Reacties geplaatst door Thomas de Roos

9 Reacties

Margreet de Pree
Margreet de PreeErvaren Allesweter
geplaatst in DOC (Documenten)

Gebruik filters in iProva

@Thomas de Roos Heb je de genoemde wijzigingen nog doorgevoerd afgelopen jaren en ik ben benieud hoe de mappenstructuur er dan uitziet ? groet Cécile  Wij hebben eigenlijk continu dit gehanteerd. Onze hoofdzakelijke mappenstructuur in de verzamelingen is gebaseerd op ons hoofdprocesschema. Door de filters die zijn gemaakt in de verzamelingen definieer je eigenlijk dus dat alle documenten met een bepaald kenmerk in die verzameling worden geplaatst. Vooraf moet je in de veldenonderdeel in het applicatiebeheer van iDocument, de filtervelden instellen (bijv. processen, type document, etc.). In de iDocument module moet je op mapniveau bepalen dat je met deze velden werkt. Bij ons zijn dat allemaal eenvoudige lijstvelden overigens. Bij processen heb je de mogelijkheid om meerdere processen te selecteren. Bij Type document is het mogelijk om slechts één type te kiezen.Een voorbeeld: Ik heb een arbobeleid geschreven en plaats die in Infoland. In de documenteigenschappen van het document defin

5
Thomas de Roos
3 jaar geleden
Thomas de Roos
Thomas de RoosConversator
geplaatst in FLOW (Meldingen)

Directe hyperlink naar afdrukken vanuit mail (Meldingen)

In de ideale wereld zou dat zo werken. In de praktijk helaas (bij ons) niet. Acties heb ik ook wel overwogen, maar dat is in onze organisatie nog lang niet mogelijk, dat is nog veel te vroeg in de ‘transitie’ van een papierorganisatie :-). We gaan dat stapsgewijs proberen te implementeren per functiegroep. We proberen op dit moment in kleine stapjes mensen mee te krijgen door het voor hun bekende systeem/werkwijze te automatiseren. Dat betekent voor een aantal functionarissen dat ze letterlijk nog steeds een meldformulier willen printen, de voor hun relevante velden kunnen markeren en het opslaan in een klapper voor de afhandeling. En vanuit hun perspectief valt er ook wat voor te zeggen. Van een meldformulier (personeelsmutatie) moeten zij gedurende een periode van meestal 4-6 weken, ca. 8 zaken afhandelen. Hoe makkelijk het systeem voor mij als beheerder ook is, voor hun is het een boel klikwerk (en het zijn geen functies waarbij je continu achter je pc zit). Zij hebben er een voor

3
A
1 jaar geleden
Margreet de Pree
Margreet de PreeErvaren Allesweter
geplaatst in DOC (Documenten)

Gebruik filters in iProva

Hoi Margreet, Wij werken volledig met filters sinds vorig jaar. We hebben intieel verschillende classificatievelden beschikbaar gemaakt voor alle documenten (zoals hoofdproces, deelproces, detailproces, type document, locatie, afdeling, tags, functie etc.). In principe alle mogelijkheden waarop je in de verzamelingen wilt kunnen filteren. Bij het toevoegen van documenten proberen we er zorg voor te dragen om dit zo zorgvuldig mogelijk te classificeren, daar is het hele systeem van afhankelijk. In de documenten module hebben we alle documenten in 1 map staan. Dat lijkt onoverzichtelijk, maar door de classificatie en de filtermogelijkheden binnen de kolommen werkt het eigenlijk heel eenvoudig. We plaatsen een document, classificeren het, geven het in de cyclus vrij en hebben er daarna tot de evaluatie geen omkijken meer naar. Verzamelingen inrichten vraagt vervolgens eenmalig tijd. Wij bieden documenten aan op basis van: [list] [*]Processchema [*]Locatie [*]Tags [/list

5
Thomas de Roos
3 jaar geleden
Thomas Van de Wygaert
Thomas Van de WygaertReiziger
gevraagd in DOC (Documenten)

Mogelijkheid om een verzameling van favoriete documenten te delen met anderen

Wellicht ook op te lossen met een verzameling introductiedocumenten? Wij hebben op dit moment een classificatieveld (multiselectlijst) 'tags', waarin o.a. het onderwerp 'Introductie' is opgenomen. Indien documenten handig zijn voor nieuwe medewerkers, krijgen ze deze tag. De verzameling Introductie is beschikbaar voor alle medewerkers, en daarmee kunnen ze dus een set met intro informatie eenvoudig verkrijgen. Zelfde aanpak hanteren we overigens ook bij andere type documentensets (denk aan methodieken, formulierensets etc.) Gr. Thomas

6
Thomas Van de Wygaert
4 jaar geleden
J
JennyNiet actieve gebruiker
geplaatst in FLOW (Meldingen)

Actie 'e-mail sturen naar manager van melder' bij statusovergang

[quote=Jenny]Dat is goed te weten maar om dit nu voor een kleine 5000 mensen te gaan instellen is een beetje veel werk.[/quote] Wellicht een optie om te kijken of deze informatie gesynchroniseerd kan worden met iSync? Wij synchroniseren bijv. telefoonnummer e.d. ook mee. Als de organisatie de manager netjes heeft ingeregeld, kan het (technisch gezien) volgens mij dus automatisch..

4
J
5 jaar geleden
Thomas de Roos
Thomas de RoosConversator
geplaatst in FLOW (Meldingen)

Uitgesteld email versturen vanuit 'Meldingen' (iTask)

[quote=hleijen]Hoi [user=204]Thomas de Roos[/user], ik denk dat je dit wel kunt oplossen door gebruik te maken van een extra "wacht"status in de workflow, en de mogelijkheid om vervolgens automatisch een statusovergang te laten plaatsvinden op het moment dat = datum ingevuld op het formulier. Wellicht dat iemand een uitgewerkt voorbeeld van een soortgelijke workflow heeft; zoniet dan kan onze Servicedesk je vast even op weg helpen.[/quote] Dat is wellicht wel een oplossing, moet het wel even technisch uitvogelen. Ga ik in ieder geval even proberen, dank! Wellicht alsnog een toekomstige functionaliteit, want is denk ik op meer situaties wel toepasbaar.

2
Thomas de Roos
5 jaar geleden
Jeske van Gassel
Jeske van GasselOrakel
gevraagd in FLOW (Meldingen)

Poll: Actienemers standaard wijzigen of juist niet wijzigen bij het veranderen van de eigenaar van de melding

In onze situatie gaat het eigenlijk altijd compleet over naar de nieuwe eigenaar, dus voor ons is het de 2e optie. De suggestie van Gijs vind ik een mooie, maar vooral voor andere organisaties dus :-)

7
Gerlof
5 jaar geleden
Thomas de Roos
Thomas de RoosConversator
geplaatst in FLOW (Meldingen)

Functionaliteit voor het inplannen van de voorkeurscoördinator

[quote=Silvia van Gils]Is het echt nodig dat de melding op jullie eigen naam komt te staan of moet je de melding alleen kunnen behandelen? In dat tweede geval kan het een oplossing zijn om een groep te maken waar jullie al coördinator allemaal in zitten. Je hebt dan precies dezelfde rechten. Mocht het te maken hebben met notificaties die verstuurd worden, is het wellicht een optie om een algemeen e-mailadres te koppelen. Hier kun je dan allemaal gebruik van maken of door middel van regels in outlook de mail door laten sturen naar het e-mailadres de voorkeurscoördinator van dienst. Daarnaast kan instellen van eerste en tweede voorkeurscoördinator nog helpen, als de eerste zijn afwezigheid aanzet komt het automatisch bij nummer 2 uit. Alleen voor nummer drie heb ik dan geen oplossing ;-)[/quote] Opzich is dit wel een interessante oplossing. Ik ga er eens wat mee proberen. Ik meen dat ik iets dergelijks al eens geprobeerd heb, maar toen tegen een ander issue aan liep, maar wellic

5
Jeske van Gassel
5 jaar geleden
Thomas de Roos
Thomas de RoosConversator
geplaatst in FLOW (Meldingen)

Functionaliteit voor het inplannen van de voorkeurscoördinator

[quote=J.Poppema][user=204]Thomas de Roos[/user] je zou gebruik kunnen maken van een voorwaardelijk sectie waarbij je in het formulier bepaald wie het formulier moet ontvangen.[img]https://uploads-eu-west-1.insided.com/infoland-nl/attachment/3577ef6c-d13c-4a6c-bb21-e8e4f5e5adf3.png[/img]Afhankelijk van de dag kun je een veld vullen met data? Je kunt in de flow uitzetten dat er een melding wordt verzonden en dan afhankelijk van de dag kun je bepalen wie de melding ontvangt? Je moet er een beetje mee spelen maar dan gaat het vast lukken.[/quote] Dank voor je reactie! Zou opzich wel een oplossing kunnen zijn, in ieder geval om het voor 3 weken te regelen (bijvoorbeeld voor vakantieperiodes). Zie het niet helemaal zitten om een jaarplanning op deze manier in te vullen. In feite wil je hetzelfde idee als de 'Dag van de week is:', zodat het daarna onderhoudvrij is. In ieder geval een oplossing voor een deel van het jaar dus :)

5
Jeske van Gassel
5 jaar geleden

Badges

Toon alle badges
Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring