Challenge

CHALLENGE | Gebruik van formulieren in iDocument

CHALLENGE | Gebruik van formulieren in iDocument
Reputatie 4
Omschrijving
Infoland heeft in het verleden invulbare formulieren gehad in Eskion. Sindsdien is het mogelijk in iDocument Word, Excel en PDF bestanden aan te merken als invulbare formulieren. Wanneer dit is ingesteld zijn deze na invullen te downloaden of af te drukken.

Wij zouden graag inzicht willen krijgen in de volgende punten:
  • Het valt ons op dat veel organisaties flinke aantallen formulieren in iDocument aanbieden. Is dat bij jou in de organisatie ook het geval?
  • Hoe werkt het in de praktijk met die formulieren?
  • Stel dat je binnen iDocument naast Word/PDF ook formulieren zou kunnen aanbieden die je in je webbrowser kan invullen i.p.v. te moeten printen en mailen – zou dat dat een verbetering zijn?
Tijdslijnen Challenge
Het eerste doel van deze challenge is om een inventarisatie te doen van bovenstaande drie punten. De wens is om deze inventarisatie eind juli af te ronden. Indien er te weinig mensen zijn om een goede representatieve discussie mee te voeren gaan we kijken of we het op een andere manier organiseren.

Tijdslijnen implementatie
Indien we voldoende inzichten hebben opgedaan middels de inventarisatie, zullen we eind juli de vervolgstappen met jullie delen. Deze vervolgstappen zijn sterk afhankelijk van jullie inbreng. Indien we besluiten om hiermee aan de slag te gaan, dan streven we ernaar om in Q3 van dit jaar de nieuwe functionaliteit op te leveren.

Denk jij met ons mee? Laat je reactie dan hieronder achter!


18 reacties

Reputatie 3
In het Radboudumc wordt ook veel gebruik gemaakt van formulieren op veel verschillende locaties in de organisatie. Meestal is het zo dat formulieren worden ingevuld, deze vervolgens worden opgeslagen en dan naar betrokkenen worden gemaild of dat deze worden gescand om ze vervolgens in het EPD op te nemen. Het blijft een vrij omslachtige manier zoals hiermee wordt omgegaan. Ik mijn voorstellen dat het invullen via de webbrowser een verbetering kan zijn.
Reputatie 1
Badge
In het OLV ziekenhuis maken we ook vaak gebruik van Word formulieren. De gebruikers vinden het wel omslachtig om dit te moeten opslaan of afprinten. We zouden het een hele verbetering vinden indien dit via de webbrowser ingevuld kan worden!

Met vriendelijke groet

Isabelle
Reputatie 2
In het Waterlandziekenhuis zijn meerdere invulformulieren in Eskion aanwezig. De gebruiker en ontvanger vinden dit een eenvoudig en effectieve wijze van invullen, versturen en ontvangen. Ook data in een Excel laten zetten voor overzichten is een welkome en eenvoudige wijze van bv aanmeldingen.

Ook zijn in het Waterlandziekenhuis/Westfriesgasthuis een veelvoud van invulbare wordformulieren aanwezig. Nu is het omslachtig deze te verzenden. Eerst opslaan en dan naar outlook om deze te verzenden. De functionaliteiten van Eskion zijn zeer gewenst binnen iDocument
Het St Anna Ziekenhuis is zeker geïnteresseerd in deze functionaliteit. Een verbetering in de doorstroom van formulieren (invullen en versturen) is welkom!
Reputatie 4
Bedankt voor alle reacties tot nu toe! Zouden jullie wat voorbeelden van formulieren willen delen zodat wij een beter inzicht krijgen in welke formulieren gebruikt worden?
Reputatie 1
Badge +1
Het Flevoziekenhuis heeft een flink aantal formulieren die invulbaar zijn in gebruik. Het zou een flinke verbetering zijn als je deze documenten online kan invullen, daarna printen en of versturen.
Reputatie 3
Beste Gijs

Bij dezen een paar documenten die we binnen het Radboudumc in iDocument hebben staan.
Ook het HaaglandenMC maakt veel gebruik van formulieren. Het zou inderdaad fijn zijn wanneer deze online ingevuld en verstuurd kunnen worden.
Reputatie 4
Bedankt voor jullie reacties!

Zouden jullie de module ook gebruiken wanneer de eenvoudige (dus bijvoorbeeld zonder voorwaardelijke secties) formulieren opnieuw zouden moeten worden gemaakt?

De formulieren zouden dan in de browser aangeboden worden en niet meer als bijvoorbeeld Word of Excel document.
Reputatie 1
Badge
Beste

hierbij ook enkele formulieren die we in iDocument hebben staan.
Reputatie 1
Wij zijn momenteel bezig om de formulieren die in Eskion staan om te bouwen in iTask. We zien hier een meerwaarde in omdat het formulier dan niet meer 'los' wordt verstuurd en overal maar opgeslagen. Bij een mutatieformulier van de cliënt wordt dit nu overal heen gemaild vanuit Eskion. De vraag is dan weer, wie pakt het op. Met iTask kun je meer voorwaarden inbouwen en gerichter hiermee werken. Bovendien blijft het formulier op één plaats beschikbaar en krijgt degene bericht die de informatie kan/moet gebruiken. Eskion formulieren die in het ECD kunnen worden opgenomen, gaan daar natuurlijk in.
Ook hebben we veel nog veel Wordformulieren. Deze gaan we bekijken of ze geschikt zijn voor iTask of iCheck.
Wat overblijft willen wij heel graag in de browser aanbieden. Opnieuw maken is voor ons geen probleem. Sommige formulieren moeten worden ondertekend. Hoe kan dit dan opgelost worden?
Reputatie 3
Helaas zie ik pas nu deze Challange. Het aanbieden van formulieren via webbrowser is mogelijk ook een prima oplossing voor het probleem in mijn vraag m.b.t. invulbare formulieren.

Tijdslijnen implementatie
Indien we voldoende inzichten hebben opgedaan middels de inventarisatie, zullen we eind juli de vervolgstappen met jullie delen. Deze vervolgstappen zijn sterk afhankelijk van jullie inbreng. Indien we besluiten om hiermee aan de slag te gaan, dan streven we ernaar om in Q3 van dit jaar de nieuwe functionaliteit op te leveren.


Is al bekend of, en zo ja welke vervolgstappen genomen worden. En is al bekend wanneer deze functionaliteit beschikbaar zal zijn?
Reputatie 4
Hoi allen,

Even een update vanuit ons. Ik heb los van dit topic met meerdere klanten gebeld om de behoefte te inventariseren. Daarbij is gebleken dat een dusdanig kleine groep van onze klanten behoefte heeft aan de voorgestelde functionaliteit dat we hebben besloten deze niet in iProva te bouwen.

Mogelijk dat dit in de toekomst nog anders wordt, maar vooralsnog zal deze challenge dus geen vervolg krijgen.
Graag hoor ik op welke manieren formulieren het beste werken binne idocument. Wij maken idd. veel gebruik van formulieren binnen iDocument. Echter bepaalde pdf formulieren gaan niet heel goed in iProva. Ik zou graag advies krijgen hoe dit op te lossen.

groet Ineke
ActiVite
Reputatie 1
Het valt ons op dat veel organisaties flinke aantallen formulieren in iDocument aanbieden. Is dat bij jou in de organisatie ook het geval?
ja, binnen de ziekenhuisapotheek hebben we er ca 170

Hoe werkt het in de praktijk met die formulieren?
mensen printen het formulier, vullen het in, laten het in de meeste gevallen aftekeken en dan wordt het in het betrokken dossier opgeslagen. voorbeelden: verlof aanvragen, audits waarvoor we een standaard checklist hebben, stroomlijnen wijzigingen in diverse software programma's

Stel dat je binnen iDocument naast Word/PDF ook formulieren zou kunnen aanbieden die je in je webbrowser kan invullen i.p.v. te moeten printen en mailen – zou dat dat een verbetering zijn?
ja. nu kan je ook wel een word versie hebben maar dan kan je het hele formulier aanpassen ipv alleen de invul velden.
Reputatie 6
@ikester , dank voor je reactie. Kun je aangeven wat er precies niet goed gaat met de PDF formulieren? Dan kunnen we je vraag gerichter beantwoorden.
Hallo Hiewwaiy,

Bij het invullen van hokjes en vlakjes gaat het mis. Ik heb begrepen dat het gaat om een programma dat lijkt op adobe, maar het niet is.
Ik check het nog even concreter bij mijn collega.

gr Ineke
Het valt ons op dat veel organisaties flinke aantallen formulieren in iDocument aanbieden. Is dat bij jou in de organisatie ook het geval?
ja, binnen de ziekenhuisapotheek hebben we er ca 170

Hoe werkt het in de praktijk met die formulieren?
mensen printen het formulier, vullen het in, laten het in de meeste gevallen aftekeken en dan wordt het in het betrokken dossier opgeslagen. voorbeelden: verlof aanvragen, audits waarvoor we een standaard checklist hebben, stroomlijnen wijzigingen in diverse software programma's

Stel dat je binnen iDocument naast Word/PDF ook formulieren zou kunnen aanbieden die je in je webbrowser kan invullen i.p.v. te moeten printen en mailen – zou dat dat een verbetering zijn?
ja. nu kan je ook wel een word versie hebben maar dan kan je het hele formulier aanpassen ipv alleen de invul velden.



Je kunt formulieren gedeeltelijk in Word invulbaar maken en beveiligen. Ze kunnen dan gedownload, ingevuld en opgeslagen worden. In de praktijk wordt er bij ons minder gebruik van digitaal invullen gemaakt dan verwacht omdat gegevens veelal op diverse locaties verzameld moeten worden. Lijkt alleen te gaan werken als er met tablets gewerkt kan worden op het lab.

Groet, Betsy

Reageer