Hoe bepaal je wie wat mag doen en/of zien bij een melding?

Goedemorgen @Inge Kuijpers,

Ik heb een advies vraag. Wij hebben een nieuw meldformulier gebouwd, grensoverschrijdend gedrag en agressie. Daarin hebben wij een veld opgenomen of de medewerker wel of niet wilt dat de leidinggevende geïnformeerd wordt. Indien Ja dan moet de leidinggevende leesrechten hebben. 

Wat is dan aan te raden, de rechten via Lezer of bij Overige betrokkenen instellen?

Groet Diana

Dag Diana, je hebt een aantal mogelijkheden. Ofwel doe je helemaal niks met rechten, en laat je de workflow een mailtje sturen naar de leidinggevende. Ofwel ga je een overige betrokkene instellen indien de leidinggevende enkel dient te lezen. 

Indien verwacht wordt dat de leidinggevende hier ook iets mee doet, dan zou ik hen een actieformulier sturen, en krijgen ze vanzelf leesrechten.

Beste

ik wil de melder steeds anonimiseren voor de overige betrokkenen en lezers. Kan dit specifiek aangepast worden? Het is me niet duidelijk welk vinkje ik hiervoor moet uitzetten.

Volgens mij krijgen coördinatoren steeds de rechten om ook een melding op te starten?

Of kan ik de rechten zo instellen dat je als coördinator geen melding kan starten?

Wij hebben een melding voor het onboarding proces. Hierbij mag enkel HR de melding starten. De verdere afhandeling is voor de leidinggevende (= coördinator)

Hallo @Lotte van Boxel ,

Personen die de rol Melder hebben gekregen kunnen nieuwe meldingen maken. Coördinatoren zijn de personen die meldingen, na het melden, mogen inzien en behandelen/afhandelen.

Hieronder een overzicht van de rollen en wat zij kunnen:

@J.Roosen Als je medewerkers in de rechtenstructuur instelt in de rol van “overige betrokkene", dan kun je uit die lijst van medewerkers kiezen om op individuele basis leesrechten toe te kennen aan specifieke meldingen.

Het overzicht van Kelly noemt die rol "Betrokken persoon”.

Melder bepaalt wie de overige betrokkene is

Je kunt die keuzelijst bijvoorbeeld beschikbaar maken aan je melders via het meldformulier:

• Maak een veld van het type "Gebruiker” aan
• Beperk de keuze opties van dat veld tot de optie "Alleen overige betrokkenen tonen”
• Voeg het veld toe aan je meldformulier

Je melder kan dan zelf bepalen welke collega de melding mag meelezen.
Het is dan mogelijk wel van belang om dit goed toe te lichten.

Je kunt dit veld ook toepassen op een coördinator- of workflowformulier. Dan wordt de 'meelezer’ ingevuld door degene die dat specifieke formulier invult. 

Eigenaar bepaalt (handmatig) wie de overige betrokkene is

Ook goed om te weten: coördinatoren / eigenaars van meldingen mogen altijd handmatig "overige betrokkenen” toevoegen aan een melding:

• Open een melding
• Klik het blokje "Betrokken personen” op het tabblad "Acties en voortgang” open
• Klik op "Wijzigen” en stel een overige betrokkene in. Die persoon kan vanaf dat moment de melding lezen.

Bepaal de overige betrokkene via de workflow

Zie het onderdeel "Overige betrokkenen wijzigen” in Mogelijke acties op een statusovergang 

Hallo @Sophie van Manen,

Als een gebruiker lezer rechten heeft dan kan hij de onderdelen van een melding inzien waarvoor bij de rol “lezer” rechten zijn ingesteld. Ga naar het meldingstype, selecteer tabblad rechten en open het “leesrechten per rol” paneel. 
Zie ook training 

Flow dashboards zijn gebaseerd op publieke filters. Deze filters kijken naar de rechten die een gebruiker heeft. Afhankelijk van wat het dashboard toont (enkel aantallen of ook inhoud van meldingen), zal de lezer de meldingen zien waar hij leesrechten op heeft. De gebruiker heeft geen coördinator te zijn om dashboards te kunnen zien.

Hoi @lsnoei 

Er is geen "voorkeursrol” voor lezers of overige betrokkene (zoals die er wel is voor coördinatoren en actienemers).

De enige oplossing is dat je voor iedere manager apart een mailactie instelt, waarbij je in de laatste stap aangeeft voor welke OE de mailactie geldt, bijvoorbeeld:

Inhoudelijk gezien heb je een e-mailsjabloon van het type "e-mail (workflow)” nodig, zie Hoe voeg je een sjabloon voor e-mail of documenten toe voor 'Meldingen'?

@lsnoei 

De optie "Manger van de melder(s)” kun je aangeven in stap 2 van een e-mail actie, zie:
 

Mooie is dat je daar ook kunt kiezen voor alle Lezers van de OE waarop een melding is geregistreerd, zie het oranje kader!

Betekent dat je in feite drie opties hebt om dit in te regelen 

Hallo @lsnoei,

Als je optie 2 “de manager van de melder(s)” selecteert dan zal het systeem de manager ophalen die ingesteld staat bij de eigenschappen van de gebruiker die de melding heeft gedaan en daar de e-mail naartoe sturen. 

Beste mensen

Stel een melder is ook de coördinator van de melding, hoe kan ik er dan voor zorgen dat de melding naar naar een andere (voorkeurs)coördinator gaat van datzelfde team gaat?

Ik ben benieuwd, groet, Sanne Poort

Duidelijk Inge, zo doen we het ook. Men hoopte dat dit automatisch zou kunnen verlopen.

Groet, Sanne