Overzicht van ongeldige documentbeheerders

Hoi Anne-Sophie,

Je kunt een zoekvraag maken die alle documenten als resultaat heeft, bijvoorbeeld ‘Datum aangemaakt’ is gevuld.

Daarna kun je dan een filter de kolom ‘Documentbeheerders’ toepassen in de lijst, daar kun je dan de grijze gebruikers kiezen.

Wat bedoel je met ‘ongeldige documentbeheerders’?

Documenten zonder documentbeheerder kun je eenvoudig opsporen met een rapport of geavanceerde zoekvraag met alle document waarbij documentbeheerder niet gevuld is.

Voor documentbeheerders die geen rechten hebben heb ik geen paskklare oplossing. Wellicht kun je aan een document waar het speelt zien wat deze situatie heeft veroorzaakt (is een gebruiker verwijderd, zijn de rechten aangepast, oid) en op basis daarvan bepalen waar het nog meer kan spelen. Ook is het wellicht mogelijk de oorzaak aan te passen, bijvoorbeeld door altijd eerst verantwoordelijkheden toe te wijzen aan andere gebruiker voordat je een gebruiker verwijdert.

Hallo @Anne-Sophie 

Als je bij de documentenmap aan het overzicht de kolom “Documentbeheerders” toevoegt en vervolgens filtering op kolom aanzet, dan zou je moeten kunnen filteren op de uitgegrijsde gebruiker.

Als je de naam van de uitgegrijsde gebruiker kent dan zou je een rapport “lijst van documenten” kunnen toevoegen waarbij je filtert op “documentbeheerder = [naam uitgegrijsde gebruiker]

Beste Inge

Dank voor uw antwoord.  Deze dekt echter niet volledig de lading.

Ik vind met uw voorgestelde zoekopdracht slechts enkele ‘grijze poppetjes’ terug maw documentbeheerders die niet meer actief zijn in ons ziekenhuis.  Mijn zoekresultaat is slechts 23  van de 8000 documenten.  Dit lijkt me weinig.

Daarenboven had ik de vraag gesteld om te weten te komen of ik de ‘ongeldige documentbeheerders’ kan filteren, de niet ingevulde documentbeheerders als het ware, zoals hierboven omschreven: “Als je in de kolom documentbeheerder gaat kijken dan staat er iemand aangeduid.  Echter als je het document open klikt, dan zie je een naam staan in het lichtgrijs.  Als je dan verder klikt dan is deze blanco.  Hoe kan dit?  En hoe kan ik makkelijk deze blanco’s opzoeken?  Ik heb nu een geavanceerde zoekopdracht opgemaakt met ‘documentbeheerders is niet ingevuld’.  Maar ik vind 0 documenten.”

Alvast dank,

Mvg

Anne-Sophie