Vraag

Processchema als ingang op documenten afdeling

  • 30 October 2018
  • 2 reacties
  • 269 Bekeken

Reputatie 3
Badge +5
Vandaag een inspirerend overleg gehad met een afdeling over de indeling van iPortal. Men produceert erg (te) veel en raakt daarmee het overzicht eigenlijk een beetje kwijt. Natuurlijk kun je dmv verzamelingen een ordening aanbrengen, maar echt sexy vind men dat niet. Het doet voor deze eindgebruiker toch een beetje aan de Windows Verkenner-structuur denken.

Binnen deze afdeling is men bezig met processenhuis op orde te brengen. Het idee wat daarbij ontstond is om documenten in iDocument anders te onsluiten; geen portal als startpagina, maar een processchema waarbij het klikken op een processtap het bijbehorende document opent.

Ik vind het zelf een heel leuk idee en het zou in de praktijk wel eens een efficiente ontsluiting van afdelingsdocumenten kunnen zijn. Ook zou dit wellicht een rem kunnen zetten op de groei van de hoeveelheid documenten. Immers; geen processtap, geen document (...).

Uiteraard kunnen we met een aantal iProces-documenten in de verzamelingenstructuur iets dergelijks optuigen. Maar juist de directe ingang van direct na het openen van iDocument het processenhuis in beeld hebben en van daaruit de juiste processtap en documentatie kunnen vinden we een leuke insteek. Ook voor mobiel gebruik heeft dit voordelen.

Leeft dit bij meer gebruikers? Of zijn er misschien gebruikers die dit op een andere manier hebben opgelost?

Ron la Lau

2 reacties

Kijk ook eens bij dit topic over het processenhuis.
Reputatie 4
Badge +7
@Ron la Lau, om overzicht te krijgen en dus beperkt documenten aan bieden aan de eindgebruiker kan juist met behulp van de verzamelingen perfect.
Zo kan je het processenhuis als leidraad voor de verzamelingen nemen. Daarbij kun je er dan voor kiezen om per proces / verzameling alleen het proces of alle documenten te tonen. Je zou dan bijvoorbeeld kunnen kiezen om alleen de processen direct vindbaar te maken en daarmee de documenten alleen via deze processen toegankelijk te maken.
Wij hebben op deze manier de bijlagen uit de zoekresultaten verwijderd. Bij ons kan je met een zoekopdracht alleen een proces, protocol of beleidsnotitie terug vinden. Bijlages die aan deze documenten zijn gekoppeld zijn ook alleen maar te openen via de hyperlinks in deze processen, protocollen of beleidsnotities.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring