Beantwoord

Management rapportage: actuele documenten per specialisme/ afdeling

  • 21 June 2018
  • 7 reacties
  • 668 Bekeken

Zijn er al organisaties die terugkoppeling geven aan de organisatie over de stand van zaken van actuele documenten? Wij doen dit door een rapport uit iProva te draaien en hebben dan een Excel document waarin dit wordt vertaald. Best lastig document dat snel vastloopt omdat het zoveel data bevat. Is er iemand die hier een makkelijkere oplossing voor heeft? Misschien gegevens verkrijgt vanuit "achterkant" van iProva? Ik ben benieuwd....
icon

Antwoord op het topic J.Vantricht 18 July 2018, 15:57

Bekijk origineel

7 reacties

Reputatie 6
Hoi Andrea. Wat rapporteer je precies bij 'de stand van zaken van actuele documenten'?
Wij rapporteren het aantal definitieve documenten ten opzichte van de actuele. Dus in je rapport van iProva geef je aan dat je alle documenten wilt die verlopen zijn tot...en actueel vanaf. Voor bijvoorbeeld kwartaal 2 heb ik ingesteld:
Verlopen tot 30 juni en geldig vanaf 1 juli.

Dan komt daar een excel tabel uit die ik om moet zetten in een rapportage voor het kwartaal. In deze excel zitten allerlei draaitabellen die ervoor zorgen dat meerdere mappen behorende bij een specialisme worden opgeteld etc... Beste een hele klus geweest dit te bouwen. Indien er dingen wijzigen in naamgeving moet er vervolgens in dit rapport ook weer heel veel worden gewijzigd.

Ik dacht eens vragen hoe anderen dit doen en of er makkelijkere oplossingen zijn.

Gr Andrea
Reputatie 6
Daar is het platform ook voor 🙂 Ik ben benieuwd of andere leden met een zelfde soort rapportage-behoefte een mooie oplossing voor je hebben. Ik zit zelf te denken of je zoiets niet met een draaitabelrapport voor elkaar kan krijgen, maar daar moet ik nog even over nadenken. To be continued.
Reputatie 2
Badge +6
Hoi Andrea,

Wij rapporteren elke maand naar leidinggevenden en managers het percentage verlopen documenten. Dat doen we a.d.h.v. een rapport van het type tabel.
Je krijgt dan een rapport met percentages verlopen documenten per map of afdeling.

Een manager of leidinggevende hoeft meestal niet te weten om welke documenten het precies gaat, maar wil graag aantallen of percentages weten.

Daarnaast hebben we een rapport "Lijst van documenten waarvan de controledatum verstreken is of binnen 90 dagen verstrijkt". Dit is een rapport dat elke documentbeheerder gemakkelijk kan uitdraaien. In deze lijst kun je naar keuze kolommen/velden opnemen.

In de bijlage vind je een aantal schermafbeeldingen.

Hopelijk heb je iets aan deze informatie!
Beste Janny,

Hartelijk dank,

Ik ga hem op deze manier eens draaien. Zeker in de toekomst als we de document boom beter gaan inrichten zou dit wel iets moeten opleveren. We hebben nu teveel submappen en daardoor moeten we nog een draaitabel in excel gebruiken om de juiste mappen onder 1 noemer te krijgen die in de rapportage naar de manager gaat.

Hoe hebben jullie de beheerstructuur in iProva neergezet en op welke wijze in de organisatie?
Zou ik je eens direct mogen mailen?

Gr Andrea
Reputatie 3
Badge +4
Beste @Andrea ,

als je klikt op de naam van degene die je een bericht wil sturen, dan kom je in een vervolgscherm waarin je een bericht kan sturen.



Kun je daarmee vooruit?
Reputatie 2
Badge +6
Goedemiddag Andrea,

Neem gerust contact met mij op, geen probleem! Marcel heeft hierboven al uitgelegd hoe je dat kunt doen.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring