webinar

Webinar: Afwijkingen en verbeterproces in een laboratorium - Opname en Q&A

  • 18 november 2020
  • 4 reacties
  • 202 Bekeken
Webinar: Afwijkingen en verbeterproces in een laboratorium - Opname en Q&A
Reputatie 1
Badge

Laboratoria dienen te allen tijde te voldoen aan de ISO 15189. Eén van de belangrijkste eisen is dat het laboratorium afwijkingen registreert, analyseert, basisoorzaken aanpakt en verbeteringen doorvoert. Vaak wordt hiervoor de 4O-methodiek gehanteerd. In dit webinar laat @Lia Hazen  zien hoe Microvida afwijkingen en het verbeterproces heeft geconfigureerd in een workflow in iProva. 

Onderaan dit topic vind je ook een overzicht van de vragen die gesteld en beantwoord zijn tijdens het webinar.

Heb je nog vragen? Stel ze dan gerust hieronder!

 

 

Vragen aan Lia

 

Moet de melding altijd via de Kwaliteitsfunctionaris of kan deze wellicht meteen naar degene die ermee aan de slag moet?

De eigenaar van de melding wordt degene die in bij de inrichting van het meldformulier de rechten van coördinator heeft gekregen. Dit wordt daar dan op organisatie, eenheid, afdeling of zelfs subafdeling gestuurd. Bij Microvida is die coördinator ingericht op locatie niveau maar dit zou ook op de lab-afdeling ingericht kunnen worden. Locatie Amphia is verdeeld in Bacteriologie, Serologie, Moleculaire diagnostiek en administratie. Op ieder van die afdelingen kan een eigen coördinator staan.

 

Is er dan ook een rapport waarin je meldingen en verbetermaatregelen aan elkaar koppelt?

Wij hebben de meldingen en verbetermaatregelen gescheiden. De melding zoals ik heb laten zien loopt bij toewijzen van een 4O analyse over in een verbetermaatregel. Ik weet dat er mogelijkheden zijn om meldingen aan een verbetermaatregel te koppelen maar ik kan je dat niet verder uitleggen.

 

Is er een aparte route voor ernstige incidenten/ calamiteiten? Hoe wordt de eindverantwoordelijke/ directie hierbij betrokken?

Ernstige incidenten moeten direct door de melder gedeeld worden met de arts- microbioloog. Dat is in de meldprocedure vastgelegd. We laten hierbij niet de melder een risicomatrix invullen. Dit is een bewuste keuze omdat zelfs ervaren VIM-team medewerkers hier soms moeite mee hebben, waardoor we dit niet via de melding in iTask kunnen laten escaleren. Deze werkwijze werkt, zo hadden we laatst nog een hoog risico melding die direct bij de arts-microbioloog is gemeld.

 

Hoe worden medewerkers op de hoogte gehouden van de afwikkeling van afwijkingen?

Alle medewerkers hebben altijd toegang tot alle meldingen. De melder krijgt bij afronden van de melding een mail waarin de feedback aan de melder is opgenomen. De melding kan niet afgerond worden als de feedback melder niet is ingevuld. De meldingen waarvan het VIM-team, de actiepuntuitvoerder en/of de 4O uitvoerder vindt dat die gedeeld moeten worden met alle medewerkers, daarvoor hebben we een vraag in het coördinator formulier: “bespreken in werkoverleg”. Van die meldingen kan dan een rapport uitgedraaid worden om mee te nemen naar het werkoverleg.

 

Vraag: Wordt bij de beoordeling van de 4O door de Kwaliteitsfunctionaris ook de oorzakenboom en /of PRISMA bekeken? Immers de 4O-analyse heeft als basis de Oorzakenboom.

Antwoord: Ja, dat hoort inderdaad bij de beoordeling van de afgeronde 4O analyse. Als de oorzakenboom slecht is uitgevoerd heb je niet alle basisoorzaken en kan de afwijking mogelijk maar deels opgelost zijn/worden. Dan kan een dergelijke risicovolle afwijking nogmaals ontstaan.  

 

Ben je genegen om je meldingstypen te delen met ons?

Ik ben wel genegen om dit meldingstype te delen, maar zal hiervoor toestemming van mijn werkgever moeten krijgen. Stuur mij hiervoor een privébericht zodat ik dit kan voorleggen.

 

Vragen aan Infoland

 

Zijn de filters centraal aangemaakt?

Ja.

 

Moet je voor een risicoanalyse in een melding en een oorzakenboom ook de module voor risico's hebben? 

Nee, deze zit standaard in de module.

 

Kun je de oplossingen niet splitsen? In meerdere oplossingen/acties?

Technisch kan dat, dat is een keuze.

 

Is het 4O formulier standaard aanwezig of op verzoek verkrijgbaar?

Je kan deze zelf aanmaken in het systeem.

 

Soms komen er meerdere acties uit één afwijking. Kun je deze acties naar verschillende actiehouders sturen?

Dat kan.

 

Kun je de acties uit het formulier rechtstreeks aan iemand toewijzen? Je hoeft ze dus niet over te typen?

Het zou via een actiepuntformulier kunnen waarbij de data meekomt maar kopiëren is veelal eenvoudiger.

 

Begrijp ik goed dat alle meldingen eerst bij de Kwaliteitsfunctionaris komen?

Klopt.

 

Kan het verbeterformulier rechtstreeks vanuit de melding worden gegenereerd a.d.h.v. de risico matrix?

Deze wordt meestal handmatig opgestart met relevante data vanuit de melding, omdat je niet standaard voor iedere afwijking met score rood een verbetermaatregel wilt aanmaken. Daarnaast wil je een check of deze maatregel niet al bestaat.

 

Heeft de "fictieve persoon" een account en dus licentie nodig?

Ja.

 

Is het mogelijk om binnen iProva een soort turfmeldingen te maken?

Dat noemen we een snel-vim en ja dat is mogelijk.

 


4 reacties

Badge +1

Bedankt voor de toelichting Lia! Kun je mij vertellen welke beveiligingsmaatregelen jullie hebben getroffen om in deze SAAS omgeving ook de meldingen waarin pt gegevens (pt  of onderzoeksnummer) zijn opgenomen te verwerken?  Dank, Amanda

Badge

Hoi Lia,

Hartelijk bedankt voor het duidelijke verhaal. Ziet er fantastisch uit! Zou het zeer waarderen om de 2 meldingstypen te ontvangen.

Met vriendelijke groet,

 

Jan van Veen

Reputatie 1
Badge

 

Bedankt voor de toelichting Lia! Kun je mij vertellen welke beveiligingsmaatregelen jullie hebben getroffen om in deze SAAS omgeving ook de meldingen waarin pt gegevens (pt  of onderzoeksnummer) zijn opgenomen te verwerken?  Dank, Amanda

Hoi Amanda,

Omdat het een SAAS omgeving betreft nemen we geen patiëntgegevens op in een melding. Het enige wat er genoteerd mag worden is een ordernummer vanuit het LIS. Het veld wat daar inhet meldformulier is ingericht is een vrij tekstveld: Ordernummer(s) waarop de melding betrekking heeft:

Via dat ordernummer is binnen het LIS de patiënt en overige ordergegevens te achterhalen/in te zien.

Iedereen die in het systeem een gebruikersaccount heeft gekregen heeft een minimaal medium sterk wachtwoord moet aanmaken. Bij systeeminstellingen wachtwoord is dat ingericht. 

Groetjes Lia

 

Reputatie 1
Badge

Hoi Lia,

Hartelijk bedankt voor het duidelijke verhaal. Ziet er fantastisch uit! Zou het zeer waarderen om de 2 meldingstypen te ontvangen.

Met vriendelijke groet,

 

Jan van Veen

Hoi Jan,

Zoals je wellicht hebt begrepen zijn we een zelfstandig laboratorium dat zorg levert aan de aangesloten ziekenhuizen maar ook voor organisaties daarbuiten. Het ontwikkelen van dit meldingstype heeft wel wat investeringstijd, dus geld, gekost, daarom kan/mag ik dit niet zomaar delen.

Voor meer informatie kan je een privé berichtje sturen.

 

Groetjes Lia

 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring