Hoe kun je gebruikersrollen voor 'Documenten' inrichten?

  • 17 augustus 2018
  • 4 reacties
  • 782 Bekeken

Voor documenten onderscheiden we systeemrollen, 'eigen' gebruikersrollen en leesrollen. De rollen met bijbehorende rechten stel je in via Applicatiebeheer en je past de rollen daarna toe op een map en op documenten in die map. Hieronder een korte uitleg.

De systeemrollen zijn:
  • Documentbeheerder: dit zijn gebruikers die als documentbeheerder zijn ingesteld bij een document.
  • Schrijver: dit zijn gebruikers die zijn uitgenodigd om een document te schrijven.
Welke rechten gebruikers met deze systeemrollen hebben, kun je instellen via Applicatiebeheer > Documenten > Gebruikersrollen. Deze rechten gelden dan alleen voor documenten waarbij de gebruiker documentbeheerder of schrijver is.

De 'eigen' rollen kun je zelf aanmaken. Hierbij kun je rechten instellen op:
  • Mapniveau: deze rechten gelden dan voor de map waarop de gebruiker deze rol heeft gekregen. Hier kun je ook het recht 'Kan documentbeheerder zijn' instellen, gebruikers met dit recht kunnen dan documentbeheerder (systeemrol) worden op een document in de map.
  • Documentniveau: deze rechten gelden voor alle documenten in de map waarop de gebruiker deze rol heeft.
Welke rechten gebruikers met deze systeemrollen hebben, kun je instellen via Applicatiebeheer > Documenten > Gebruikersrollen. Deze rechten gelden dan alleen voor de map en de documenten in die map waarop de gebruiker deze rol heeft.

Met leesrollen kun je onderscheid maken tussen groepen van lezers.

Op een map kun je vervolgens via Eigenshappen > Rechten gebruikers en/of gebruikersgroepen koppelen aan gebruikersrollen en leesrollen.

Bij een document geef je bij Eigenschappen > Betrokken personen aan welke gebruikers documentbeheerder zijn en welke leesrollen dit document mogen lezen.

4 reacties

Wil je weten wat elk recht nu precies inhoudt, bekijk dan het topic over rechten bij de gebruikersrollen.

En als je wilt weten hoe je gebruikersrollen kunt maken en beheren, ga dan naar de training over gebruikersrollen.
Badge

Hi @Inge Kuijpers,

 

Wij hebben een documentenmap met daarin veel submappen (>200), waarvan de beheerders zelf toegangsrechten mogen verlenen, bedoeld om individuele gebruikers toegang te geven tot de inhoud van 1 van die submappen.

Nu zou ik vanuit het centrale beheer oogpunt graag inzicht hebben in alle rechten die per map zijn ingesteld. Is daarvoor een mogelijkheid / rapport / view voorzien, zonder dat ik alle submappen 1-voor-1 moet doorlopen?

 

Badge

Beste @Peter,

 

Er is helaas geen rapport of andere view beschikbaar waarmee je de ingestelde rechten per documentenmap in beeld kunt krijgen.
De enige mogelijkheid is alle mappen aflopen en per map de ingestelde rechten bij mapeigenschappen bekijken.

Reputatie 2
Badge +2

Beste @Peter,

 

Er is helaas geen rapport of andere view beschikbaar waarmee je de ingestelde rechten per documentenmap in beeld kunt krijgen.
De enige mogelijkheid is alle mappen aflopen en per map de ingestelde rechten bij mapeigenschappen bekijken.

Ook wij zouden graag een rapport hebben om per map de rechten inzichtelijk te krijgen. Kan dit rapport in de ontwikkeling van Zenya Doc meegenomen worden?

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring