Artikel

Laat de workflow voor je werken, automatisch de status van een melding laten wijzigen

  • 4 June 2018
  • 4 reacties
  • 1104 Bekeken
Laat de workflow voor je werken, automatisch de status van een melding laten wijzigen
Reputatie 6
Badge +7
Het hart van de module Melden & Analyseren (iTask) wordt gevormd door de workflow.
Iedere melding doorloopt stap voor stap een aantal statussen, zodat op een gestructureerde manier alle benodigde acties worden uitgevoerd.
Maar wist je dat statusovergangen ook automatisch kunnen plaatsvinden?

Voorbeeld: je hebt in je workflow een status "In behandeling". In deze status moeten alle actiepunten worden afgehandeld.
Pas als dat het geval is, mag de status van de melding worden omgezet naar "Afgehandeld".
Nu kun je - als eigenaar van de melding - regelmatig even kijken of al die actiepunten al afgehandeld zijn, en dan de status handmatig aanpassen.
Maar handiger zou het natuurlijk zijn als iProva dat zélf regelmatig even controleert, en dan zélf de statusovergang uitvoert.

Dat kan! In dit artikel leggen we uit hoe je dit als applicatiebeheerder kunt inrichten.

Hoe werkt het?

iProva controleert na iedere actie die wordt uitgevoerd bij een melding of daarmee aan de voorwaarden is voldaan. Als in het eerder genoemde voorbeeld het laatste actiepunt wordt afgehandeld dan zal dit dus direct resulteren in het afsluiten van de melding.
Daarnaast controleert iProva iedere nacht voor alle openstaande meldingen of aan de voorwaarden is voldaan. Je kunt namelijk ook datum-velden gebruiken in de voorwaarden voor een automatische statusovergang.

Voorbeeld: je neemt in de melding een veld “maatregel evalueren per datum” op. Op het moment dat de ingevulde datum wordt bereikt dan zal iProva automatisch de bijbehorende statusovergang uitvoeren.



Hoe richt je het in?

  • Om dit in te richten moet je iProva-applicatiebeheerrechten hebben. Vervolgens ga je naar Applicatiebeheer > Meldingen > Meldingstypen.
  • Richt eerst de statussen en statusovergangen in zoals je ze wilt hebben, inclusief de voorwaarden die gelden om bepaalde statusovergangen te mogen doorlopen.
  • Ga daarna naar de statusovergang die je automatisch wilt laten verlopen.
  • Klik op "Wijzigen" en zet het vinkje "Statusovergang wordt automatisch uitgevoerd indien aan alle bovenstaande voorwaarden is voldaan."
  • Klik op "OK".



Waarom zou je dit willen?

Door het automatiseren van dergelijke statusovergangen kun je de coördinatoren ontlasten; zij hoeven niet meer zelf te monitoren of inmiddels aan de voorwaarden is voldaan en (bijvoorbeeld) de melding kan worden afgesloten.

4 reacties

Reputatie 1
Badge +1

M.b.t voorgaande training heb ik geprobeerd om in een melding voorwaarden te stellen tussen de blokjes verzonden en accepteren. Mijn doel was, om wanneer in het meldformulier bepaalde categorieën zijn ingevuld de melding automatisch wordt geaccepteerd. Bij een aantal andere categorieën moet de coördinator zelf handmatig de melding accepteren.

Dit werkt niet helemaal zoals ik dacht. Het werkt inderdaad wanneer de "juiste" categorieën zijn aangevinkt, maar in de andere andere gevallen als de coördinator zelf moet accepteren is de knop geaccepteerd niet te gebruiken, omdat niet aan de voorwaarden wordt voldaan.

Kan die niet? Of moet ik het anders inrichten?

 

Reputatie 5
Badge +5

Als het gaat om meldingen die direct van Concept naar Geaccepteerd mogen, dan raad ik je aan om de instructievideo "Statussen van de workflow beheren” van training Workflow - bepaal hoe een melding moet worden afgehandeld? | Infoland Community te bekijken.

Vanaf 3:45 wordt aangegeven hoe je op basis van specifieke voorwaarden op de status "Concept” meldingen direct door kunt zetten naar “Geaccepteerd” of "Afgewezen”.

Als het om een andere statusovergang gaat, dan zul je alle voorwaarden waaraan een melding dient te voldoen in te stellen. Vaak dien je dan de "Geavanceerde modus” in te schakelen, zodat je een 'OF’ i.p.v. een 'EN’ tussen de verschillende voorwaarden kunt zetten.

In onderstaand voorbeeld is aangegeven dat er twee omstandigheden zijn waaronder een melding door mag naar de volgende status:

  1. Een specifiek workflow formulier is verzonden EN er is een specifieke waarde van een bepaald veld ingevuld - merk in dit geval de haken en de EN op
  2. OF er is sprake van een specifiek meldformulier waarvoor het workflowformulier niet ingevuld hoeft te worden - merk de OF op

 

Je kunt hier in principe voorwaarden instellen op ieder veld in je inrichting. Wel een tip: het inrichten van voorwaarden gaat het best op basis van velden van het type “Lijst”.

Reputatie 2
Badge +3

Voor een workflow wil ik gebruik maken van een datum overgang. Er is een veld met een uiterste datum. 2 dagen voor die datum zou een automatische statusovergang moeten plaatsvinden naar de volgende status. Deze werkt nu niet en ik krijg niet duidelijk waarom niet. Kijken jullie met me mee? Zit het in een < of > toepassing?

 

 

 

Hoi Sophie,

Je wilt de statusovergang twee dagen voor de aangegeven datum laten plaatsvinden.

Dus als de ‘uiterste datum’ bijvoorbeeld 10 januari is, dan wil je op 8 januari de statusovergang laten plaatsvinden.

De voorwaarde wordt dan ‘uiterste datum’ is gelijk aan ‘huidige datum’ plus 2 dagen (10 januari = 8 januari + 2 dagen).

Je kunt dan beter nog de voorwaarde zetten op ‘uiterste datum’ is kleiner of gelijk aan huidige datum’ plus 2 dagen, deze voorwaarde geldt namelijk ook nog als op 8 januari de statusovergang niet zou hebben plaatsgevonden en het inmiddels 9 januari of later is (10 januari <= 9 januari + 2 dagen).

Reageer


Algemene voorwaarden | Privacyverklaring