Het is mogelijk om sjablonen voor e-mail en documenten toe te voegen om te gebruiken binnen de module 'Meldingen'. We onderscheiden volgende typen sjablonen:
In deze training leggen we je uit hoe je deze sjablonen kunt maken.
Hoi,
ik heb een workflow e-mail sjabloon gemaakt, deze wordt (afhankelijk van de gevulde velden in het workflow formulier) verstuurd naar verschillende personen.
Nu wil ik graag dat de ontvanger persoonlijk benaderd wordt dus wil ik graag iets van
Hallo XXXX,
als aanhef van de mail gebruiken. Maar ik kan de naam dus niet hardcoden omdat dit variabel is. Welk veld of hoe kan ik de naam van de email ontvanger aan het email sjabloon toevoegen (dus net zoals bij de systeem sjablonen, Hallo Jantje/Pietje/Klaasje/etc.)
Ik hoor het graag!
Hoi
Dat kan alleen wanneer je het e-mailbericht verstuurt naar een ‘rol’ zoals melder, eigenaar of actienemer. Of wanneer je een eigen veld gebruikt waarin je de naam van de ontvanger laat invullen.
Hoi Inge,
Dankjewel voor het duidelijke antwoord.
+1
Hoi Inge,
In de workflow wil ik herinnering emails instellen. Gebeurt dit dan bij meldingen die vanaf vandaag worden gemaakt of worden bij openstaande (oude) meldingen de mails ook verstuurd?
Ik hoor het graag.
Groet, Rosa
Hoi Inge,
In de workflow wil ik herinnering emails instellen. Gebeurt dit dan bij meldingen die vanaf vandaag worden gemaakt of worden bij openstaande (oude) meldingen de mails ook verstuurd?
Ik hoor het graag.
Groet, Rosa
Hoi Rosa,
Wil je die mails op een statusovergang laten sturen? Dan worden ze verstuurd op het moment dat die statusovergang plaarsvindt, Voor meldingen die deze statuovergang al hebben doorlopen wordt de mail niet meer verstuurd.
+1
Hoi Inge,
Dank voor je reactie. Ik wil de mails sturen op een status. De meldingen blijven te lang bij de coördinator. Ik wil een mail op de datum deadline, daarna om de 14 dagen. Mijn vraag is of dit nu ook gebeurt bij meldingen die nu nog open staan.
Groet, Rosa
+5
Beste
Je kunt een deadline op de gehele workflow instellen (de "melding als geheel”) of per status in de workflow.
Op grond daarvan ben ik voor de volledigheid enkele scenario's nagegaan. Ik begin met het scenario dat voor jou het meest relevant lijkt:
1 Er staat al een (verlopen) deadline op de huidige status of de bestaande melding als geheel ingesteld
In dat geval zal een herhalende mail actie dat de deadline verlopen alsnog gestart worden.
Het is hierbij wel denkbaar dat deze mail al direct de volgende dag verzonden wordt, in plaats van eerst te wachten totdat er een datum bereikt is die een veelvoud is van de ingestelde 14 dagen (ik vind dat een voordeel).
Zodra echter de eerste herinneringsmail verzonden is, zullen herinneringsmails wel met een interval van 14 dagen verzonden worden.
2 Er is een open melding en je stelt pas daarna een deadline in vanuit het applicatiebeheer
In dat geval wordt er geen deadline ingesteld voor reeds bestaande meldingen zonder deadline. In die situatie kunnen er geen herinneringsmails verzonden worden.
Dit geldt in elk geval voor de situatie dat je pas achteraf een deadline op het doorlopen van de gehele workflow instelt.
+1
Goededag Inge,
Ik wil graag een sjabloon invoegen, die een macro bevat.
Hoe doe ik dat?
Groet, Ardy
+5
Hoi
We ondersteunen geen macro's in sjablonen voor documenten over meldingen.
Maar ik ben toch benieuwd wat je via een macro wil toevoegen aan het document?
+5
Ik heb de situatieschets samen met
Situatieschets
Vraagstelling naar aanleiding van de situatieschets
Je wil graag dat velden die niet gevuld zijn ook niet in het document terecht komen dat FLOW genereert, zodat het resulterende document prettig leesbaar is.
Voorlopige oplossing
Daarvoor heb je op dit moment een Word macro gemaakt. Het is echter niet mogelijk om die macro in het sjabloon zelf zetten en via FLOW distribueren, omdat we dat niet ondersteunen.
Het is wel mogelijk om de macro buiten Zenya om beschikbaar te stellen aan alle medewerkers die de Auditverslagen versturen. Dat gaat om een groep van plmns 6 medewerkers.
Besproken alternatieven
We hebben ook alternatieven besproken, maar die passen niet in jullie situatie:
+1
Ik wil graag aan een e-mail sjabloon de volgende “standaard” velden vanuit een mobiel formulier kunnen toevoegen, maar van de 2 velden kan ik enkel e-mailadres vinden, waar vind ik het veld “uw naam”? Ik wil graag zowel “uw naam” als “uw e-mailadres” van de externe aanvrager tonen/koppelen in het e-mail sjabloon
+1
Hi,
Als ik het goed begrijp bedoel je met Uw naam, degene die iets meldt.
Als dit zo is dan kan je hiervoor het veld 'gemeld door' gebruiken, dit is @@case_reporters@@.
gr, Ardy
+1
Hallo,
Ik wil graag een bijlage toevoegen aan een e-mail die bij een statusovergang is ingesteld. Hoe kan ik een bijlage als veld instellen zodat ik deze kan selecteren?
Groet, Renee
+3
Beste
Je kunt een bijlageveld dat op je formulier staat koppelen aan het e-mailsjabloon.
Ga naar het e-mailsjabloon dat is ingesteld op de statusovergang (meldingen: Sjablonen voor e-mail en documenten) en scroll helemaal naar beneden. Hier vind je de sectie ‘Bijlagen’.
Kan het sjabloon velden voor alle meldingstypes bevatten, dan kun je op dit sjabloon alleen Globale bijlagevelden toevoegen.
Kan het sjabloon velden voor een specifiek meldingstype bevatten, dan kun je zowel Globale als Locale bijlagevelden toevoegen.
Als het bijlageveld vervolgens wordt ingevuld op een formulier, zal deze als bijlage van de e-mail worden verstuurd.
+1
Beste Marjolein,
Bedankt voor je reactie, je omschrijving is helemaal helder. Ik wil echter iets anders en wellicht kan dit helemaal niet.
Er is een flow gebouwd met een formulier voor het aan- of afmelden van een gebruiker. Ik heb vervolgens twee e-mail sjablonen gemaakt en zou graag bij de e-mail voor aanmelden een document toevoegen dat met de e-mail meegestuurd wordt. Kan dit?
Hallo
Het is helaas niet mogelijk om een vaste bijlage aan deze mail te verbinden, de bijlage kan alleen gevuld worden vanuit de velden in het formulier.
Je kan hierbij alleen de bijlages vanuit de melding toevoegen aan de mail.
+1
Hallo Tino,
Jammer! Maar duidelijk, weet ik dat ik niet verder hoef te zoeken ;)
Heb je al een account? Log in
Nog geen lid van de community? Maak hier een account aan
Enter your username or e-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.
