Q&A

Hoe kun je een document aan een kaart uit een Kaartenbak koppelen?

  • 16 september 2019
  • 4 reacties
  • 145 Bekeken

Je kunt er als volgt voor zorgen dat je een kaart kunt koppelen aan een document:
  • Zorg dat er de koppeling met document aan is gezet bij de 'Eigenschappen' van de kaartenbak.
  • Maak via Applicatiebeheer > Documenten > Velden een nieuw veld aan van het type kaartenbak dat je wilt koppelen.
  • Bij de eigenschappen van de map in het documentbeheer stelt je op het tabblad 'Velden' in dat dit veld gebruikt wordt bij deze map zodat deze kan worden ingevuld bij het documenten in de map.
Koppelen van een document doe je daarna als volgt:
  • Open het document dat je wilt koppelen aan de kaart.
  • Op tabblad 'Eigenschappen' klik je bij het kopje 'Velden' op 'Wijzigen en selecteer je de kaart bij het betreffende veld.
  • Als je nu naar de kaart in de kaartenbak gaat en daar klikt op het tabblad 'Documenten' zie je het document hier in de lijst staan.

4 reacties

Badge

Hi Inge,

 

Wij gebruiken deze werkwijze om risico's (staan bij ons in een kaartenbak) aan processen te koppelen. We willen dit ook voor standaardbrieven gaan toepassen (deze staan ook in een kaartenbak). Dit werkt als zodanig goed en je kunt in de kaartenbak “Risico” op een risico-kaart het/de gekoppelde document(en) ook keurig terugvinden onder het tabje Documenten van de kaart.

Wij zouden echter ook graag de Risico kaartenbak willen filteren op een document, om zo alle risico's te vinden die aan dat document zijn gekoppeld. En we zouden de gekoppelde documenten graag in de export van de kaartenbak willen kunnen meenemen. Voor zover wij weten, kan dat nu niet, klopt dat?

Nu hebben we dus in elke Risico kaart de document(en) als bijlage opgenomen, waardoor dat wel mogelijk is. Dit is echter dubbel werk en zeer onderhoudsgevoelig, dus niet betrouwbaar. Of is hiervoor een alternatief?

Hoi @Peter,

Voor wat betreft het filteren op een document: als je de werkwijze gebruikt die hierboven is beschreven, heb je bij het document een veld van type Risico (kaartenbak). Je kunt dan bij de eigenschappen van het document direct zien welke risico’s aan het document zijn gekoppeld.

Wat wil je doen met de export van de kaartenbak met daarin de documenten?

Badge

Hi @Inge Kuijpers,

We houden risico-workshops per proces. Dan is het prettig om alle risico's die aan een proces zijn gekoppeld, over te zetten naar Excel voor (bulk)bewerking. Daarvoor moet je in de kaartenbak op proces (dus op gekoppeld document) kunnen filteren.

Andersom is het tijdens zo'n workshop ook heel handig om te weten aan welke andere processen de bestaande risico's al zijn gekoppeld. Daarvoor is het handig om de inhoud van de tab gekoppelde processen ook te kunnen exporteren.

Van document naar gekoppeld(e) risico('s) is inderdaad geen probleem, maar het maken van 1 set van risico's voor 1 proces vanuit de kaartenbak lukt mij niet, terwijl de info wel op de tab documenten van de kaarten beschikbaar is. 

Voor onze standaardbrieven geldt iets soortgelijks: we zouden graag een overzicht (export) willen maken van de processen die aan elk van de brieven deze gekoppeld zijn.

Dus de vraag betreft vanuit een grotere groep kaarten kijken naar (en/of filteren op) alle documenten die aan die set kaarten is gekoppeld.

Andersom (van document naar kaarten) gaat goed, ook de export.

Vanuit 1 kaart naar gekoppelde documenten gaat in iProva eenvoudig, maar dit is niet zomaar in een export beschikbaar volgens mij. Zonde, omdat de info wel in elke kaart te zien is.

Hallo @Peter ,

Het is mogelijk om op basis van eigenschappen van kaarten te filteren en deze eventueel vanuit de kaartenbak ook eruit te halen. Alle andere content die aan een kaart zit komt er hiermee niet uit.
Andersom kun je dit er wel uithalen; bij de content is ook het risico (of brief) vastgelegd. Deze is er vanuit die kant uit te halen. Dus bijv. bij een document is 1 of meerdere risico's vastgelegd. Vanuit de documenten is te filteren en je resultaten er vervolgens er uit te halen.

 

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring