Een goede vraag die voor ons in Isala ook speelt.

Huidige situatie:
Wij hebben de portalen op RVE niveau ingericht. Wanneer de gebruiker op raadplegen klikt ziet hij alle afdelingen van het specifieke specialisme/RVE. Door op zijn eigen afdeling te klikken ziet de gebruiker alleen zijn eigen specialisme documenten. 

Op elk portaal (37 RVE en 15 Staf) hebben wij de verzameling afdelingsoverstijgend toegevoegd. Afdelingsoverstijgend is een metaveld die tot stand is gekomen doordat auteurs hebben aangegeven dat het document zowel voor de eigen afdeling alsook voor andere specialismen mogelijk bruikbaar is. Er zijn nu 6267 gekoppeld aan dit metaveld. Dit blijkt achteraf toch niet zo handig ingericht te zijn want wanneer de gebruiker zoekt op het hoofdportaal krijgt hij/zij veels te veel hits aangeboden. We hebben wel filters aangemaakt maar deze worden niet goed gebruikt door de gebruikers bij het zoeken van specifieke documenten van een andere specialismen.  We hebben bij afdelingsoverstijgende documenten ook geen onderscheid gemaakt in RVE en Staf portalen. Dit maakt het zoeken naar eigen documenten ook lastig voor de Staf afdelingen.

Wij zijn in de Isala een onderzoek gestart naar de vindbaarheid van iProva documenten op de portalen. In de respons die wij kregen gaven de gebruikers vaak terug  dat documenten moeilijk of niet in 1 keer te vinden te zijn. In veel respons laten zij weten dat de titels vaak niet overeenkomen met de zoektermen. 

Voornemen Isala:
Wij hebben de intentie om de verzameling van overstijgende documenten weer los te koppelen van alle portalen. Wanneer een gebruiker in het RVE hoofdportaal zoekt zullen alleen maar de RVE documenten getoond worden. (voorbeeld: Portaal Hartcentrum = cardio invasief, non invasief, Hartbewaking, polikliniek, specialist en verpleegafdelingen) 

Wanneer een gebruiker een document buiten zijn eigen specialisme zoekt dient hij/zij dit te doen door ’zoeken in alles’ op het hoofdportaal te selecteren om te zoeken in de bak met overstijgende documenten. Maar hier zal de gebruiker mogelijk ook tegen hetzelfde probleem aanlopen en teveel hits aangeboden krijgen. 

Oplossingen vindbaarheid documenten verbeteren:
Wij zijn dus ook benieuwd naar oplossingen van andere ziekenhuizen mbt de inrichting van het portaal, metavelden, titels, synoniemen, aanbevolen links, zodat het zoeken naar documenten buiten het eigen specialismen vergemakkelijkt wordt.

Hallo Alex,

Dank voor je uitgebreide reactie en herkenbaar waar jullie tegenaan lopen.

Er wordt bij ons op het moment gebruik gemaakt van 'zoeken in alles', echter gebruikers krijgen dan inderdaad heel veel hits en een keuze maken is dan nog steeds moeilijk. Vandaar willen wij het uitgangspunt nemen dat een gebruiker op zijn standaard portaal (van zijn/haar afdeling of specialisme) alles kan vinden wat voor deze geburiker relevant is. Hier zullen dus ook ziekenhuisbrede (zoals jullie het noemen afdelingsoverstijgende) documenten tussen zitten.

Je geeft aan dat er veel documenten bij jullie zijn gekoppeld aan het metaveld afdelingsoverstijgend, is dit iets waar jullie ook naar gaan/willen kijken? Als een auteur aangeeft dat het niet alleen voor zijn eigen afdeling van toepassing is, maar bv. ook voor neurologie. Dan zouden wij niet de voorkeur geven om dit bij afdelingsoverstijgend te plaatsen, maar dit gewoon ook op het portaal van neurologie te plaatsen. Hier moet je dus echter een grens voor aanhouden, wanneer iets ziekenhuisbreed dan is. Hebben jullie hier misschien al over nagedacht?

Groetjes,

Mila

Hallo Mila,

Bedankt voor je reactie. Het is een echte uitdaging en we hebben nog niet echt een goed idee/plan. Wat we zeker niet willen is een maatwerk portaal. Dit hadden we namelijk in het verleden met de oude portalen. Dit was te arbeidsintensief, niet dekkend genoeg en niet goed beheersbaar. 

Buiten de eigen specialismen documenten zijn er veel relevante documenten die ook makkelijk te vinden moeten zijn voor de gebruiker.  Het aanbod van deze documenten zijn zeer divers en veel. Denk aan noodprocedures, voorbehouden handelingen, thema (JCI) protocollen zoals vallen en patiëntidentificatie, maar ook van de medisch ondersteunende groep zoals KCL, Radiotherapie, Radiologie - voorbereiden CT scan, Stafdiensten die hun protocollen willen delen zoals gevaarlijke stoffen, gebouwbeheer, HR, enz. enz. 

Ik ben benieuwd hoe anderen ziekenhuizen dit doen. Het zou toch zo mooi zijn dat ik als verpleegkundige op een Cardiologie afdeling alleen mijn eigen protocollen zou kunnen zien en heel makkelijk in een selecte groep mijn meest relevante protocollen zou kunnen zoeken zonder te verdwalen in het enorme aantal hits die niet relevant voor me zijn maar toch worden aangeboden wanneer ik zoek.

Misschien zou er nog een extra keuze moeten komen in het portaal:

1. Zoeken in specialismen (alleen eigen specialisme protocollen)
2. Zoeken specialisme gerelateerd (alle protocollen die relevant zijn voor het specifieke specialismen)
3. Zoeken in alles (zoeken in alle documenten die in iProva staan)

Het zijn nog maar ideeën en zullen de komende tijd ons onderzoek voortzetten en samen gaan werken met een klankbordgroep van iProva gebruikers uit verschillende disciplines. 

Beste Mila,

Ook voor ons een heel herkenbaar probleem. Als je het aan afdelingen zelf overlaat vinken ze vaak ‘ziekenhuisbreed’ aan. Wij hadden uiteindelijk ook een verzameling van > 2.500 documenten en dan sla je wat vindbaarheid betreft ook de plank mis.

Wij hebben daarom zelf een selectie gemaakt o.b.v. onder andere ‘meest geraadpleegde documenten’. Daar moet je wel mee oppassen want dan mis je de documenten die slecht gevonden worden en de documenten die niet vaak geraadpleegd worden maar wel cruciaal zijn in een enkel geval. Daarom hebben we samen met verpleegkundigen en artsen deze verzameling bekeken en aangevuld daar waar nodig. Uiteindelijk zijn we op zo'n 350 zorgdocumenten uitgekomen. Deze verzameling is vindbaar op ieder zorgportaal.  We zijn nu tevreden maar deze verzameling blijft kwetsbaar wat beheer betreft.

Groetjes,

Sigrid Diemeer

Amsterdam UMC

Hoi, 

Er is een goede discussie ontstaan over de inrichting van portalen, waar niet 1 goed antwoord op te formuleren is. Ik denk dat er een aantal vragen belangrijk zijn om te beantwoorden:

• Hoe wil je de portalen aanbieden (bijvoorbeeld georganiseerd per discipline).
• Wat wil je op de portalen aan inhoud aanbieden (ziekenhuisbrede documenten, specialisme documenten, mogelijk interessante documenten voor specialisme X, meest geraadpleegde documenten, etc.). Hier speelt de behoefte van eindgebruiker in wat zij verwachten te vinden ook een belangrijk rol. 
• Wat is de definite van ziekenhuisbreed, specifiek voor een specialisme en ook interessant voor deze specialismen. Persoonlijk denk ik dat een duidelijke grens voor ziekenhuisbreed is als een document geldt voor iedereen (en alle afdelingen) in het ziekenhuis, dus ongeacht het specialisme/de afdeling. 
• Hoe wordt er gezocht door de gebruikers. Als je dit weet kun je ook beter bepalen hoe je de titel van een document moet opbouwen, welke filteropties je kunt aanbieden (die ook daadwerkelijk gebruikt gaan worden) en welke andere applicatiebeheer instellingen zoals synoniemen je kunt inzetten. 

Wellicht is het voor jullie organisaties ook interessant om hier een keer uitgebreider met een van onze consultants in een sessie aandacht aan te besteden en vanuit die sessie tot een mogelijk concreter plan voor de inrichting te komen?

Ik ben in ieder geval blij om te zien dat er veel ervaringen hier al gedeeld worden en ik hoop dat andere organisaties ook hun ervaringen hier willen delen. Zo komen we samen misschien tot een mogelijke oplossingen voor de inrichting.

Vriendelijke groet, Dennis Langenhuijsen (Infoland)

Ik wil onze ervaringen over de portalen hier ook wel even delen, wie weet heeft iemand hier wat aan …

Binnen het Ommelander Ziekenhuis Groningen hebben we in totaal 5 portalen: per cluster is er 1 portaal gemaakt (bijv. acuut en snijdend). Onder raadplegen staan allereerst de specialismen die behoren bij dit cluster. Elk specialisme (verzamelingengroep) is onderverdeeld in een aantal verzamelingen, namelijk dagbehandeling, klinisch, poliklinisch en medisch richtlijnen.

Op de portalen die zorggerelateerd zijn, staat vervolgens een verzamelingengroep ‘zorgbreed’. Hier staan alle zorgbrede documenten die voor alle zorgclusters gelden (bijv. een aantal document van medische beeldvorming, bloedtransfusie, BIG-handelingen enz.).

Daarnaast staat op alle portalen een verzamelingengroep ‘ziekenhuisbreed': hier staat documenten die voor het hele ziekenhuis gelden, zoals een aantal documenten van P&O, arbo, communicatie, facilitair enz.

De documenten die zijn gekoppeld aan zorgbreed en ziekenhuisbreed, staan hier voornamelijk op basis van hun plek in een map in iDocument. Bepaalde mappen zijn gekoppeld aan de portalen. De centraal documentbeheerder heeft dit in overleg met evt. decentrale beheerders zo bepaald. Decentrale beheerders weten welke van hun ‘mappen’ gekoppeld zijn aal de verzamelinggroepen. Is er een nieuw document die zorgbreed of ziekenhuisbreed is, dan wordt dit document toegevoegd aan één van deze mappen om zo ook op alle portaal zichtbaar te worden. Een decentrale beheerder kan verder niet zelf bepalen waar een document zichtbaar wordt. Ook bij het toevoegen van een nieuwe map aan de documenten, moet er altijd via de centraal documentbeheerder gekeken worden aan welke verzameling/ verzamelingengroep deze map wordt toegevoegd (wij werken met maar weinig decentrale beheerder, dus dit is bij ons heel goed werkbaar).

Standaard staan de verzamelingengroepen ‘zorgbreed' en ‘ziekenhuisbreed’ ingeklapt op het portaal en alleen het specialisme waar iemand werkt is uitgeklapt. Dit geeft voor onze medewerkers de meeste rust in 'raadplegen’ en het navigeert prima.

Belangrijk is en blijft dat je heel kritisch kijkt welke documenten ziekenhuisbreed zijn en welke zorgbreed. En daarbij ook nog: zijn de documenten dan nodig om via deze verzameling te kunnen vinden. Onze gedachte hierbij is: als iemand vergeet op ‘zoeken in alles’ te klikken maar alleen binnen zijn/ haar portaal zoekt, dan moeten belangrijke/ nuttige documenten zichtbaar zijn en dan moet het niet zo zijn dat iemand eerst op ‘zoeken in alles’ moet klikken. Dat is een extra handeling die verwarring/ frustratie kan opleveren of onnodig tijd kost.

Wij werken nu een aantal jaren op deze manier en tot nog toe is iedereen hier heel tevreden over.

Bedankt voor alle informatie. Ik vroeg me alleen af of de komst van de interactieve documenten nog een andere kijk op de indeling van documenten geeft?

@Cécile Stappers: ik ben vooral benieuwd naar ervaringen van klanten, want ik kan hier alleen hypothetisch op antwoorden.

Wat we bijv. zien is dat er voor dezelfde handeling verschillende protocollen bestaan (bijv. omdat de handeling anders uitgevoerd moet worden bij mannen of vrouwen, volwassenen of kinderen, of mensen bij bewustzijn en mensen zonder bewustzijn). Met interactieve documenten ligt het voor de hand dat je dit soort documenten samenvoegd tot één interactief document, want er zal ook best het e.e.a. overeenkomen, en daarmee voorkom je dan dat die informatie dubbel beheert moet worden.

Of dat effect heeft op bijv. de inrichting van je portalen, dat hangt af hoe je die aanvliegt. Zoals je hierboven al kunt lezen zijn daar meerdere wegen die naar Rome leiden. Als je alles qua rechten heel specifiek hebt geconfigureerd zal het wel wat veranderingen meebrengen. Als je het algemener hebt ingericht (zoals @Berber Werkman’s voorbeeld, ‘ziekenhuisbreed en zorgbreed’) zijn de gevolgen denk ik veel kleiner.