Rapport leesbevestiging in excel leesbaarder maken

  • 20 september 2018
  • 10 reacties
  • 331 Bekeken

Wie heeft de gouden tip om het rapport van een leesbevestiging om te zetten in een leesbare excel?
Mijn ervaring is dat de excel die geproduceerd wordt op basis van het rapport een lange rij van alle namen van medewerkers is. Een dergelijke excel is onleesbaar als er sprake is van een grote groep die het document moet doornemen.


Vast bedankt voor je tip,
vriendelijke groet,
Maria Goos

10 reacties

Reputatie 4
Hoi Maria, welkom op de community! Mag ik vragen welke data je precies uit het rapport wilt halen? Op dit moment geeft de gegenereerde EXcel namelijk terug waar je om vraagt; alles. Dit zorgt er inderdaad voor dat in organisaties met veel gebruikers/documents dit een nogal onoverzichtelijk geheel kan worden. Als je beter aan kan geven welke data voor jou precies interessant is kunnen wij (de community) een beter antwoord geven op je vraag!
Dag Gijs,

Dank voor je reactie. Ik zal proberen ons probleem verder te verduidelijken.

Ons bezwaar tegen de Excel die geproduceerd wordt op basis van een rapport is dat deze veel te breed is, en daardoor onoverzichtelijk. We merkten dat toen er onlangs een document was dat door alle medewerkers gelezen moest worden. Het is onmogelijk na te gaan wie een document wel\niet gelezen heeft. Onderstaand knipsel is een klein stukje van de rij die geproduceerd wordt. De hele Excel is in werkelijkheid 20 pagina's breed.


Maar ondertussen hebben we natuurlijk niet stil gezeten.
Het blijkt dat selecteren van de rijen met informatie en deze overzetten naar kolommen op een ander werkblad mbv plakken speciaal, een resultaat levert dat werkbaar is. Hierin valt nl. te filteren op wel\niet gelezen.

We redden ons nu dus wel, maar het zou toch mooi zijn als Infoland de functie rapport > excel in geval van leesbevestiging zodanig zou kunnen verbeteren dat direct een handzaam rapport wordt gepubliceerd. De wens blijft dus overeind staan.

En als er in de community al andere handzame ideeën bestaan die een oplossing zijn voor het beschreven probleem, dan zie ik die graag tegemoet.

Met vriendelijk groet,
Maria Goos
Reputatie 4
Hoi Maria,

Fijn dat het gelukt is om de data die in de Excel staat alsnog bruikbaar te maken voor jullie situatie. Daarmee heb je ook meteen de reden te pakken dat de data in Excel wordt getoond zoals deze nu wordt getoond; elke organisatie wil deze weer op een andere manier inzetten. Door de gegevens naar Excel te exporteren heeft elke organisatie de mogelijkheid de gegevens zo aan te passen dat ze werken voor die organisatie.

Ik ben benieuwd of er andere organisaties die wijzigingen willen zien in de manier waarop het leesbevestiging rapport nu wordt gemaakt.
Reputatie 3
Badge +1
Herkenbaar probleem,

ik hou me aanbevolen
ik bereken vaak het percentage dat gelezen is.
dit geeft een beter overzicht dan een hele lijst.


Reputatie 3
Badge
Ik herken me in het probleem van @Maria Goos.
Wij gebruiken met de name de rapportage om te kijken wie het document nog niet heeft gelezen; en daarom vind ik het weer minder interessant om te lezen wie het allemaal wél heeft gelezen.

We hebben hier (nog) geen andere oplossing voor dan de oplossing die @Maria Goos zelf al schetst.

Met betrekking tot dit onderwerp was ik wel benieuwd of gebruikers een reminder krijgen wanneer ze een document na x periode nog niet gelezen hebben terwijl er wel een verplichte leesbevestiging op zit. Wie weet dit toevallig?
En is het dan ook mogelijk om de reminder opnieuw te versturen of iets dergelijks?

Groet,
Gerlof Huntelerslag
Ziekenhuis Nij Smellinghe Drachten
En hoe gaat het nu verder? Duidelijk is dat het echt niet lekker loop met die leesbevestiging. Wanneer komen de softwareverbeteraars in actie om iets moois te maken waar ik als beheerder plezier van heb?
Groet, Maria
Reputatie 1
@Gerlof volgens mij krijgen gebruikers geen herinnering. optie om reminder te sturen ken ik niet al zou ik daar denk ook niet zo blij mee zijn.
Ik zou graag zien dat je een tijdsvenster kunt instellen waarbinnen documenten na publicatie moeten zijn gelezen (incl. sturen van reminder). Vervolgens zou ik in de leeslijst willen zien wie welk document wel/niet is gelezen en welke binnen/buiten de ingestelde termijn zijn gelezen met weergegave in aantallen en percentages.
@ Maria Goos, ben ook benieuwd hoe dit verder gaat.
De apotheek bij ons (Amsterdam UMC, locatie VUmc) draait een maand na publicatie een rapport uit. Bijvoorbeeld de documenten die in januari zijn gepubliceerd, worden opgenomen in een rapport van eind februari. Zo hebben de medewerkers een maand de tijd de documenten te lezen.
Wij zouden het fijn vinden wanneer de publicatiedatum van de nieuwe versie op het eerste blad van het exceldocument wordt getoond.

Reageer