Achtergrond:

Als ziekenhuis waar sinds lange tijd gewerkt is met Iprova en daarvoor DKS, hebben we diverse mappen, herstructureringen van afdelingen en diensten meegemaakt.

Een gevolg daarvan is dat we vrij veel submappen hebben en diverse regels daaraan gekoppeld, om zo de portalen op een efficiënte manier te vullen. De eindgebruiker is daarover bij ons (zeer) tevreden.

Wat ik echter iedere keer onze documentbeheerders moet blijven uitleggen, en zelf doe tot ik er ziek van wordt, is de beoordelaars poelen aanpassen. Tientallen keren per maand, soms tientallen malen per DAG, kom ik erachter dat iemand iets door een nieuwe aandachtsvelder, arts of interim collega wil geven voor beoordeling. Dat is natuurlijk prima, functioneel gezien voor de organisatie.

Het knelpunt:

Het is in iProva vrij veel werk, om iemand die niet in de beoordelaarspoel van een map is opgenomen, een document te laten beoordelen.

Ik kan namelijk op het scherm waar ik dit moet aanpassen voor het document, geen mensen toevoegen. Als ik er daar, zoals zo vaak, achter kom dat iemand nog niet eerder heeft beoordeeld, dan moet ik dat eerst op map niveau doen. Dus ik klik op het kruimelspoor bovenin, zorg dat ik links de map weergave te pakken heb en kies ik voor eigenschappen, klik op de beoordelingstab, op het juiste plusje, zoek de persoon op en sla die groep op. Terug naar m’n document tabblad. Daar moet weer de pagina ververst worden, waarna ik de juiste persoon kan invoeren voor beoordeling.

Het is uiteindelijk wel snel gedaan, maar voor zo’n veel voorkomende situatie is zo’n lange weg toch wel erg vervelend.

Beschouwing:

Nu heb ik overwogen om hier herhaaldelijk iets over te schrijven, maar heb er eigenlijk nog niemand buiten onze organisatie over gehoord. Ik vraag me haast af of het geen onzin is dat we dit zo hebben ingericht.

Nu lijkt het mij dat hier een makkelijke omweg voor is: Op alle mappen instellen dat ALLE ingelogde gebruikers mogen beoordelen. En dan kan je simpelweg altijd iedereen kiezen. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt dan simpelweg bij de documentbeheerder.

Misschien is dit een open deur en hebben wij onszelf jaren zitten tegenwerken door dit niet zo te doen.

Maar ik kan me ook weer niet voorstellen dat die functionaliteit van de beoordelaars poelen voor de grap is opgesteld.

Onze vraag:

Zitten er nadelen aan iedereen beoordelaar maken op alle mappen? Komt dit probleem uberhaubt iemand bekend voor?

Bij het peilen van de animo voor deze aanpassing was de reactie tot nu toe “ohh, kan dat, doe het, doe het NU!”, dus ik ben in onze organisatie niet de enige beheerder die gek wordt van dit beheer...