Training

Werken met 'Teams' in Zenya

  • 22 maart 2021
  • 17 reacties
  • 498 Bekeken

Een veel gehoorde wens is de mogelijkheid om taken aan een team te kunnen toewijzen. Een andere wens is dat teams zelf belangrijke taken kunnen vastleggen en opvolgen. Binnen Zenya 6.0 wordt dit mogelijk. Iedereen in de organisatie kan een team aanmaken en leden uitnodigen.

Teams kunnen worden gebruikt om in Zenya taken aan toe te wijzen. Een team kan ook eigen teamtaken aanmaken en onderling delegeren. En dit is pas het begin! Op een later moment volgen er nog meer mogelijkheden in Zenya om teams te ondersteunen in hun samenwerking.

In deze training leggen we uit van in Zenya 6.0 de mogelijkheden zijn.

 

 

 


17 reacties

Reputatie 2
Badge +5

Hoi,

 

Ik ben er nu achter hoe je een team als actor in een meldingstype zet, maar ik krijg niet gevonden hoe je een opvolgtaak (na het invullen van een meldformulier) toewijst aan een team. Ik zit in het meldingstype te zoeken, maar ik zie het niet. Weet iemand waar ik dit in kan stellen?

 

Alvast bedankt.

Reputatie 2
Badge +5

Klopt het dat je via een meldingstype wel een To-do kan toewijzen aan een team, maar geen To-do (invullen formulier/fill out form)? Zo ja, zou defunctionaliteit  eventueel op de roadmap kunnen komen?

 

Alvast bedankt.

Reputatie 4
Badge +7

Hoi @Rick J. 

 

In onze release notes op update.infoland.nl lees je waar teams nu al voor ingezet kunnen worden. 

Op dit moment is het inderdaad alleen mogelijk om teams toe te wijzen als actienemer voor een '’normaal'’ actiepunt. Dit is wel zowel vanuit een melding als vanuit actiepunt geïnitieerd vanuit de workflow. 

Voor de toekomst willen we de mogelijkheden met teams wel verder uitbreiden en daar is het invullen van een formulier toewijzen aan een team een logische volgende stap. Op dit moment kan ik nog geen duiding geven aan de verdere planning hiervan. 

Maar heb je ideeën over het gebruik van teams deel die vooral met ons!

Reputatie 2
Badge +1

beste,

 

Waar is er een logging terug te vinden van de taken die via teams zijn uitgezet?

Wanneer iemand een taak heeft uitgevoerd verdwijnt dit in het overzicht.

 

 

Reputatie 2
Badge +1

beste,

 

Kunt je teams ook uitzetten voor de gebruikers?

In het slechtste geval kan dit worden misbruikt om taken aan anderen toe te bedelen zonder dat dit afgestemd met leidinggevenden

Reputatie 2
Badge +1

Beste,

 

Wat is de meerwaarde van teams? 

Wij hadden dit al geregeld door gebruikersgroepen aan te maken via active directory en daar de leden van een bepaalde afdeling aan toe te kennen.

Reputatie 4
Badge +6

Beste Inge

Wanneer je in teams  een “losse/ad hoc taak“ aanmaakt kan je er niet voor kiezen om hiervan een mailbericht te ontvangen bij vervaldatum/wanneer de vervaldatum van de taak nadert.  

Je dient dus steeds bij “mijn teams” of onder taken te checken? Klopt dit of kan ik toch ergens aangeven dat ik hiervan een mail wens te ontvangen.

Via “mijn abonnementen” en “systeemsjablonen”  zie ik deze mogelijkheid ook niet.  Wij werken wel enkel met iDocument/iProcess.  Misschien heeft het hier mee te maken?

Hoi @Els Lowette,

Het is inderdaad niet mogelijk om hiervoor mailberichten te ontvangen.

Reputatie 4
Badge +6

Zou fijn zijn mocht dit naar de toekomst nog mogelijk gemaakt worden waardoor het aanmaken van teams en uitzetten van ad hoc toch een grotere meerwaarde zou hebben.

Misschien een idee dat Dennis mee kan opnemen bij het lijstje met bemerkingen/wensen over het gebruik van teams!

 

Reputatie 2
Badge +1

het zou fijn zijn mocht er ook een reactie komen op mijn vragen met betrekking tot teams

Reputatie 3
Badge +4

Wij zien geen meerwaarde in het gebruik van Teams en willen het graag uitzetten. Maar ik begrijp dat dit niet mogelijk is ??

Reputatie 5
Badge +4

Beste @j.vandevijver ,

Bedankt voor jouw feedback. De volgende logging vindt plaats op Teams:

 

 

Er is geen centrale logging op taken. Afgehandelde taken zie je wel in de activiteitenlog van de betreffende workflow of in de rapportage. 

 

Het is op dit moment niet mogelijk om de Teams functionaliteit uit te schakelen. Wel is het zo dat je in een workflow (meldingstype) enkel taken kunt toewijzen aan een team als dit team daartoe de rechten heeft gekregen. Daar zit dus beheer op.

