersgroepen > Centrale rechten:
  • Archief
  • Documentarchief verwijderen

Het eerste recht stelt je in staat om het archief te bekijken. Het tweede recht machtigt je om een document te verwijderen uit het archief.

Een document verwijderen

  1. Kies in het Ga naar menu voor Gearchiveerde documenten.
  2. Navigeer naar de archiefmap waarin de document(en) staan die je wilt verwijderen.
  3. Vink de document(en) aan.
  4. Klik op de knop Document verwijderen.
  5. Het systeem vraagt om bevestiging.
  6. Het document wordt daarna permanent verwijderd.



Let op: in het iProva activiteitenlog is altijd terug te vinden dat het document heeft bestaan, dat het is gearchiveerd, en dat het vervolgens is verwijderd uit het archief (en door wie en wanneer).


0 reacties

Geen reactie

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring