Wie krijgt welke rol voor 'Documenten'?

Beste Tim,

Even een korte reactie van mij op jouw vraag.

Aanvrager = in principe iedereen (sommige klanten gebruiken hiervoor tevens een aanvraag formulier dat ze aanbieden via FLOW);

Document beheerder = iemand die verantwoordelijk is voor een groep documenten en het documentbeheer proces monitort; sommige organisaties werken met documentbeheerders die verantwoordelijk zijn voor een specifiek onderwerp of thema, andere hebben documentbeheerders per afdeling mogelijk in combinatie met een centrale documentbeheerder die ervoor zorgt dat alle organisatiebrede documenten actueel en juist beschikbaar zijn.

Schrijvers = auteurs; degene die het document inhoudelijk schrijven; kan eigenlijk iedereen zijn; schrijvers worden uitgenodigd door een documentbeheerder om een document te schrijven/wijzigen; vaak zijn de schrijvers de eigenaren van een bepaald thema/onderwerp in de organisatie.

Maker = als in tekenen van stroomdiagram: hiervoor worden meestal enkele personen opgeleid die weten hoe ze een goed stroomschema moeten maken; deze opgeleide tekenaars werken samen met de proceseigenaren; de proceseigenaar levert de inhoud en en de tekenaar vertaalt in het juiste schema.

Inhoudelijk beoordelaar = degene die letterlijk de inhoud beoordeelt, is dus verantwoordelijk voor de juiste inhoud; in sommige gevallen kan je bijvoorbeeld ook een inhoudelijk beoordelaar aanwijzen die specifiek de grammatica toetst; kan iedereen zijn.

Autorisator = eindverantwoordelijk voor het document; keurt het document goed of af; is dus ook eindverantwoordelijk voor het onderwerp/thema in de organisatie; kan ook documentbeheerder zijn maar hoeft niet (bij centrale documenten heb je bijvoorbeeld andere functionarissen nodig die de documenten autoriseren).

Lezer = heeft leesrechten op een document; kan iedereen zijn.

Ik zal ook jullie accountmanager op jouw vraag wijzen; hij kan wellicht een afspraak met een meer ervaren gebruiker organiseren voor je.

Mvg, Bart Bolwijn