Training

Hoe voeg je een sjabloon voor e-mail of documenten toe voor 'Meldingen'?


  • Moderator: Infoland Customer Support Engineer
  • 2430 reacties

Het is mogelijk om sjablonen voor e-mail en documenten toe te voegen om te gebruiken binnen de module 'Meldingen'. We onderscheiden volgende typen sjablonen:

  • E-mail sjablonen voor correspondentie
  • E-mail sjablonen voor workflow
  • Word documenten

In deze training leggen we je uit hoe je deze sjablonen kunt maken.


17 reacties

Reputatie 1
Badge +6

Hoi,

 

ik heb een workflow e-mail sjabloon gemaakt, deze wordt (afhankelijk van de gevulde velden in het workflow formulier) verstuurd naar verschillende personen.

 

Nu wil ik graag dat de ontvanger persoonlijk benaderd wordt dus wil ik graag iets van 

Hallo XXXX,

als aanhef van de mail gebruiken. Maar ik kan de naam dus niet hardcoden omdat dit variabel is. Welk veld of hoe kan ik de naam van de email ontvanger aan het email sjabloon toevoegen (dus net zoals bij de systeem sjablonen, Hallo Jantje/Pietje/Klaasje/etc.)

 

Ik hoor het graag!

Hoi @AnnetteG,

Dat kan alleen wanneer je het e-mailbericht verstuurt naar een ‘rol’ zoals melder, eigenaar of actienemer. Of wanneer je een eigen veld gebruikt waarin je de naam van de ontvanger laat invullen.

Reputatie 1
Badge +6

Hoi Inge,

Dankjewel voor het duidelijke antwoord.

Badge +1

Hoi Inge, 

In de workflow wil ik herinnering emails instellen. Gebeurt dit dan bij meldingen die vanaf vandaag worden gemaakt of worden bij openstaande (oude) meldingen de mails ook verstuurd?

Ik hoor het graag. 

Groet, Rosa 

Hoi Inge, 

In de workflow wil ik herinnering emails instellen. Gebeurt dit dan bij meldingen die vanaf vandaag worden gemaakt of worden bij openstaande (oude) meldingen de mails ook verstuurd?

Ik hoor het graag. 

Groet, Rosa 

 

Hoi Rosa,

Wil je die mails op een statusovergang laten sturen? Dan worden ze verstuurd op het moment dat die statusovergang plaarsvindt, Voor meldingen die deze statuovergang al hebben doorlopen wordt de mail niet meer verstuurd.

Badge +1

Hoi Inge,

Dank voor je reactie. Ik wil de mails sturen op een status. De meldingen blijven te lang bij de coördinator. Ik wil een mail op de datum deadline, daarna om de 14 dagen. Mijn vraag is of dit nu ook gebeurt bij meldingen die nu nog open staan.

Groet, Rosa

 

Reputatie 5
Badge +5

Beste @R. Brouwers  

Je kunt een deadline op de gehele workflow instellen (de "melding als geheel”) of per status in de workflow.

Op grond daarvan ben ik voor de volledigheid enkele scenario's nagegaan. Ik begin met het scenario dat voor jou het meest relevant lijkt:

1 Er staat al een (verlopen) deadline op de huidige status of de bestaande melding als geheel ingesteld

In dat geval zal een herhalende mail actie dat de deadline verlopen alsnog gestart worden.
Het is hierbij wel denkbaar dat deze mail al direct de volgende dag verzonden wordt, in plaats van eerst te wachten totdat er een datum bereikt is die een veelvoud is van de ingestelde 14 dagen (ik vind dat een voordeel).
Zodra echter de eerste herinneringsmail verzonden is, zullen herinneringsmails wel met een interval van 14 dagen verzonden worden.

2 Er is een open melding en je stelt pas daarna een deadline in vanuit het applicatiebeheer

In dat geval wordt er geen deadline ingesteld voor reeds bestaande meldingen zonder deadline. In die situatie kunnen er geen herinneringsmails verzonden worden.
Dit geldt in elk geval voor de situatie dat je pas achteraf een deadline op het doorlopen van de gehele workflow instelt.

Badge +1

Goededag Inge,

Ik wil graag een sjabloon invoegen, die een macro bevat.

Hoe doe ik dat?

Groet, Ardy

Reputatie 5
Badge +5

Hoi @Ardy Paats - van der Pas 

We ondersteunen geen macro's in sjablonen voor documenten over meldingen.
Maar ik ben toch benieuwd wat je via een macro wil toevoegen aan het document? 

