Wanneer gebruik je een meldformulier, coördinatorformulier of workflow- en actiepuntenformulier?

In een gesprek met onze externe consultant @b.werkman kwam naar voren dat er behoefte is aan een artikel waarin de verschillende formulieren binnen Melden & Analyseren worden omschreven. Om die reden zijn we gezamenlijk aan de slag gegaan met dit topic, waarin we deze formulieren en de toepassingen ervan hebben beschreven.

De module Melden & Analyseren (iTask) wordt veelal ingezet om verschillende meldingen te maken en deze beheerst af te handelen. Om dit kunnen doen, kan gebruik gemaakt worden van verschillende soorten formulieren op verschillende plekken in het proces van afhandeling.

Binnen de module Melden & Analyseren kennen wij vier typen formulieren:

1. Het meldformulier;
2. Het coördinatorformulier;
3. Het workflow- en actiepuntenformulier;
4. Het mobiel formulier.

Elke melding begint met het meldformulier. Dit formulier wordt gebruikt voor het maken en registreren van een melding. Het meldformulier kan in een meldingstype nooit ontbreken, want zonder dit formulier kan er geen melding gemaakt worden.

Het meldformulier kan worden gebruikt door iedereen binnen je organisatie met een iProva account.

Het mobiele formulier is ook een meldformulier (deze kan inhoudelijk wel verschillen van het meldformulier) dat voor twee verschillende redenen ingezet kan worden:

• Als de organisatie gebruik maakt van de iProva Capture App;
• Als de organisatie externe partijen (geen iProva gebruiker, bijvoorbeeld leverancier of klant) meldingen wil laten maken.

Als er een melding is gemaakt, wordt er automatisch in iProva een workflow in werking gezet om de melding af te handelen. Tijdens deze afhandeling kan het zijn dat je extra gegevens met betrekking tot de melding wilt registreren. Hiervoor gebruik je het coördinatorformulier of het workflow- en actiepuntenformulier.

Welke van de twee formulieren ingezet wordt, is afhankelijk van wie de gegevens moet invullen, wanneer dit moet gebeuren en of de persoon getriggerd moet worden om dit te doen.

In de beslisboom hieronder laten we zien wanneer er gekozen wordt voor een coördinatorformulier of een workflow- en actiepuntenformulier:

Een coördinatorformulier wordt ingevuld door de coördinator van de melding. De coördinator is in elke status van een melding betrokken bij de afhandeling en kan met het coördinatorformulier dus ook op elk relevant moment informatie toevoegen.

Voorbeeld:
Tijdens de afhandeling van een klacht gebruik je het coördinatorformulier om je bevindingen bij te houden.

Het workflow- en actiepuntenformulier wordt ingezet op het moment dat er ergens in de afhandeling van de melding extra informatie of bevindingen toegevoegd moeten worden door iemand die betrokken is én diegene hiervan een actie of melding moet krijgen.

Voorbeeld:
In de afhandeling van een klacht worden oplossingen voorgesteld. Er moet worden beoordeeld of deze oplossingen voldoende dekkend zijn voor de klacht. Degene die dit moet beoordelen, krijgt dan op een bepaald moment een actie om het workflow- en actiepuntenformulier in te vullen.

Ga je in de module Melden & Analyseren (iTask) meldingstypen inrichten onthoudt dan dat er in een meldingstype maar één coördinatorformulier bestaat. Terwijl er in een meldingstype wel meerdere verschillende workflow- en actiepuntformulieren gebruikt kunnen worden. Elk workflow- en actiepuntformulier kan apart ingericht worden, zodat hierop verschillende acties in de afhandeling van de melding uitgezet kunnen worden. Gebruik dus de beslisboom om te bepalen welk formulier je moet gaan inrichten. En vergeet niet dat een melding altijd begint met een meldformulier.