De systeemrollen zijn:
- Documentbeheerder: dit zijn gebruikers die als documentbeheerder zijn ingesteld bij een document.
- Schrijver: dit zijn gebruikers die zijn uitgenodigd om een document te schrijven.
De 'eigen' rollen kun je zelf aanmaken. Hierbij kun je rechten instellen op:
- Mapniveau: deze rechten gelden dan voor de map waarop de gebruiker deze rol heeft gekregen. Hier kun je ook het recht 'Kan documentbeheerder zijn' instellen, gebruikers met dit recht kunnen dan documentbeheerder (systeemrol) worden op een document in de map.
- Documentniveau: deze rechten gelden voor alle documenten in de map waarop de gebruiker deze rol heeft.
Met leesrollen kun je onderscheid maken tussen groepen van lezers.
Op een map kun je vervolgens via Eigenshappen > Rechten gebruikers en/of gebruikersgroepen koppelen aan gebruikersrollen en leesrollen.
Bij een document geef je bij Eigenschappen > Betrokken personen aan welke gebruikers documentbeheerder zijn en welke leesrollen dit document mogen lezen.