Reputatie 5
Badge +5

Ik heb de situatieschets samen met @Ardy Paats - van der Pas verduidelijkt en ook enkele alternatieven besproken:

Situatieschets

  • Er wordt 1 workflow voor meerdere audittypen gebruikt. Welke velden er in detail ingevuld worden hangt af van het audittype. Dit gaat om enkele tientallen velden, op het eerste gezicht in elk geval meer dan 50
  • In de workflow worden op verschillende momenten Word documenten gegenereerd, deels voor intern, deels voor extern gebruik. Dat betekent dat er nu reeds tenminste 5 sjablonen zijn ingericht
  • Al deze sjablonen bevatten alle relevante velden voor ieder audittype. De sjablonen zijn niet per audittype opgesteld.

Vraagstelling naar aanleiding van de situatieschets

Je wil graag dat velden die niet gevuld zijn ook niet in het document terecht komen dat FLOW genereert, zodat het resulterende document prettig leesbaar is.

Voorlopige oplossing

Daarvoor heb je op dit moment een Word macro gemaakt. Het is echter niet mogelijk om die macro in het sjabloon zelf zetten en via FLOW distribueren, omdat we dat niet ondersteunen.

Het is wel mogelijk om de macro buiten Zenya om beschikbaar te stellen aan alle medewerkers die de Auditverslagen versturen. Dat gaat om een groep van plmns 6 medewerkers.

Besproken alternatieven

We hebben ook alternatieven besproken, maar die passen niet in jullie situatie:

  • Documentsjabloon per audittype.
    De reden is dat dit erg veel onderhoud op gaat leveren. Het bovengenoemde aantal sjablonen wordt dan minimaal verdrievoudigd. Afzonderlijke meldingstypen aanmaken leidt per definitie ook tot een vermenigvuldiging van het aantal sjablonen
  • Actie-/workflowformulier inrichten dat doorgestuurd wordt naar externe partijen. Je kunt een dergelijk formulier wel dynamisch maken op basis van voorwaardelijke secties. En als alle velden als "alleen-lezen"-velden worden gemarkeerd, kan de externe partij geen wijzigingen aanbrengen.
    De reden waarom dit niet past zit in beleid van jullie organisatie: er mag vanuit Zenya geen mail of taak naar een externe partij verzonden worden. Daarnaast geldt dat de ontvangende externe partij in de regel geen feedback geeft op de inhoud van het audit document en een actieformulier geen directe meerwaarde heeft.
Badge +1

Ik wil graag aan een e-mail sjabloon de volgende “standaard” velden vanuit een mobiel formulier kunnen toevoegen, maar van de 2 velden kan ik enkel e-mailadres vinden, waar vind ik het veld “uw naam”? Ik wil graag zowel “uw naam” als “uw e-mailadres” van de externe aanvrager tonen/koppelen in het e-mail sjabloon

 

Badge +1

Hi,

Als ik het goed begrijp bedoel je met Uw naam, degene die iets meldt.

Als dit zo is dan kan je hiervoor het veld 'gemeld door' gebruiken, dit is @@case_reporters@@.

gr, Ardy

Badge +1

Hallo,

 

Ik wil graag een bijlage toevoegen aan een e-mail die bij een statusovergang is ingesteld. Hoe kan ik een bijlage als veld instellen zodat ik deze kan selecteren?

 

Groet, Renee 

Reputatie 2
Badge +3

Beste @Renee Franssen ,

Je kunt een bijlageveld dat op je formulier staat koppelen aan het e-mailsjabloon.

Ga naar het e-mailsjabloon dat is ingesteld op de statusovergang (meldingen: Sjablonen voor e-mail en documenten) en scroll helemaal naar beneden. Hier vind je de sectie ‘Bijlagen’.

Kan het sjabloon velden voor alle meldingstypes bevatten, dan kun je op dit sjabloon alleen Globale bijlagevelden toevoegen.

Kan het sjabloon velden voor een specifiek meldingstype bevatten, dan kun je zowel Globale als Locale bijlagevelden toevoegen.

Als het bijlageveld vervolgens wordt ingevuld op een formulier, zal deze als bijlage van de e-mail worden verstuurd.

 

Badge +1

Beste Marjolein,

 

Bedankt voor je reactie, je omschrijving is helemaal helder. Ik wil echter iets anders en wellicht kan dit helemaal niet.

Er is een flow gebouwd met een formulier voor het aan- of afmelden van een gebruiker. Ik heb vervolgens twee e-mail sjablonen gemaakt en zou graag bij de e-mail voor aanmelden een document toevoegen dat met de e-mail meegestuurd wordt. Kan dit? 

Reputatie 2
Badge +3

Hallo @Renee Franssen,

Het is helaas niet mogelijk om een vaste bijlage aan deze mail te verbinden, de bijlage kan alleen gevuld worden vanuit de velden in het formulier.
Je kan hierbij alleen de bijlages vanuit de melding toevoegen aan de mail.
 

Badge +1

Hallo Tino,

Jammer! Maar duidelijk, weet ik dat ik niet verder hoef te zoeken ;)

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring