Hoe kan ik het best mijn meldformulier opbouwen?

In ons ziekenhuis gebruiken we het meldformulier om alle aanmeldingen voor opnames te registreren. Ze starten allemaal met een administratief luik, maar dan komen er verschillende mogelijkheden indien het om een opnamevraag gaat:

• vrijwillige opname
• gedwongen opname
• mutatie vanuit een andere instelling vrijwillig
• mutatie vanuit een andere instelling gedwongen
• BOR-opname
• crisisbed IOP
• enz

Bij elke keuze komen er nu aparte velden. In het huidige systeem werkte ik met 1 meldformulier en voorwaardelijke secties op basis van de keuzes die men maakte. Er wordt een traject gevolgd van aanmelding tot opname.
In het nieuwe formulier wil ik echter verder gaan en het hele traject van de patiënt volgen:

aanmelding - (intake) - opname - (interne mutatie) - ontslag
waarbij de fases tussen haakjes optioneel zijn omdat ze niet bij iedereen van toepassing zijn. Nu moeten we voor elke interne mutatie een nieuw formulier aanmaken en de administratieve gegevens opnieuw invullen. Ook kan het zijn dat iemand wordt aangemeld voor een vrijwillige opname, dit uiteindelijk weigert en dat het dan een gedwongen opname wordt. Hierbij moeten we dan de vrijwillige vraag afsluiten en een nieuwe melding aanmaken voor de gedwongen opname zodat uiteindelijk de statistieken wel kloppen.
Mijn voorkeur gaat echter uit om dit allemaal binnen 1 aanmelding te blijven doen: dus 1x de administratieve gegevens invullen per opnamevraag en nadien de verschillende fases tijdens het traject te kunnen doorlopen.

Mijn vraag is nu of ik best blijf verder werken met de voorwaardelijke secties en de andere mogelijke meldingen binnen hetzelfde formulier bouw, of dat ik moet werken met subformulieren:
bv: Er wordt een aanmelding gedaan voor een opname waarbij men dan kan kiezen voor een subformulier vrijwillige opname, gedwongen opname, interne mutatie, ...

In bijlage kan je onze huidige workflow zien, maar deze zou moeten kunnen toegepast worden bij elke fase binnen de behandeling: bv: iemand wordt aangemeld en uiteindelijk opgenomen op de opnameafdeling waardoor deze de fase krijgt van afgehandeld. Na een tijdje wordt er een mutatie aangevraagd naar een andere afdeling waardoor deze terug een status moet krijgen bv op de wachtlijst van die interne afdeling. Moet deze status dan op het hoofdformulier toegepast worden of kan men statussen ook toepassen op submeldingen en dan ook de filters aanmaken op de subformulieren ipv op de hoofdformulieren?

Dus uiteindelijk wil ik komen tot een volgend proces:

Ik hoop dat ik het zo duidelijk mogelijk omschreven heb en dat iemand mij raad kan geven op welke manier ik dit het best kan opbouwen.

met vriendelijke groeten