Training

Vind of deel een document snel en eenvoudig met de 'snelcode' of een 'document ID'

  • 28 August 2020
  • 15 reacties
  • 816 Bekeken

  • Moderator: Infoland Customer Support Engineer
  • 2333 reacties

In Zenya kun je gebruik maken van ‘Snelcodes’. Hiermee kun je eenvoudig een document delen met een collega of snel een document terugvinden.

In dit artikel leggen we uit hoe dit werkt.


15 reacties

Reputatie 6
Badge +7

@Inge Kuijpers Waarom wordt er met een nieuwe snelcode gewerkt?

Ik lees in de training hoe het werkt maar niet waarom we hier voor kiezen. We hebben al unieke document-ID's. Wat is het voordeel van weer een extra code in plaats van het gebruik van de huidige document-ID's?

De functie van een QR-code vind ik namelijk heel sympatiek. Collega's laten zoeken op weer een unieke code zie ik niet zo gebeuren en eerder wat verwarrend werken voor de eindgebruiker. Wij werken echt met titels én unieke ID's ter identificatie van het juiste document.

 

Daarnaast de vraag hoe uniek de code is. Uniek voor onze instelling of uniek binnen alle iProva versies? Als ik via webshare-pro documenten deel met een andere instellingen, is er dan kans op dubbele ‘unieke’ codes’?

Hoi @Silvia van Gils,

Als je bij de instellingen voor Documenten hebt aangegeven dat je een ander veld gebruikt (jullie eigen document ID) dan heb je ook de knop ‘Delen met collega's’ en zie je vervolgens ook de QR-code en de link.

Op je tweede vraag weet ik niet direct het antwoord, misschien weet @Dennis Langenhuijsen dat?

Reputatie 6
Badge +7

Hoi @Silvia van Gils,

Als je bij de instellingen voor Documenten hebt aangegeven dat je een ander veld gebruikt (jullie eigen document ID) dan heb je ook de knop ‘Delen met collega's’ en zie je vervolgens ook de QR-code en de link.

Op je tweede vraag weet ik niet direct het antwoord, misschien weet @Dennis Langenhuijsen dat?

 

@Inge Kuijpers Wij hebben geen eigen veld maar maken gebruik van Document ID (autonummer).

Ik vraag me dus af waarom dit nummer niet voor de snelcode wordt gebruikt. Wat is het voordeel van een nieuwe extra code t.o.v. dit nummer dat al aan documenten gekoppeld is?

Reputatie 5

De codes zijn uniek binnen 1 iProva. Bij importeren vanuit een webshare zullen documenten met een reeds bestaande code een nieuwe code krijgen, en daarover krijg je een melding in het ‘waarschuwingenoverzicht’. 

Reputatie 6

Hoi @Silvia van Gils,

 

Voor organisaties die al een document-id gebruiken wordt dat id gekozen in plaats van de extra code. Dus voor jullie blijft het oude nummer gelden, en krijgen jullie mèt dat nummer wat extra functionaliteiten.

Reputatie 6
Badge +7

Hoi @Silvia van Gils,

 

Voor organisaties die al een document-id gebruiken wordt dat id gekozen in plaats van de extra code. Dus voor jullie blijft het oude nummer gelden, en krijgen jullie mèt dat nummer wat extra functionaliteiten.


Dat is hartstikke mooi Koen!

Reputatie 6
Badge +7

De codes zijn uniek binnen 1 iProva. Bij importeren vanuit een webshare zullen documenten met een reeds bestaande code een nieuwe code krijgen, en daarover krijg je een melding in het ‘waarschuwingenoverzicht’. 


Bedankt voor de uitleg Job, het systeem regelt dus gewoon al mooi voor ons dat er geen dubbelingen kunnen ontstaan.

Reputatie 2
Badge +5

Ik heb ook de training doorgenomen en vroeg me daarbij af waarom we over zouden moeten gaan van de automatische document-id naar deze snelcode methode. Dankzij de reactie van @Silvia van Gils is mij weer een hoop duidelijk geworden.

@Inge Kuijpers misschien handig om bij de uitleg meteen te vermelden dat deze snelcode methode voor gebruikers met document-id minder relevant is? Ik zie persoonlijk niet snel een organisatie de vertrouwde document-id nummers overboord zetten en overstappen op de snelcodes. 

 

@Inge Kuijpers misschien handig om bij de uitleg meteen te vermelden dat deze snelcode methode voor gebruikers met document-id minder relevant is? Ik zie persoonlijk niet snel een organisatie de vertrouwde document-id nummers overboord zetten en overstappen op de snelcodes. 

 

Daar gaan we voor zorgen!

Reputatie 3
Badge +7

Hallo Inge,

Wat mij niet helemaal duidelijk is wat het voordeel is van een automatisch gegenereerde snelcode. Ik neem nl aan dat een gebruiker die snelcode van een document niet weet.

Is het mogelijk om naast het automatisch gegenereerde ID nog een ander zelf aangemaakt ID  (bijvoorbeeld tekst) in te stellen zodat op beide ID gezocht kan worden?

Hoi @Marja Engel,

Je kunt ook een ander veld gebruiken. Dit stel je in bij Applicatiebeheer > Documenten > Instellingen: tabblad Portal

 

Reputatie 1
Badge +5

@Inge Kuijpers, is het mogelijk om deze snelcode af te drukken via een afdruksjabloon? 

Ik vind de veldnaam niet direct terug.

Alvast bedankt,

 

Stefan

Reputatie 5
Badge +6

@Stefan Langers 
 

of

 

Badge +3

Hallo,

 

Wanneer ik in documentbeheer zoek op de snelcode dan wordt het bijpassende document geopend.

Wanneer ik echter op het portaal zoek met de snelcode, krijg ik de melding dat er geen resultaten zijn.

 

Welke instelling zie ik over het hoofd?

 

Met vriendelijke groet,

Anthony de Wever

Reputatie 5
Badge +5

@anthonyw 

Volgens mij kun je het zoeken op basis van snelcode niet uitschakelen. Het lijkt er daarom eerder op dat het document niet beschikbaar is aan de portaalbezoekers.
Dit is een goed stappenplan om na te gaan of dat inderdaad de oorzaak is:

  • Is het document gepubliceerd?
  • Is het document opgenomen in een portaal verzameling?
  • Is die verzameling verbonden aan het portaal waar je de zoekactie uitvoert?

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring