Rapportage van documenten op een portaal (verzameling)

Question

Hi Infoland,

Bij ons gaat de afdeling MML verdwijnen uit Zenya omdat zij extern gaan.
Nu willen zij inventariseren welke documenten er allemaal gebruikt worden door MML.
Daar hebben wij een apart portaal voor. En op dat portaal staan heel wat verzamelingen.

Is er een mogelijkheid om een rapportage uit te draaien van de documenten die allemaal op hun portaal zichtbaar zijn? Hoe kan ik dat doen?
En kan ik daarbij nog filteren op de documenten die zij zelf beheren (via hun mappen) en documenten die zij wel getoond krijgen op hun portaal maar die door andere afdelingen beheerd worden? (Wij gebruiken hiervoor de eigenschappen velden).

icon

Antwoord op het topic Inge Kuijpers 30 January 2023, 11:48

Bekijk origineel

Inge Kuijpers · Accepted Answer

Hoi @cblom,Helaas is er geen rapport beschikbaar waarop je dat direct kunt zien.Wat je zou kunnen doen is bij het portaal voor MML kijken welke verzamelingen daar worden gebruikt. Daarna kun je dan bij die verzamelingen kijken welke documenten daarin worden gebruikt. Bij een verzameling kun je dan klikken op de knop ‘Verzameling inhoud weergeven', vervolgens zie je dan de inhoud en kun je dit overzicht exporteren naar Excel.Je hebt blijkbaar nogal wat verzamelingen dus helaas is het alleen met enige moeite te zien.

bensp · Answer

Af en toe komt het voor dat een document niet goed gekoppeld is aan een ‘Verzameling’en ‘Portaal’, waardoor het niet zichtbaar is voor de gerbuiker, wat wel de bedoeling is. Daar heb je dan als documentbeheerder geen erg in, omdat je het langs documentbeheer wel ziet. Ongewild kunnen meerdere documenten niet zichtbaar zijn.

Het zou fijn zijn dat je een rapport kan draaien met de volgende gegevens:

Naam Titel, Document ID, 'Verzameling’ en ‘Portaal'.

Door de lege cellen (Excel-bestand) onder ‘Verzameling’ en/of ‘Portaal’ kan je alle documenten traceren die niet zichtbaar zijn via één of meerdere portalen. M.b.v. de rapportage kan je dit corrigeren.

Rapportage van documenten op een portaal (verzameling)

3 reacties

Reageer

Reageer

Word lid van de Infoland Community

Inloggen met sociaal netwerk

Welkom!

Inloggen met sociaal netwerk

Bestand scannen voor virussen

Dit bestand kan niet worden gedownload