Beantwoord

Hoe kan een collega die geen beheerder of schrijver is reageren op een opmerking?

  • 21 augustus 2020
  • 7 reacties
  • 133 Bekeken

Als documentbeheerder krijg ik een melding als er een opmerking is geplaatst bij een document. Ik kan die opmerking niet altijd zelf inhoudelijk beantwoorden en moet de vraag dus doorsturen naar een van mijn collega's.

Hoe kan mijn collega direct op de opmerking reageren als die geen beheerder en/of schrijver van dat document is? Waar kan die de opmerking inzien en beantwoorden?

Nu maak ik een conceptversie van dat document en nodig ik mijn collega uit als schrijver, zodat alle opmerkingen te zien zijn en die collega direct kan antwoorden. Maar het is dus niet altijd nodig om een conceptversie aan te maken.

Hoe pakken jullie dit aan? 

 

icon

Antwoord op het topic Dennis Langenhuijsen 25 augustus 2020, 12:23

Hoi @Jolanda

 

Als je het document via raadplegen of zoeken gaat bekijken kun je ervoor kiezen om een opmerking toe te voegen. Vervolgens komt er dan een scherm in beeld waar je de opmerking kunt toevoegen, maar hier kun je ook reeds gemaakte opmerkingen terug zien ('’opmerkingen tonen'’):

 

Als je de opmerkingen toont kun je ook op deze opmerkingen reageren:

Daarmee kunnen andere gebruikers dus ook reageren op reeds gemaakte opmerkingen door collega's. 

Bekijk origineel

7 reacties

Reputatie 3
Badge +4

Zoals de insteek van de eerste vraag was, zou ik als documentbeheerder het reageren op een opmerking bij iemand anders neer willen kunnen leggen. Inderdaad zou het fijn zijn als dit kan zonder eerst een concept aan te maken.

Het is handig dat eerder gemaakte opmerkingen zichtbaar zijn zodat je geen herhaling van opmerkingen krijgt, maar wij merken dat gebruikers nu soms op andermans opmerkingen die al in behandeling zijn genomen (of afgerond) zijn reageren. Dit vinden wij niet wenselijk. Is het mogelijk het reageren voor medewerkers met ‘alleen lezen’  rechten uit te schakelen?

 

Groet, Marco

Hoi @Dennis Langenhuijsen,

Het zou denk ik handig zijn als je bij Opmerkingen ook de geaccepteerde opmerkingen te zien krijgt en dat mijn collega's via die manier antwoord op de vraag kunnen geven. De documentbeheerder heeft dan ook nog invloed op welke vragen er bij het document beantwoord worden. Is het geen relevante vraag, dan kan de documentbeheerder de vraag afwijzen. Is het wel een relevante vraag, dan accepteert de documentbeheerder hem en kan dus iemand anders de vraag via Opmerkingen beantwoorden. Of als je aanleiding ziet om het document aan te passen, iemand uitnodigen als schrijver.

Op die manier kunnen degenen die de opmerking willen plaatsen ook zien welke vragen er nog meer gesteld zijn. Wij krijgen namelijk wel eens dezelfde vragen bij een document.

 

Groeten,

Jolanda

Reputatie 4
Badge +7

Hoi @Jolanda

Er zijn vast mogelijkheden denkbaar dat dit anders neergezet kan worden. Ik ben benieuwd naar jou ideeën en die van anderen hierover. Voor nu staat het niet op de planning om dit te veranderen, maar als we er mee aan de slag gaan nemen we dit in ieder geval. 

 

Wat betreft het beantwoorden van een opmerking. Als het een gebruikersopmerking betreft en de status van die opmerking wordt gewijzigd (met eventueel een reactie) dan krijgt de gebruiker die de opmerking heeft geplaatst hier wel gewoon een bericht van. 

Hoi @Dennis Langenhuijsen,

Jammer dat je niet direct kunt antwoorden op een nieuwe opmerking als je geen schrijver of beheerder van het document bent. Hierdoor moet ik mijn collega's toch uitnodigen als schrijver om alleen de vraag te beantwoorden.

Om mijn collega's niet met onnodig werk op te schepen (we hebben naast het beantwoorden van opmerkingen onze handen al vol aan het documentenbeheer van bijna 800 documenten), verwijder ik nu de conceptversie als de vraag is beantwoord door mijn collega (mits er verder inhoudelijk niets is aangepast natuurlijk). Zo hoeven andere collega’s niet het document te beoordelen en te autoriseren alleen maar omdat er een reactie op een opmerking is gegeven.

Maar, krijgt degene die de opmerking bij het document heeft geplaatst dan ook wel een automatische reactie dat zijn opmerking is beantwoord/verwerkt zoals het geval is als er een nieuwe versie gepubliceerd zou worden?

En kan dat echt niet handiger? Misschien in een volgende versie?

Groeten,

Jolanda

Reputatie 4
Badge +7

Hoi @AnitaKelleners,

 

Goed opgemerkt en ik heb het ook nog even getest. Je ziet hier inderdaad alleen de verwerkte opmerkingen van jezelf en van andere gebruikers. Daarnaast zie je ook alle andere opmerkingen van jezelf (die dus nog niet verwerkt zijn). 

Daarmee was mijn vorige reactie dus niet volledig waar. 

 

De niet verwerkte opmerkingen van andere gebruikers kun je alleen terug zien bij het document zelf aan de beheerszijde. Dat betekent dat je dit kunt als documentbeheerder of als je als schrijver bent uitgenodigd bij (de conceptversie van) dat document. 

 

Is het zo dat een collega inhoudelijk op de opmerking moet reageren dan zal diegene dus als schrijver uitgenodigd moeten worden. Wat opzich logisch is, want op het moment dat de opmerking ook betekent dat er inhoudelijk in het document wat aangepast moet worden. Dan kan diegene ook de wijziging inhoudelijk in het document op de juiste wijze direct doorvoeren. 

Reputatie 3
Badge +3

Hoi @Jolanda

 

Als je het document via raadplegen of zoeken gaat bekijken kun je ervoor kiezen om een opmerking toe te voegen. Vervolgens komt er dan een scherm in beeld waar je de opmerking kunt toevoegen, maar hier kun je ook reeds gemaakte opmerkingen terug zien ('’opmerkingen tonen'’):

 

Als je de opmerkingen toont kun je ook op deze opmerkingen reageren:

Daarmee kunnen andere gebruikers dus ook reageren op reeds gemaakte opmerkingen door collega's. 

Beste Dennis,

 

Ik zie dit nu en dacht wow, dat is inderdaad geweldig…. echter krijg je, en wij hebben het natuurlijk zojuist getest, alleen maar verwerkte opmerkingen in beeld. Zoals ik de vraag van Jolanda lees, en wat wij ook zouden willen, is dat de “nieuwe” opmerkingen zichtbaar zijn, zodat iemand anders hierop kan reageren en afhandelen.

Heb je hier ook een oplossing voor? {vraagt zij hoopvol :) }

 

met vriendelijke groet,

Anita Kelleners

centraal documentbeheerder VieCuri

Reputatie 4
Badge +7

Hoi @Jolanda

 

Als je het document via raadplegen of zoeken gaat bekijken kun je ervoor kiezen om een opmerking toe te voegen. Vervolgens komt er dan een scherm in beeld waar je de opmerking kunt toevoegen, maar hier kun je ook reeds gemaakte opmerkingen terug zien ('’opmerkingen tonen'’):

 

Als je de opmerkingen toont kun je ook op deze opmerkingen reageren:

Daarmee kunnen andere gebruikers dus ook reageren op reeds gemaakte opmerkingen door collega's. 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring