Q&A

Hoe kan ik een documentbeheerder vervangen door een andere gebruiker?

  • 20 February 2020
  • 7 reacties
  • 441 Bekeken
Inge Kuijpers
  • Inge Kuijpers Moderator: Infoland Customer Support Engineer
  • Moderator: Infoland Customer Support Engineer
  • 2441 reacties

De documentbeheerder bij alle documenten vervangen
Dit kan met de functionaliteit Verantwoordelijkheden en rechten overnemen van een andere gebruiker

Aandachtspunt hierbij: let er op dat je alleen de juiste verantwoordelijkheden (per rol) overdraagt in plaats van alles.

 

De documentbeheerder bij een selectie van documenten vervangen
Allereerst dient de nieuwe documentbeheerder over de juiste rol te beschikken, zie het onderdeel "Rechten" in Mappenstructuur voor documenten en processen inrichten - hoe doe je dat?.

Indien je de rechtenstructuur hebt ingericht m.b.v. gebruikersgroepen, dan kun je de nieuwe documentbeheerder eenvoudigweg toevoegen aan de gebruikersgroep.

Vervolgens kun je via de "Geavanceerde zoekfunctie" alle documenten van de oude documentbeheerder op een rij zetten, zie Overzicht houden op documenten in het beheer

Vanuit dat overzicht is het mogelijk documenten te selecteren door vinkjes te zetten en dan in één keer alle aangevinkte documenten van een nieuwe documentbeheerder te voorzien, via de knop "Eigenschappen wijzigen".

7 reacties

J
Badge +1

Inge, Ik heb mezelf de documentbeheerder gegeven. Ik wil de documenten overzetten van een andere documentenbeheerder zoals aangegeven bij geavanceerde zoekfuncties. Alleen ik kan mezelf niet kiezen. Hier kan ik alleen de oude documentbeheerder kiezen. Heb je daar een oplossing voor.

Cindy Segers

Hallo @john van kollenburg ,

Je dient bij Applicatiebeheer > gebruikers en gebruikersgroepen: gebruikers eerst jezelf te zoeken. Bij de eigenschappen van jouw gebruiker dien je de functie “Verantwoordelijkheden en rechten overnemen" aan te klikken. Vervolgens dien je de oude documentbeheerder te kiezen.

Ga je zo te werk?

 

J
Badge +1

Nou niet helemaal. Ik heb nu een functionele medewerker die documentbeheerder is. Die functioneel beheerder wordt gebruikt door meerdere mensen en dat willen we niet. Als ik jou goed begrijp moet ik eerst de verantwoordelijkheden en rechten overdragen van de functionele documentbeheerder aan meerdere personen. Is dat wel mogelijk? Daarna kan ik via geavanceerd zoekfunctie de documenten gaan verdelen. Is dit correct? 

Inge Kuijpers

Hoi @john van kollenburg,

Wanneer je er voor zorgt dat de gebruikers die de nieuwe documentbeheerder worden de juiste rechten hebben, kun je gebruik maken van de werkwijze met geavanceerd zoeken en vervolgens eigenschappen wijzigen. Wanneer je een gebruiker (jezelf) niet kunt selecteren, heb je waarschijnlijk onvoldoende rechten voor alle documenten die je hebt geselecteerd.

J
Badge +1

Klopt, dank je wel Inge, duidelijk.

S

Hoi @Inge Kuijpers , 

ik heb een deel van mijn documenten overgezet, echter blijven alle "document controleren” taken in mijn takenlijst staan. Heb jij een idee wanneer deze eruit gaan, of is dit pas wanneer mijn collega de documenten heeft gecontroleerd? 

 

Groet Susan 

Susan Nijboer
Inge Kuijpers

Hoi Susan,

Ben je zelf ook nog documentbeheerder van deze documenten? Dan blijven de taken staan. Indien dat niet zo is, kun je het best contact opnemen met onze servicedesk zodat zij het verder kunnen uitzoeken.

Reageer


Algemene voorwaardenCookie instellingen

Algemene voorwaarden | Privacyverklaring