Vraag

Hoe weten medewerkers dat er er een nieuwe versie van een document beschikbaar is?

  • 17 December 2018
  • 2 reacties
  • 1346 Bekeken

Badge +1
Vanuit auditing wordt nu steeds vaker gevraagd hoe medewerkers hadden kunnen weten dat er een nieuw(e versie van een) document is.
iProva voorziet daar gelukkig in middels Bericht op het nieuwspaneel op de startpagina.
maar.... daar staat het niet eeuwig en de auditors willen het natuurlijk weten van langer geleden

Als document beheerder kan ik wel bij de eigenschappen van een document kijken of er een bericht is geweest, maar dit is niet in rapportage te vangen of als veld in een print template in te voegen (bevestigd door Servicedesk) zodat dit bewijs door de gebruiker van het document zelf is te leveren.

Is dit iets waar meer mensen tegenaan lopen en heeft iemand misschien een creatieve alternatieve oplossing?

2 reacties

Reputatie 4
Hoi @Mariska Jordaan,

Welkom op de community. Als je zeker wilt weten dat medewerkers een nieuwe versie van een document zien kan je hiervoor de leesbevestiging aanzetten. Alle medewerkers voor wie het is ingesteld zullen dan een taak krijgen om te bevestigen dat ze de nieuwe versie van het document gezien hebben.

Bij het document is vervolgens te zien wie het document hebben gelezen, en wie niet. Is dit voldoende om in jullie situatie te bewijzen aan de auditor dat een (versie van een) document gezien is?
Badge +1
Dat is inderdaad een goed plan voor nieuwe versies in 2019, maar volgens mij gaat dat niet met terugwerkende kracht over 2018 lukken 😞

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring