FLOW is de incident- en workflow management module binnen Zenya. De module stelt je in staat om eigen formulieren en bijbehorende workflows te maken passend bij jouw organisatie en processen. Door de flexibel in te richten opvolging weet iedereen automatisch en in een oogopslag wat er van wie verwacht wordt. Door middel van analyses worden lessen getrokken en ontstaat een uitgelezen kans om te verbeteren.
In dit stappenplan lees je welke stappen je kunt doorlopen om tot de meest optimale en logische inrichting van formulieren en workflows te komen, zodat je optimaal gebruikmaakt van de mogelijkheden van Zenya FLOW.
Algemeen
Applicatiebeheer
In het applicatiebeheer vind je diverse onderdelen waarmee je Zenya FLOW kunt inrichten.
1. Gebruikers
- Centrale rechten - Rechten toekennen voor applicatiebeheer onderdelen
- Verantwoordelijkheden overnemen - Van een andere gebruiker
- Licenties - Welke medewerker heeft waarvoor een licentie?
2. Onderwerpen
3. Meldingstype
3.2 Formulieren bouwen
- Meldformulier
- Mobiel formulier – Externe personen laten melden of melden via de Zenya Capture app
- Coördinator formulier
- Formulieren voor actiepunten en workflow
3.3. Velden
- Algemeen – wat zijn velden en hoe richt je deze in?
- Veldtype Scorematrix
- Veldtype Kaartenbak
- Veldtype Gebruiker
- Veldtype Functie
- Veldtype Kader item
- Veldtype Getal berekend met formule
- Leesrechten op Velden instellen
3.4 Rechten en rollen - Stel rollen en rechten in voor Meldingen
3.5 Workflow
- Bepaal welke stappen een melding doorloopt
- Maak voor de coördinator duidelijk wat er moet gebeuren in een bepaalde stap (status)
- Acties instellen in de workflow
- Formulieren koppelen aan een status
- Statusovergang automatisch laten uitvoeren
- Meldingen anonimiseren
3.6 Relaties
- Bepaal of je vanuit een melding direct een andere melding kunt maken
- Lees welke rechten je nodig hebt om vanuit een melding een andere melding te kunnen maken.
3.7 Analyse – bepaal welke analysehulpmiddelen je wilt gebruiken
4. Classificatiemodel - Classificatie van oorzaken van meldingen
5. Sjablonen - Voor e-mailberichten en documenten
6. Publieke filters - Maak standaard filters voor meldingen
7. Koppeling met het Portaal
7.1 Dashboard
- Dynamische diagrammen
- Trefwoord extractie
- Rapporten toevoegen aan dashboard
- Organisatie eenheid meegeven per portaal
7.2 Invullen - Meldformulier aan portaal toevoegen
Meldingen
Lees hieronder de toepassingen van Zenya FLOW voor verschillende rollen.
1. Overzicht van meldingen - filters en kolommen instellen
2. Een melding maken
3. Details van een melding
3.1 Tabblad '’Acties en voortgang'’
- Algemene uitleg over acties en voortgang
- Actiepunt afhandelen
- Actiepunt ‘’formulier invullen’’ afhandelen
- Actiepunt ‘’oorzakenboom tekenen’’ afhandelen
3.4 Tabblad ‘Relaties’
3.5 Tabblad '’Analyse'’
4. Rapportages over Meldingen
5. Zenya Capture app
6. Planning
Maak je ook gebruik van de module Planning? Lees hier hoe je meldingen zichtbaar kunt maken in het planningsoverzicht
