Training

Meldingen automatisch anonimiseren (in het kader van GDPR)


Reputatie 7

In deze training willen je graag uitleggen hoe je meldingen kan anonimiseren. Wel zo handig, in het kader van GDPR.

Tijdens het behandelen van een melding wil je organisatie graag beschikken over persoons- en contactgegevens van de betrokkenen, zodat er contact met hen opgenomen kan worden. Deze gegevens worden daarom in de melding genoteerd.
Zodra een melding wordt gesloten zijn die gegevens niet langer nodig en wil je ze mogelijk automatisch anonimiseren in het kader van de verordening General Data Protection Regulation (GDPR).

Wil je weten hoe je als (functioneel) applicatie beheerder meldingen automatisch kunt anonimiseren? Neem dan eens een kijkje in deze training.

Veel succes!


13 reacties

Reputatie 2
Badge +6

Als meldingen worden geanonimiseerd dan wordt naast de geselecteerde velden ook de naam van de melder geanonimiseerd. Blijft het voor melders dan toch mogelijk om zijn eigen gemelde meldingen te blijven zien? 

 

Groetjes,

Inge

Hoi @Inge Herfs,

Als de melding is geanonimiseerd is niet meer bekend wie de melder was en kan dus ook niet worden bepaald dat deze melder rechten heeft om de melding in te zien. Melders kunnen deze meldingen dan dus niet meer bekijken.

Reputatie 4
Badge +7

Ik was in de veronderstelling dat je de anonimisering ook kon laten plaatsvinden een x-aantal dagen na sluiting van een melding. Concreet wil ik incidentmeldingen na 6 maanden nadat ze gesloten zijn, anonimiseren. Maar dat lijkt toch niet te gaan lukken.

Is er misschien een andere weg om dit te automatiseren?

Groet,

Michel Pot

 

Hallo @Michel Pot,

Als je 2 eindstatussen hebt dan kun je de melding op de statusovergang tussen deze 2 eindstatussen anonimiseren. De voorwaarde wordt dan:

Veld [Datum gesloten]  >=  [huidige datum]  - 6 maanden 

 

Reputatie 5
Badge +8

Is het mogelijk om een bestaande route met meldingen eraan waarbij geen ruimte is voor een extra eindstadia aan te passen en dit aan toe te voegen? Het moment dat je zo’n uitbreiding doet zijn al gemaakte meldingen toch aan de vorige versie gebonden?

We zijn er nog niet over uit of dit moet gaan gebeuren, maar het ziet er naar uit dat we toch ook willen gaan anonimiseren bij een meldingstype waar we de ruimte hiervoor niet hebben gelaten.

Het zou eigenlijk makkelijker / netter zijn als eindstadia zelf opties hadden ingebakken. Een veldje “archieveren na [ veldje ] [dagen / weken / maanden / jaren ].”

Nu heb je in het voorbeeld hierboven ook nog een lijn nodig van “Afgewezen” naar Gearchiveerd. Het komt nu ook wel voor dat mensen onterecht afwijzen (denken dat het probleem kleiner is tot het toegelicht wordt). Daar zou je ook na (b.v. een kleiner tijdsinterval) pas in een later stadium willen gaan archiveren, dus dan is er nog een lange extra overgangspijl nodig.

Reputatie 4
Badge +7

Het sjabloon dat wij voor incidentmeldingen gebruiken, voorziet niet in de status gearchiveerd. Is het sjabloon te wijzigen zonder al te veel consequenties?

Hoi @Michel Pot,

Wellicht is het mogelijk om via aanvullende support een extra status met statusovergangen toe te voegen. Je kunt hiervoor contact opnemen zodat we kunnen kijken of dat in jullie sjabloon mogelijk is.

Reputatie 2
Badge +6

Is het mogelijk om alleen de gegevens van de melder van een mobiel meldformulier te anonimiseren?

of is het van toepassing op alle meldingen binnen dat meldingstype??

Reputatie 4
Badge +4

Hi @J.Roosen 

Je kunt bij de voorwaarde van het anonimiseren instellen dat dit alleen gedaan dient te worden wanneer het meldformulier het mobiel formulier is:

 

Reputatie 1
Badge +6

Ik vind de instructie voor het inregelen van anonimiseren in de workflow verwarrend. Zie printscreen. Enerzijds staat er dat alle correspondentie bij de melding wordt verwijderd. Anderzijds lijk je de keuze te hebben of alle extra info verwijderd moet hebben of alleen geanonimiseerd. Bij die laatste keuze ging ik er van uit dat de correspondentie in de extra info niet wordt verwijderd maar wordt geanonimiseerd. Bij een test op onze testomgeving bleek het toch te worden verwijderd, ondanks de keuze voor anonimiseren.

 

Is het ook mogelijk om de extra info/correspondentie alleen te anonimiseren ipv te verwijderen?

 

Hoi @ibeukel,

Het probleem met de extra info en correspondentie is dat we niet kunnen herkennen waar informatie staat die geanonimiseerd dient te worden. Hier worden namelijk geen velden als bijvoorbeeld ‘Melder’ gebruikt maar is enkel tekst beschikbaar. Omdat niet bekend is welke tekst weggehaald dient te worden, is verwijderen het enige alternatief.

Reputatie 1
Badge +6

@Inge Kuijpers 

Dat begrijp ik. Ik vraag me dan alleen nog af wat de volgende keuze betekent: “anonimiseren van extra info die door een melder is toegevoegd” (i.t.t. de keuze het verwijderen van alle extra info). Wat voor extra info blijft er dan nog wel staan bij deze keuze? In ieder geval geen mails want alle correspondentie wordt sowieso verwijderd. Welke typen blijven wel staan en wat houdt anonimiseren daarvan in?

Groet, Ingeborg

Hoi Ingeborg,

Bij ‘anonimiseren van extra info die door melder is toegevoegd’ wordt enkel de naam van de melder verwijderd bij ‘toegevoegd door'.

 

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring