Q&A

Hoe kun je een taak om een document te controleren delegeren?

  • 28 mei 2019
  • 2 reacties
  • 155 Bekeken

Om een controletaak te delegeren dien je als documentbeheerder de volgende stappen te doorlopen:
  • Ga naar het te controleren document;
  • Klik op "Document controleren";
  • Kies voor de optie "Controletaak delegeren"
  • Selecteer de gewenste schrijver/auteur of beoordelaar/autorisator
  • Bevestig de keuze
Twee aandachtspunten:
  1. Indien de controletaak reeds gedelegeerd is kun je de controletaak vanuit de informatiebalk opnieuw delegeren. Voorwaarde daarvoor is dat er nog een andere schrijver/auteur of beoordelaar/autorisator beschikbaar is.
  2. Je kunt een controletaak nooit delegeren naar een documentbeheerder: alle documentbeheerders krijgen namelijk de controletaak toegewezen! Dat betekent dat een documentbeheerder die ook schrijver/auteur of beoordelaar/autorisator is al toegang heeft tot de taak.

2 reacties

Badge +1

@Inge Kuijpers wij maken ook gebruik van de controletaak als documentbeheerders. We delegeren de controletaak dan meestal naar de auteur van het document. Wat wij echter missen is dat als de auteur het document goedkeurt en aangeeft dat het niet hoeft te worden aangepast (dus controledatum weer verlengd) de documentbeheerder hier geen melding van krijgt. Je moet dus zelf handmatig bijhouden of checken of de auteur het document inmiddels heeft gecontroleerd of niet. Is hier een oplossing voor?

Hoi @Mila,

Je zou in de lijst van documenten de kolommen ‘Aandacht vereist’ en ‘Gedelegeerde document controleur’ kunnen toevoegen.

Zolang de gebruiker aan wie de controletaak is gedelegeerd het document nog niet heeft ‘goedgekeurd’ blijven het attentie-icoon voor de controledatum en de naam van de gedelegeerde controleur bij het document staan.

Je kunt ook een geavanceerde zoekvraag maken en deze opslaan om zo snel te kunnen controleren welke documenten nog in behandeling zijn.

Reageer