 

Teams zijn een aanvulling op de mogelijkheid om gebruikersgroepen in te stellen. Het biedt een betere oplossing voor organisatie waarin zelfsturende teams samen verantwoordelijk zijn voor het afhandelen en onderling delegeren van acties uit meldingen. Gebruikersgroepen zijn dan omslachtig. Anderzijds is het een oplossing voor individuele gebruikers die snel en zonder tussenkomst van applicatiebeheer een team willen creëren om acties te borgen.

 

De huidige functionaliteit is een eerste stap. Zoals mijn collega @Dennis Langenhuijsen al heeft opgemerkt zullen we de mogelijkheden voor Teams binnen Zenya in de toekomst verder uitbreiden.

 

In de demonstratie van 04 februari 2021 wordt teams ook meer toegelicht.

 

Hopelijk hebben we je hiermee alweer een stuk op weg geholpen!

Reputatie 2
Badge +1

Beste,,

 

Bedankt voor de reactie.

De klant zou de keuze moeten krijgen of men al dan niet een functionaliteit wenst te gebruiken.

Nu wordt het  opgedrongen. Organisaties die dit niet wensen te gebruiken worden op de wijze voor blok gezet.

Uiteraard is vernieuwing en doorontwikkeling van een product toe te juichen, maar de beslissing   om deze vernieuwing in te voeren moet naar mijn mening bij de klant liggen en niet bij de leverancier.

Reputatie 4
Badge +6

In opvolging van mijn vraag :

“Wanneer je in teams  een “losse/ad hoc taak“ aanmaakt kan je er niet voor kiezen om hiervan een mailbericht te ontvangen bij vervaldatum/wanneer de vervaldatum van de taak nadert.”  Reactie Inge: “Het is inderdaad niet mogelijk om hiervoor mailberichten te ontvangen.”

Hierbij wil ik graag even volgende tip delen met gebruikers die misschien ook vragende partij zijn.

In afwachting van het feit dat dit eventueel in de toekomst mogelijk gemaakt zal worden door Infoland heb ik een omwegje gevonden om alsnog een mailbericht te ontvangen.

Nml. wanneer je de ad hoc taak aanmaakt en onmiddellijk de taak uitstelt tot de vervaldatum dan krijg je wel een mailbericht.  Hierdoor kan je alvast losse taken iProva taken perfect via mail opvolgen.

Dit sluit ook aan bij mijn ander topic rond het mogelijk maken van opvolging van tijdelijke logins.

 

 

 

Reputatie 3
Badge +4

Beste,,

 

Bedankt voor de reactie.

De klant zou de keuze moeten krijgen of men al dan niet een functionaliteit wenst te gebruiken.

Nu wordt het  opgedrongen. Organisaties die dit niet wensen te gebruiken worden op de wijze voor blok gezet.

Uiteraard is vernieuwing en doorontwikkeling van een product toe te juichen, maar de beslissing   om deze vernieuwing in te voeren moet naar mijn mening bij de klant liggen en niet bij de leverancier.

Helemaal mee eens j.vandevijver! Als ik de informatie hier zo lees werkt het nog niet echt lekker en net als maurice.van.den.berge@thebe.nl zouden wij het ook het liefst nog niet aan onze gebruikers tonen maar dat is dus niet mogelijk:tired_face:

@Rick J. ,

In jouw voorbeeld is het mogelijk om een veld van het type gebruiker verborgen op je formulier te zetten en deze via de workflow te laten vullen met een team.

Vervolgens is er een actie uit te zetten naar de ‘gebruiker in het veld’.

 

Kun je hier wat mee?

Badge +3

Ook hier hadden we bij de introductie graag de keuze gehad om de teams-functionaliteit al dan niet (direct) in gebruik te nemen. Echter nu het een feit is, proberen we de optie in de praktijk te brengen.

Zo hebben we sinds kort ons medewerker-opvang-team als team gekoppeld aan het MIM-formulier (melding incidenten medewerker). De melder kan bij het indienen van het formulier ervoor kiezen de melding voor te leggen aan ofwel de leidinggevende (gebruiker), ofwel de vertrouwenspersoon (gebruiker), ofwel het opvangteam (team).
Als een melding wordt voorgelegd aan het opvangteam, kunnen de leden onderling bepalen wie de melding/taak oppakt, dus wie het – via de workflow gekoppelde – afhandelingsformulier invult. Zodra een teamlid de actie heeft verwerkt, is de taak voor het hele team vervallen.

Handig is dat leden van een geregistreerd team eenvoudig kunnen worden toegevoegd of vervangen.

Dat geldt natuurlijk ook voor gebruikersgroepen, maar het voordeel van de teams-functionaliteit is dat gebruikers hier zélf initiatief in kunnen nemen. Bijvoorbeeld een tijdelijke werkgroep die zich buigt over documentbeoordelingen m.b.t. een specifiek onderwerp.

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring